对学校档案管理中如何创新的思考

文/辽宁省抚顺市第一中学　李雪萍

对学校档案管理中如何创新的思考

文/辽宁省抚顺市第一中学李雪萍

【摘要】通过本校的实际工作，对在学校档案管理工作中如何进行创新，从以下四个方面进行了思考：一是档案管理思维的创新；二是档案管理平台的创新；三是档案管理流程的创新；四是档案制度的创新。

【关键词】学校；档案管理；创新

一、档案管理思维的创新

创新的意义在于它是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。应该突破思维的惯性，思想是最革命也是最保守的，前一场革命可能是后一场革命的“凶手”，每一个新的突破都可能演变成新的定势，即使最激进的变革者，也要防止重蹈历史的覆辙。从这个意义上来说，对惯性的不断突破不仅是方法，更是一种品质。在创新为“王”的时代，每个人都要注意去除脑子里陈旧过时的观念，及时革新固化的思维。

在档案管理的工作中，那些已有的成功经验一定要完整的保留，但这并不等同于不能接受新的管理思想和方法。怎样才能使档案管理工作更上一个台阶，更加符合时代和人的要求，让学校的档案管理工作更加有利和促进本校的教育教学工作的发展，这是应该经常思考和研究的问题。一定要有一个“为学校教育教学服务”的根本目的，只有目的明确，才能思维扩散，调动工作热情并促进、提高工作质量。

二、档案管理平台的创新

在如今的信息化时代，应当根据本校的实际特点，加快档案管理工作的信息化建设步伐。借助于电子档案和数据库管理技术，完善和规范学校档案的各项资料。

建立电子数据库可以使学校的档案管理有以下几点优势：一是资料的快速传达。可以使学校内外部的收发文件、呈批件、签报、事务通知等，均以电子起草、传阅、审核、签发、归档等电子化流转，实现无纸化办公。二是快捷通信、协同办公。通过电子邮件系统，形成内部通信机制，信息交流快捷流畅。将传统的垂直化管理模式转变成基于目的和任务的“水平”式管理，提高学校各部门之间协同工作的效率。三是提供高质量的信息服务。可系统地利用学校提供的各种信息资源，为教师和学生提供服务，提高教师教学的创新能力和学生的学习成绩。更重要的是，电子档案和数据库的建立，为学校教育教学活动提供了信息流向规范、控制集中、信息利用方便灵活的工作平台，使文件与档案管理跃上了一个新台阶。

三、档案管理流程的创新

如今的信息化时代，创建管理一体化流程成为全新的理念，它是对“分工后的工作环节，工作岗位，工作步骤一体化集成”的过程。它是根据学校的教学管理任务和目标，经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台，改进了以往的那种“碎块拼装式”的工作模式。

创新式的档案管理流程应当成为“一体化的管理方式”。档案一体化管理流程是依托信息化管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在这个管理系统中，工作流程和信息流程是不可分割的。其中，电子文件是学校管理系统运转中最重要的信息流，是工作流程的真实反映。这也意味着在形成工作流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归档管理的一体化流程；意味着信息系统在满足工作活动管理要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，就是在文件流程中体现工作流程的要求，或把工作流程要求嵌入文件流程。

在实际的操作中，发现依托“一体化管理方式”如果做到以下几点，就可以大大加强学校档案工作的高效运转。一是减少工作流程的中间环节。这是达到高效工作的一个重要目的，也是实现学校有效管理的一个明确目标。减少工作流程中不必要的环节，可以形成“点对点”的管理，大大省却管理时间，使学校的档案管理工作有序、流畅地运转。二是建立并行、平行工作流程。把学校档案管理工作细化和量化，从多角度去进行审视，建立并行或平行的工作流程，不能因为一件工作的阻滞而影响到相应的管理工作。三是建立跳转、分流工作流程。在学校档案管理的工作中，时常会遇到因时间需求不同而要完成的任务，这时就必须进行跳转和分流的程序。应该按日期来进行重新梳理和安排，把一些日期远的任务暂时的停止，跳转到目前工作中来，必要时还应该将工作分流一部分，形成合力完成。四是建立循环工作流程。当一件工作完成后还需要不需要管理呢？答案当然是肯定的，所以应当建立起循环工作的流程，以确保资料的有效运用。

四、档案管理制度的创新

如何保证档案管理工作在学校的教育教学中能适应不同部门、教师和学生的要求，发挥最大效能，获得最好效果，也是需要注意的问题。

我校加强档案管理工作以来，在以往制度（《档案库房管理制度》《档案保密管理制度》《档案借阅管理制度》《档案统计制度》《档案销毁制度》）的确基础上，针对本校情况，完善建立并实施了新的制度。主要有以下三项：一是《信息系统运行维护管理办法》。对学校的电子信息系统的运行、管理和维护进行了明确地规范，指定了责任人员和操作流程。二是《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。三是《档案人员培训制度》。档案管理工作以前主要的一个问题是只对物品进行管理而忽视了对人员的培训，我校的这一制度明确了档案管理人员需要的能力和资格，并依据制度对档案人员进行了相应的培训，主要在Word2003（文字处理）、Excel（表格制作）和Power point（图片处理）等计算机网络方面进行了相应的培训。加强了档案管理人员的业务知识和能力。