浅谈新时期如何推进企业基层档案管理工作
2015-12-05
浅谈新时期如何推进企业基层档案管理工作
刘伟
山东淄博烟草有限公司沂源分公司 256100
[摘要]就企业而言，档案管理工作是全面记录其各项活动的重要行为，档案文件更是企业重要的信息资源和知识资产，与能源、材料、技术以及人才等居于同等重要的地位。档案资料能否实现妥善保存和完整收录，将关系到企业生产管理、权益保障以及技术研发能否顺利进行。鉴于此，唯有做好企业基层的档案管理工作，将其制度化、信息化、规范化，才有可能履行其自身职责，进而在企业发展进程中体现价值。本文以“新时期如何推进企业基层档案管理工作”为主要研究对象，从档案收集、人员管理、环境构建、开发价值四个角度来展开具体分析。
[关键词]企业基层档案管理；环境构建；开发价值
无论哪一个行业、不论哪一个层级，其档案管理工作都是以对档案的收集为基础和起点的。而对企业而言，这也是扩充资源储备、丰富档案馆藏、扩大企业信息规模的重要前提。档案收集与企业后续管理工作之间，存在着非常直接的关联性。企业相关生产管理或其它环节，在不清楚档案收集不准确、不全面的情况下却加以利用，将会为企业带来难以预估的“负效果”和不可估量的损失。鉴于此，档案收集工作就必须做到“量足”、“质优”、“类全”以及结构合理、系统清晰。具体说来主要包括以下几点：
首先，档案管理人员需要在认真研究企业文件形成规律并加以掌握的情况下，明确档案接收的内容标准和质量要求，切实把好档案收集的内容关、质量关。
其次，将企业档案文件的形成和积累过程以及收集归档要求形成具体的、可视性的规章制度，并纳入到基层各部门的个人岗位职责当中。使相关人员在日常工作当中就密切留意有关企业发展、项目形成集开展、企业文化建设以及与员工相关的各种文件资料，保证全面、准确、无遗漏地收集来自不同载体形式、不同种类的文件资料，生成档案。
二、保障：提高管理人员素质
档案管理是一项极富专业性，同时需要相关人员必须具备强烈的服务意识的一类工作。尤其是在基层，更需要其不辞辛苦、兢兢业业、严肃认真的工作态度以及无私奉献、饱满热忱的作风。另一方面基层档案管理工作除却积极端正的工作态度，也需优秀的职业技能，尤其是在科技迅速发展、新事物层出不穷的全新时代，单一的能力构成模式很显然已经无法适应时代发展的需要。因此，档案管理人员必须在加强固有档案管理知识及操作系统的学习之余，亦要注重加强对新技术的掌握。扎实的知识基础和技能辅助，是档案管理人员能够游刃有余地展开各项档案管理工作的重要保障。
首先，定期组织参与培训，学习掌握基本的档案管理知识和管理理念，在巩固基础的前提下，不断提升对工作原理、特点以及原则方法的掌握和熟练程度。
其次，注重综合能力的提升，加强对计算机操作系统、信息收集处理、数据知识运用等方面的技术，以适新时期企业各方面建设发展的需要。
最后，适当掌握一定的关于防治档案破损，修复已破损档案的技术和专业技能。在收集档案、管理档案的过程中亦要注重对档案资料的保护。
三、关键：构建良好环境
企业的档案管理工作，并非存在于某一个特定环节，也并非专门针对某一项具体工作而展开服务。它贯穿于企业发展的始终，伴随着生产销售、文化推广的每一个部分，因此它需要得到企业方方面面的配合与支持，需要所有人来共同致力于对良好环境的构建，实现“人人尊重档案，人人重视档案”的良好工作氛围。
另一方面，构建良好的档案管理环境，需要企业自身以培训等方式建立一支业务精、纪律严以及政治性强的档案管理团队，这将企业基层档案管理工作的开展起到积极的推进作用。同时对于这支队伍，企业不仅要从政治上和工作上高度重视和关心，还要为其搭建有利于发展的机会和平台，使之在工作实践中得到锻炼、快速成长。
四、价值：加强开发力度及使用价值
企业的档案管理并非仅限于收集、整理和保护这三个环节，如同保护矿藏资源其根本目的是为了加以利用一样，所有档案管理工作的开展，其根本目的是为了使其得到更好的利用，实现自身价值，或者利用有限的资源开发出更多的可利用价值。
首先，全面加强和提高基层档案管理人员对于档案管理工作的认识，因为这与档案价值的使用开发具有直接的关联性。从某种意义上来说，其对于档案的认识越深入，工作积极性就会越高，进而对档案资源的分析、研究力度就会加大，因此开发档案价值的可能性就会越高。
其次，对档案价值的开发不能脱离企业客观发展的需要、不能脱离社会历史进程的要求。任何档案的形成，其本质上所反映的都是人类社会层面的发展进程，其中所包含的是关于经验、教训以及已经形成的事物规律，所以归根到底，档案是历史形成的，为现实社会提供服务的最有价值的资源成果。想要实现对其价值的开发利用，需要遵循社会历史发展的基础，不能盲目脱离客观实际。
第三，加强和推进企业档案的现代化管理工作。随着社会经济水平的提高以及科学技术的不断发展，各类现代化的信息技术已经被广泛应用于各个领域，并取得了良好的效果。因此，为有效提高企业基层的档案管理水平，可以通过对网络档案体系的建设，实现资源共享，进而满足不同使用者不同类型、不同层次的需求。同时还可以利用现代化科技建设档案阅览室，来提高其价值的使用率。
综上所述，企业基层档案管理工作是关系到企业生产经营、规范化管理以及可持续发展的重要一环。而且在社会发展、科技高速进步的今天，企业档案管理工作已经不再局限于对档案本身的管理，而是以此为立足点，通过对此方面的加强来实现对企业整体管理水平的促进性提高。企业基层档案管理与企业管理之间存在着相互影响，相互制约的关系，所以说，唯有加强对基层档案管理工作的科学引导，在确保收集整理、保管使用各方面都妥善、安全、高效的情况下，才能使其更好、更理想地为企业发展服务，实现自身价值的最大化发挥。
参考文献
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