信息化技术在城市建设档案管理中的应用探微

2015-12-06黄钰华

决策与信息 2015年5期

关键词：档案管理信息化建设

黄钰华

泉州市城市建设档案馆 362000

信息化技术在城市建设档案管理中的应用探微

黄钰华

泉州市城市建设档案馆 362000

城市建设是我国当前重要工作之一，而城市建设档案管理又是城市建设工作的重中之重，传统的城市建设档案管理逐渐难以跟上当前社会的步伐，于是新型的即与信息化技术相结合的城市建设档案管理模式逐渐被应用于当前的城市建设档案管理之中。本文首先对城市建设档案管理及其信息化技术进行概述，而后分析信息化技术在城市建设档案管理中的作用及必要性，最后给出加强城市建设档案管理信息化的建议。

信息化技术；城市建设；档案管理

信息化技术在城市建设档案的应用主要涉及以下几个方面：其一，信息化网络是基础，如电脑等硬件设备是前提。其二，单位应通过网络收集、资源交换等途径对相关资料进行大范围寻找，以建成强大的信息资源档案。其三，信息化管理应配以能够对档案采集、处理、管理、存储及共享等的技术软件。其四，信息档案资料等应有健全的分类及管理制度等。其五，单位需要对参与至信息化城建档案管理的人仔细甄选并提供培训。

1.信息化技术在城市建设档案管理中的作用及必要性

1.1 信息化技术在城市建设档案管理中的作用

信息化技术逐步应用于人们的日常生活之中，为各方面提供了极大的便捷，同时信息技术还在不断地壮大发展，将信息化技术应用于城市建设档案管理中也是大势所趋。当前信息化技术主要以电脑为工具，来处理文字、图片、声音、影像等内容，比之传统的处理模式，信息化处理更为安全、准确、高效。信息化技术使城市建设档案管理不再仅限于对管理层面，而深入到了更多操作层面。城市建设档案是城市建设的基础，对城市建设起到辅助作用，其信息化技术的应用朝着资源共享的方向发展。信息化的城市档案管理称得上是城市的名片，能对城市起到很好的宣传作用，进而有助于其建设发展。

1.2 信息化技术在城市建设档案管理中的必要性

时代在变革，每一阶段均有新鲜事物出现，推动着社会的发展及进步，为人们创设出更为便捷和理想的生活环境和方式，同时创造着巨大的财富。放眼未来，数据将成为极其巨大的财富，将对人们生活产生更大的影响。城建档案信息化管理，实质上是对数据的管理，它突破了传统纸质数据的存储模式，转变为高效、便捷、安全且突破了时间、空间上的限制使资源实现共享、创造更多价值的电子模式，使城建档案内容更丰富，展现出更为真实且立体的城市风貌。同时，与磁盘、光盘、录像等存储介质比较，信息化更具安全性，通过信息化技术可以将文字、光盘、录音等各形式的档案转换为电子文件并进行备份，能有效使其保存时间更长，应用范围更广。利用信息化技术对档案进行管理，比之传统管理而言更为标准化，将相关档案分享至网络，可达到提升城市形象及知名度的效果。

2.加强城市建设档案管理信息化的建议

2.1 加强管理，确保馆藏信息安全

安全始终是第一位的，城市建设档案管理信息化的首要工作应是确保馆藏信息的安全。应从硬件配置、技术手段、制度这三个方面来实现：首先，改善硬件配置。应淘汰的老旧设备不适合再继续使用，以免出现因硬件损坏造成的档案信息损毁。对于已有的信息化载体因定期检查，及时进行更新或备份。其次，网络风险。信息化档案置身于网络环境之中，网络安全也成为一个重要课题。避免受到病毒的侵害与攻击，从物理上隔绝病毒，从技术上提升对抗病毒及黑客的能力，实现档案信息安全。第三，建立健全管理制度，明确责任人员，避免闲杂人等出入，定期进行维护。

2.2 提升管理人员素质能力

城市建设档案的信息化管理，对其管理人员的素质能力有了更高的要求，需要其在能够有城市建设相关经验的同时，又能够对档案管理工作有所了解。城市建设档案管理人员素质及能力的提升需要单位及个人的共同努力来实现，对于单位而言，应从多方面开展工作学习交流会，使员工在互相学习与交流中找到不足并获取进步。同时，应加大培训力度，组织有针对性的定期培训，如档案法规培训、保密培训、消防演练、新设备的技术培训等，在为相关理论知识进行梳理的同时，与实践相结合，使员工能学有所用。对于个人而言，应积极配合单位组织的培训与交流，客观认识到自身的不足，并通过不断地学习来提升自身的素质与能力。

2.3 准确开展城市建设档案管理基础性工作（接收、归档等基础性工作）

城市建设档案管理的基础性工作包括档案的收集、接收、归档等。首先，设备是基础，电子计算机是必需，空调、防火、防盗等设施也应具备。为了使城市建设档案资料尽可能地丰富，这就需要借助网络等途径进行大范围的、有目的的收集和筛选，应着重收集与城市重点工程、城市地下管线工程、城市基础设施等相关的类别，同时加大信息化电子文件的比重。为了便于查找和储存，应为所有档案制定具体的分类细则，将收集而来的档案进行明确的分类，管理人员在分类过程中应足够仔细，以避免因分类不当而造成档案的丢失。