论档案管理现代化的发展

2015-12-05

决策与信息 2015年26期

论档案管理现代化的发展

王棋

[摘要]档案管理工作是企业管理中的基础性工作，只有做好企业的档案工作，才能让整个企业管理在未来的发展过程更加顺利，更加具有发展前景。随着信息技术的发展，档案管理现代化已经成为档案管理工作的必然要求。本文从现代化角度出发，具体对档案管理工作进行了探讨。

[关键词]档案管理；现代化；发展

企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分，是企业从事生产、经营、科研等活动的基础，是企业信息资源宝库。在企业做强做大的不断发展过程中，尤其需要不断强化档案管理。原有的档案管理方式采取的是纸质化的管理，随着经济的发展和科学技术的进步，原有的管理模式已经不能适应新形势的发展和要求。因此，在这种情况下，必须借用新的科技成果对档案管理工作进行有效的武装，才能适应新的形式发展要求，也才能更好的做好档案管理工作。

一、现代化条件下档案管理工作的条件

随着科学技术的发展，为档案管理现代化提供了可能性的条件。另外，档案管理工作的自身发展也需要实施现代化的管理模式。

1.现代化的信息技术为档案管理工作提供了广阔的前景

随着时代的发展，人类对科学技术的研发能力也在逐步提升，从新科技技术领域来看，自从人类上个世纪四、五十年代第一代计算机研究成功以来，计算机科技的进步可谓日新月异，这些技术都为当前的档案管理提供了可以借鉴的基础。从管理理念上来看，随着人类知识水平的提高，原有的管理模式、管理理念、管理理论已经不能适应新时期人们的要求，只有在利用新的管理理论、管理理念的基础上才能真正的符合人们的实际需要。因此，可以看出，利用现代化的信息技术条件对档案进行科学管理，已经成为时代发展的必然。

2.档案管理工作需要科学的进行现代化的管理

传统的档案管理采取的是纸质化的管理模式，在这种管理模式下，所有档案的管理环节都必须在人的作用下才可以完成，不但效率低下，而且达不到人们的实际需要。而面临着科学技术的发展，人们完全可以利用现代化的信息技术条件进行有效管理，比如可以运用计算机进行档案的编目、检索、统计等各项工作，人们在查找各种资料的时候，只需要利用电脑简单的搜索就可以掌握到相关的信息。这不但有利于提升管理效率，而且还节约了人力资源，因此，从档案管理的实际情况来看，实施现代化的管理已经成为档案管理的必然要求。

二、档案管理现代化发展趋势

2.1 档案管理的无纸化、虚拟化

随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。

档案资源共享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

2.2 搞好档案工作标准化、信息化建设

档案工作信息化，是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务，潜在的经济和社会效益难以估算。而档案信息化的基础是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，企业档案部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为档案工作信息化创造条件。

2.3 档案管理人员要适应现代化发展

档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

三、建立符合档案管理现代化的管理模式

现代化的档案管理工作不是仅仅停留在口号上，而是要实实在在的予以重视。要切实重视对档案管理现代化工作的资金投入。资金投入是确保档案管理现代化工作的基本保障，只有在取得资金支持的情况下，才能真正的引进各种先进科技条件，引进先进的管理人才，促进档案管理现代化的进一步发展。

现代化的档案管理模式要求管理档案的所有行为都是在统一安排的基础上进行的现代化的管理，因此，制度就是确保能否达到现代化管理模式的基本要求。根据现代化的档案管理的实际情况，对于单位来说，要建立符合现代化的管理模式，就需要从档案管理部门和广大员工着手。

对于档案管理部门来说，符合现代化的管理模式的管理制度主要有档案的收集制度、整理制度、移交制度、立卷制度、查阅制度、管理人员制度等。档案管理部门要根据自身部门的实际情况制定相关的制度。在具体操作上，档案管理部门要对工作管理人员进行严格监督，要严格按照制度的要求进行，防止任何形式违反制度的情况存在。

对于广大员工来说，员工是借用、查看档案的主体，因此，还需要依据广大员工实际情况制定相关的管理制度，特别是要突出现代化的管理制度这一点内容上来。比如可以建立员工借阅档案制度、归还制度等，这些制度要统一利用现代化的信息技术条件，让所有员工都能通过网络了解到自己所查阅档案的基本内容、借阅情况等。

不管是对档案管理部门，还是对于广大员工，制定的所有制度要重在落实上，决不能仅仅停留在口号上，对于违反规定进行查阅档案等各项行为，要给予一定的批评教育，甚至罚款。对于表现优秀的，包括档案管理工作人员和全体员工要给予一定的表扬，形成良好的档案管理管理制度，在现代化技术条件的约束下更好的执行各项制度，确保现代化的档案管理制度沿着科学的正确的道路健康发展。