基层医院加强电子档案管理的探讨

2015-12-05

决策与信息 2015年29期

基层医院加强电子档案管理的探讨

王凤芝

哈尔滨市第一专科基层医院黑龙江哈尔滨150056

[摘要]在基层医院日常工作中所形成的各种文件、图片、录音、照片及影像资料等共同构成了各种不同载体的档案。这些档案作为基层医院最宝贵的资料，对于基层医院医疗工作及科研工作的开展具有极其重要的意义。特别是在近年来，信息化技术在档案中的广泛应用，在当前基层医院档案管理工作中，电子档案数量不断增加，这也给基层医院档案管理工作提出了新的问题，所以需要加强电子档案管理的力度，确保电子档案能够得以更好的开发和利用，为基层医院的发展提供良好的服务。

[关键词]基层医院；电子档案；管理

基层医院的医疗技术水平及服务质量会对民众的健康带来较大的影响，直接关系到基层医院的生存和发展。随着医疗体制改革的不断深入，在基层医院管理工作中，电子档案管理工作的重要性越来越得以体现出来，而且电子档案信息也在基层医院管理的各个环节得以不断渗透，在医院的建设和发展过程中发挥着非常重要的作用。近年来，医疗技术水平得以不断提高，这对基层电子档案管理工作也提出了新的要求，特别是电子档案管理人员，需要掌握现代化的先进技术，加快理念的更新，这样才能更好的提高电子档案管理的水平，确保档案信息更好的为基层医院的现代化发展提供有效的服务。

一、基层医院档案管理的特点

（一）社会封闭性

基层医院管理工作中，其档案管理工作的好坏直接关系到医院和患者的切身利益，医院档案在形成后需要有一段封闭期，在这段期间内需要做好档案信息的保密工作，有效的保护好患者的隐私。但这种档案管理的封闭性与档案的开发利用之间存在一定的矛盾，而且在档案管理的整个过程中这种矛盾都存在。

（二）阶段性

档案管理过程通常以档案室管理和档案馆管理两个阶段为主，在不同阶段，档案服务的对象也会有所区别，其管理方式也会存在着不同之处。在档案室阶段，档案具有凭证价值，能够有效的满足使用者的需求，为形成单位在日常工作中提供必要的参考。而当档案进入到档案馆后，档案的利用则会下降。

（三）档案对其形成者有着依附性

在基层医院档案形成过程中，其主要反映的是形成者的观点和经验，而且具有较多有价值的信息和数据，对形成者具有较强的依附性，而且档案自身的价值也与形成者具有非常密切的关系。

二、基层医院电子档案管理过程中存在的问题

（一）基层医院对电子档案的价值缺乏足够的重视

在当前基层医院发展过程中，档案处于电子档案管理模式下，文件和档案处于分开管理的状态，这就使医院的医学研究者和管理人员在具体工作中，对于电子档案的现实作用更为重视，而对电子档案的价值普遍存在着忽视的情况，这就导致电子档案管理水平不高，对电子档案的质量带来较大的影响。

（二）档案管理格局混乱，管理机构不健全

在当前基层医院档案管理工作中，通常情况下文书档案、科技档案、会计档案及其他一些档案都是由档案室来负责管理。而医疗档案则处于分散管理的状态，分散于不同的部门进行管理，这就导致医院档案存在着多部门管理的情况，特别是处于分散管理状态下医疗档案，由于在具体管理工作中职责较为混乱，档案资料完整性较差，给档案资料的安全带来较大的威胁。

（三）档案专业人员素质参差不齐

档案工作是一项重要的综合性基础管理工作，而基层医院档案是一个基层医院历史凭证和临床科研的必要条件，档案管理人员的素质是顺利开展档案工作的前提，也是保证基层医院健康有序发展的重要因素。传统的档案管理工作的特点造成了档案管理长期处于封闭的工作状态，档案管理人员也仅仅是被动的提供查阅、借阅服务，缺乏主动性。档案管理人员专业技能参差不齐，管理技术跟不上时代发展的需要。

三、加强基层医院电子档案管理的具体策略

(一）抓好档案信息的收集工作

收集工作是搞好档案管理的首要环节，要搞好这项工作，必须制定规范的规章制度，强化责任意识，既要从当前工作需要出发，又要负担起积累知识和信息财富的职责。在收集工作中有效的保证电子文件的完整性，还要能够正确筛选信息。另外还要与基层医院的具体情况有效的结合，将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入科室文书处理和档案管理程序中。

（二）加强电子文件档案的安全性管理

加强电子档案安全性管理是保障电子档案的原始性、完整性和真实性的重要手段。电子文件可复读性强，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证的关键信息也易于被更改。针对这些问题，我们基层医院应该建立、加密身份验证的保护措施，确保在传输、处理和提供利用过程中不会出现资料变更，同时还必须做好与异地备份工作。

（三）提高档案管理员素质，建立健全档案制度

随着基层医院管理向科学化、现代化和标准化发展，档案工作已成为基层医院档案管理的重要组成部分，基层医院档案工作人员是医院档案工作的管理者，对基层医院的档案工作实施全面的管理，发挥着领导、决策、指导和监督作用，因此，提高档案管理人员的综合素质具有非常重要的意义。作为档案工作人员，不仅要不断提高自己的思想水平、行为模式、工作作风、知识水平，努力学习各方面知识，提高服务质量。还有具有踏实和认真负责的工作作风。另外在当前基层医院电子档案管理工作中，还需要加快信息一体化管理模式的构建，确保电子档案信息能够更好的为基层医院提供优质的服务。