浅谈档案信息化管理的必要性

文/中山市疾病预防控制中心　梁晶晶

浅谈档案信息化管理的必要性

文/中山市疾病预防控制中心梁晶晶

【摘要】信息化管理已经成为当前档案管理工作发展的必然趋势，对于维护档案资源的价值及真实性等具有十分重要的意义。本文首先分析了档案信息化管理的具体内涵，而后对档案信息化管理与建设的必要性进行了深入探讨。

【关键词】档案管理；信息化；内涵；必要性

一、档案信息化管理的内涵

现代社会是一个信息化高速发展的社会，网络技术得到了较为广泛的应用，并给人们的生活带来了极大的便利。作为我国资源建设的重要组成部分，档案的信息化管理也受到越来越多的技术和管理人员的重视，从而展开对档案的信息化管理与建设的深入研究，并取得了一定的成就。

目前，档案管理的信息化水平已经成为衡量一个国家社会信息化程度高低与否的主要标准之一，其重要作用是显而易见的。档案信息化管理通常是指相关工作人员运用各种信息化网络技术来进行档案的收集、整理、分析与保存等，进一步提高工作效率，减少人力资源的使用。与传统的档案管理手段相比，信息化的档案管理手段具有无法比拟的优势，例如在运作效率方面、成本投入方面等。作为医疗资料的重要存储基地之一，疾病预防控制中心的档案管理工作意义更为重大。下面就以自己所在的疾病预防控制中心的档案管理工作为例，探讨档案信息化管理的重要性及必要性。

二、加强档案信息化管理的重要性和必要性

档案是一个单位或机构重要信息的载体，对其现在及未来的发展具有十分重要的意义。加强档案的管理，提高其真实性和完整性是当前档案管理工作的重要任务。但就本单位档案管理工作的开展情况来看，大部分档案管理仍然沿用过去传统的手工管理方式，信息技术的应用还较少，其便利作用没有被充分发挥出来，这极大地影响了档案管理工作的有效发展。

（一）档案信息化管理是数字化、网络化的发展要求。当代社会的重要发展标志之一就是信息化网络技术的广泛应用。所谓档案的数字化及信息化，就是指工作人员借助于某种信息化技术手段，将档案内容转化成计算机设备所能够识别的信息的过程，也就是将传统的纸质材料转换成电子文档的过程。信息技术的应用能够将各种有价值的信息保存在一个特殊的网盘中，既节省了存储空间，又减少了档案查找过程中所浪费的时间。因此，加强档案的信息化管理是当前社会发展信息化、网络化的内在要求。疾病预防控制中心的档案是重要的疾病控制材料，包含着长期以来该单位进行疾病预防和控制的重要成果，这对未来处理各种疾病提供了有利的参考。将现代信息技术与档案管理工作充分结合起来，可以极大地降低相关工作人员的工作强度，提高档案整理等其它环节的工作效率，同时对于完好地保持档案信息也具有十分重要的作用。档案的数字化管理和网络化管理是进行档案信息化建设的重要保障，随着网络化和数字化技术水平的提高，档案的信息化管理已经成为一种必然的发展趋势。

（二）档案信息化管理是开展电子政务的必然要求。从最初意义上来讲，电子政务就是指政府部门运用信息化技术和手段进行各种工作，优化政府的组织机构和工作流程，打造高效的政府工作平台，提高政府的办事效率。后来，电子政务被广泛应用于社会生活的其它方面，如高校图书馆的电子政务建设等，都取得了不错的效果。作为电子政务建设的重要组成部分，档案的信息化建设发挥着十分关键的作用。

（三）档案信息化管理是档案管理转型升级的必然要求。纵观本单位的档案管理现状，不难发现，在档案管理和利用的过程中仍然存在着不少问题，影响了档案管理的有效性。例如，纸质版的档案资源在长期的保村过程中出现缺页、褪色、字迹模糊等问题，严重影响了档案资料的使用与保存。为了充分发挥档案的价值，相关工作人员必须转变档案管理的模式，优化管理方法，提高管理效率，这也是档案管理实现转型与升级的必然要求。而就目前来说，加强档案的信息化管理是实现档案管理转型与升级的最重要的途径。

三、总结

档案信息是我国重要的信息资源，记录着社会生活方方面面的真实发展情况，对于认识事物的发展规律具有十分重要的意义。加强档案的信息化管理是档案管理自身发展的必然趋势，是档案管理改革、转型与升级的必然要求。当然，就本单位档案资源的信息化建设情况来看，在档案管理的信息化建设中还存在着一些问题，例如管理人员不足且素质较低、管理过程中存在安全问题等。在未来的发展过程中，相关工作人员必须建立健全档案的信息化管理体系，完善其安全保障机制，保证档案资源的安全。同时，还要积极引进先进的管理人才，提高其信息技术的应用能力，加强管理人员的队伍建设，为我国档案管理的信息化建设打下良好的基础。

参考文献：

[1]何郑涛,黄秋实.数字化校园背景下高校会计档案信息化管理的探究[J].兰台世界,2014(29).

[2]王健.谈信息化带给档案管理的创新之路[J].赤子(上中旬),2014(09).