浅谈医院人事档案管理工作

陈玉婷 秦 宇

（兵器工业卫生研究所 陕西 西安 710065）

浅谈医院人事档案管理工作

陈玉婷 秦 宇

（兵器工业卫生研究所 陕西 西安 710065）

医院人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，是医院职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，它为医院改革中各级领导班子建设提供各类人才信息和用人依据，是医院发掘人才、培养人才、选拔干部和干部晋升等工作的信息来源，为工资制度改革，医院各类专业技术人员的职称评定和医院职工享受各类福利待遇提供依据。在人事制度改革日益深化的形势下，医院人事档案部门如何适应医疗改革的要求，加强干部人事档案管理，提高档案的自身价值，以服务于医院的各项工作，具有重要意义。

医院；人事档案管理；措施

一、现阶段医院人事档案管理中的问题

（一）管理思想陈旧，档案意识不强

有些人事管理人员存在重医疗质量提高和医院的业务发展，强调行政后勤为临床一线服务，而忽视行政后勤工作对医院发展的潜在影响，这种现象一直制约着人事档案的业务建设和有效利用。管理人员认为只要“守好摊”，干部人事档案不丢失，能应付外调、查档就行，没有树立起开发利用档案信息、主动为医院各项管理服务，为领导提供系统性材料和决策依据的意识。在日常的档案管理工作中，由于对人事档案意识的欠缺，致使一些不按要求去处理和完成人事档案材料的现象常有发生，在收集材料的过程中事不关己、拖拉、敷衍了事等现象时有发生，造成许多档案材料收集不全面、不规范。

（二）档案管理方式和手段相对落后

人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院虽能够做到人事档案单独存放，但由于人事管理人员上编制不足，档案管理人员都是兼管的，是非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有专门的档案管理软件，管理人员还一直采取手工操作，管理技术落后，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况，也制约了我院人事档案管理工作的质量。

（三）档案材料不规范

医院人事档案材料绝非一人一时所形成，而是在不同时间经不同部门不同渠道汇集到人事档案管理部门的，因而材料的不规范现象多有发生。（1）材料分类不规范：大部分管理档案的人员虽然知道人事档案要分十类进行保存，但在分类上把握不准，随意性很大，影响了“人事档案分类的统一性”，也给人事档案的查阅利用带来了不便；（2）一些档案工作者不了解档案材料管理中的一些具体要求，在档案书写、纸张、内容上出现不规范现象；（3）有些材料由于历史的缘故，出现破损、陈旧，人事干部应当及时的给予修复和粘贴。然而由于人手和时间上的原因被忽略，因而出现了人事档案材料中一些材料陈旧杂乱的情况；（4）一些档案材料填写随意，内容前后不一，在整理档案过程中会发现，少数人的材料有几种不同的出生年月，甚至还出现了假身份、假学历现象；（5）材料书写内容为不按档案书写要求而使用圆珠笔或纯蓝墨水等书写的。这些都严重的影响了人事档案的严肃性和准确性，为以后的人事管理带来了潜在的破坏。

（四）档案人员业务水平不高

人事档案管理是一项细碎繁杂的工作。但由于各种原因，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，或者档案人员平时不注意加强专业知识的学习和更新，基础知识差，相关学科知识贫乏，又或者档案管理人员专业知识缺乏或无暇顾及，以致档案管理未能到位，也有许多档案管理人员的管理水平只停留在经验上，使档案管理的水平落后于时代发展要求，缺乏创新和活力。

二、医院人事档案管理工作改进措施

（一）加强对人事档案管理的认识

人才是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至社会创造效益。随着人事制度改革的不断深化，干部档案除了满足工资制度改革、干部工龄认定等一般性日常管理外，对医院公正、客观地培养和使用干部，合理开发人力资源提供了重要依据。因此，人事档案是重要的信息资源，医院应重视人事档案管理工作，改变传统的档案保管观念，树立对人事档案信息开发利用、为医院发展服务的新观念。

（二）建立健全档案管理制度

医院要制定并贯彻执行医院干部人事档案管理办法，建立健全相关档案管理制度。在鉴定审核材料时，严格把好“人口关”，对不符合要求的材料退回重办；准确分类；按序编排；编目清楚；装订整齐，以确保医院人事档案的安全和完整。将档案材料的规范化、收集析及时性等作为个人年度考核、升职、评先等条件之一，以提高归档工作的质量和效率。

（三）加大投入，加强人事档案管理的现代手段

医院应尽快购置人事档案管理的信息软件，录入人事档案信息，建立和完善人事档案信息数据库，及时更新，运用电脑处理人事档案管理的日常工作，实现档案信息传递自动化，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性，以便检索、查询、信息统计分析及开发利用。

（四）提高档案管理人员的素质

新形势下要提高档案管理的水平，必须提高档案人员的专业技术水平，培养具有“创造性、复合型、协作型”多素质人才。（1）档案人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容，以适应医院建设和发展的需要。（2）医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，提高档案人员的工作素养。

人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录，人事档案因其真实性、原始性和较强的机密性以及无可质疑的证据作用备受重视和信赖，是考察、了解人才的重要手段，是科学使用人才的重要参考依据。就医院人事档案而言，医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，加快人事档案工作信息化建设，提高人事档案管理人员索质，对医院合理配置人员、开发人才资源，促进医院快速发展起着重要作用。