自学考试主考学校学位授予信息化解决方案*

王 晨

（南京大学 继续教育学院，江苏 南京210093）

一、引言

我国的高等教育自学考试工作，在全国考委的领导下，省、市、区（县）各级自学考试管理部门负责具体实施（仅上海市例外）。主考学校由省级考委遴选，主要是配合完成命题阅卷、实践论文以及学位授予等事宜。自学考试是我国当前的学历教育形式中管理模式最为松散的一种，特别是面向社会开考的自学考试，考生基数庞大且分散在校外，主考学校并不掌握考生的各项信息，也缺乏有效的统一组织机制，如何实现科学管理就显得尤为重要。

目前各类自学考试管理信息系统大多是基于浏览器/服务器的架构，开发的功能涉及考务、命题、阅卷、考籍等多个方面。陈汉华阐述了自学考试工作中管理信息系统在考务、考籍等方面的应用[1]。李骐等从用户角度出发，介绍了命题信息平台的设计与实践过程[2]。王瑞分析了网上评卷需要重点解决的关键问题和合理步骤，探讨网上评卷在自学考试中实施的必要性与可行性[3]。由于历史分工的原因，各省（市）自考办的管理信息系统基本上均未将学位授予事宜纳入其中。在与兄弟院校的交流中了解到，当前对于自考本科毕业生的学位授予仍然是依靠人工来办理。通过检索相关文献可以发现，前人对于这一项具体工作的研究极少，仅见的一篇文献也局限于加强组织与管理的层面[4]。

学位证书正越来越受到人们的重视，许多自考生为了获得学士学位而推迟办理毕业。我校自考本科毕业生2014年授予学位3688人，比上一年度增长29.5%。自考学位授予工作大致可以分为考生申报、成绩审核、收取费用、上报数据与证书发放等步骤，具体流程见图1。在不断增长的学位申请人数面前，传统方式的缺陷形成了放大效应：①工作量大。审核考生各种成绩、收取现金与手写开票、整理材料与制作数据，都是非常纷繁复杂的具体事务。②易出差错。审核成绩出现疏漏、收费遇到假币、材料与钱数不符、上报数据是否准确等等。③加重考生负担。从申请学位到拿到证书，考生要来我院现场两次。既耽误时间精力，又在路费上造成额外支出。

图1传统方式的自考学位授予流程示意图

综上所述，当前主考学校对于自考本科毕业生学位授予的管理手段比较落后。如何改进这项工作？本研究在长期实践的基础上，通过各种信息化措施的整合，旨在解决三个问题：一是如何精确的采集数据，无差错的给出授予学位的考生数据是关键。二是如何便捷的收取费用，简化流程是节约社会成本的现实要求。三是如何有效的控制风险，尽管信息化利大于弊，但也要避免出现新问题。本研究着重阐述自考学位授予工作的信息化解决方案，以期为全国高等院校自学考试工作一线的同仁提供有价值的参考。

二、信息化方案流程

我校设计的信息化自考学位授予流程如图2所示，期望绝大多数考生都能实现在网上办理，此类考生仅需在领取学位证书时来我校现场一次即可。有以下几点需要说明：

①凡是申请学位的考生，必须先在网上填报信息，这是采集信息的需要；

②只有系统判定为符合条件的考生，才能在线支付。不符条件的考生不能在线支付；

③对于系统判定为不符条件的考生，拥有一次申述的机会。考生可以带齐材料再到现场来进行人工复审，复审通过者在现场缴费。究其原因，主要在于课程免考、外省市转考或是多证成绩有时不能在省考试院提供的毕业生成绩中体现。

④学位申请以缴费为依据，未缴费者在网上填报的信息做无效处理。

⑤网上办理成功的考生来领取证书时，需要补交书面申请材料。这既是出于材料归档的需要，更是因为材料首页“学位申请表”上面的考生编号在发放学位证书时可以用来检索。

图2信息化自考学位授予流程示意图

表1自考本科专业管理示例

三、管理者视角的功能设置

依托我院网站的教务管理平台，在自学考试工作方面开发了教务、考务、考籍以及学位等诸多模块来实现各项业务功能（以下简称继教院系统）。就自考学位授予而言，采集数据的功能主要由继教院系统来实现。

1．基础数据

（1）毕业生信息

江苏省自考毕业生每年上、下半年各一次，省考试院自考处在每次办理毕业生之后提供给我校的自考毕业生库、毕业生照片与毕业生成绩，是整个系统功能得以实现的基石。管理大量考生的信息，目前都是采用二维表的形式来构成数据。毕业生库主要包括毕业证书号、准考证号、姓名、身份证号、性别、专业代号、专业名称、毕业时间等字段。毕业生照片则是与毕业生库以一一对应的关系导入系统。

（2）专业管理

除了专业代号、专业名称、层次等常规字段以外，“专业管理”引入了学位类型、学位类别码、学位专业代号、学位专业名称等字段。前2项是上报数据给校教务处（教育部）时被要求填写①。后2项则是因为当前全国考委与教育部的专业设置不尽相同，上报学位数据时必须迁就教育部的系统。这4项数据由继教院系统根据专业代号自动进行匹配，避免人工制表易出差错。至于代号则是为了提高工作效率而简写专业名称。如系统在学位申请表上编号时，将显示为“社会自考-法律-1-1”、“社会自考-工商管理-2-1”等，最后一位为考生流水号。这样对于在现场缴费的考生，在缴费收据上手写编号时，只需写为1-1、2-1即可。

（3）专业考试计划

专业考试计划是根据成绩来判断考生是否符合学位授予条件的依据。以自考法律本科专业为例，与授予学位相关的课程可见表2②。所谓历史课程代号，是为了应对某专业的课程设置在历史上发生过变动的情况。即凡是出现存在于历史课程代号中的课程成绩，均视为该课程有成绩。如果同一门课程出现多次成绩，则取高分。

（4）学位英语成绩

对于自学考试本科段课程“英语（二）”免考的情况，我校要求再参加江苏省成人学士学位英语考试，选考其它语种的参照执行。教育部要求凡是参加该项考试的考生需要填报准考证号、成绩与考试日期，于是再加上姓名与身份证号共计5个字段形成本表。这里用身份证号进行匹配，如有多次成绩则取高分。

表2自考法律本科专业考试计划示例

2．学位申请

（1）申请学位开关

在每次办理自考学位申请时，用来设定考生网上填报申请信息的开始时间与结束时间。

（2）毕业生成绩导入

由省考试院提供的毕业生成绩导入系统时，以毕业证书号为主关键字（primary key，简称主键），即用它的值来唯一标识表中的某一条记录。而姓名、身份证号等字段不能成为主键③。成绩导入后，将按照所对应的专业考试计划，根据我校自学考试授予学士学位的三项要求来进行计算，即外语成绩≥70分、五门学位课总成绩≥350分④、毕业论文成绩为优秀或良好，同时符合这三项要求的考生将被系统判定为符合条件。

省考试院提供的毕业生成绩与毕业生库也是一一对应的。即毕业生库中有考生x，那么毕业生成绩里面也应该有考生x，哪怕考生x的成绩不全甚至是没有，但考生x这一条目必须存在。按照省教育厅与我校的相关文件要求，自考本科毕业生必须在毕业之日起一年内办理学位申请手续，逾期视作自动放弃。在导入毕业生成绩的同时，也确定了能够参与本次学位申请的考生集合。比如我校2014年10月的自考学位申请，就仅需导入2014年上半年、2013年下半年的两次毕业生成绩，这样就避免了超出时间限定的考生信息再填报进来。

（3）毕业生学位申请

每次的学位申请，总会有个别符合条件的考生因为各种原因忘记在网上填报，而延后到下次办理就将超出时间限定。此类考生往往会来到现场软磨硬泡，不给予解决既会造成矛盾，也不利于人性化管理。此时面向考生的申请界面不能再次开放，否则容易造成混乱。于是在这里预留功能，管理人员可以帮助此类考生完成补报信息。

（4）学位申请名单

学位申请名单，将形成自考学位申请模块的最终数据。要注意以下三点：一是注重实际打印学位证书、校教务处审批备案以及上报教育部数据的需求，所需的字段都要能在导出表格中得以体现；二是缴费情况、系统判定、申请时间以及考生的通讯方式都是必需的字段；三是需要能够导出照片，要求可以按照学位申请名单导出以身份证号命名的照片。为了使读者更加清楚这几张数据表之间的逻辑关系，特以图3加以说明。

图3学位申请相关数据之间的逻辑关系示意图

（5）已授学位查询

将历年我校授予学士学位的自考毕业生信息汇总形成该表，与毕业生库一样，在日常工作中可以满足查询的需要。但更为重要的是，“已授学位查询”还要实现一个黑名单的功能。即凡是存在于这张表中的毕业证书号，都不能再次用来申请学位。也就是要求一张自考本科毕业证书，最多只能对应一张学士学位证书，从而避免个别考生重复申请学位的情况。

3.缴纳费用

通过继教院系统与我校在线支付平台（由校财务处维护，以下简称支付平台）的数据接口，依然是以毕业证书号为主键，来实现考生在线缴纳学位评审费。在其它业务中也将用到在线支付，缴纳费用是继教院系统中的一个独立模块。

（1）收费项目管理

收费项目管理主要包括收费的项目编号、项目名称与金额。

（2）缴费项目开关

考生在支付平台生成订单后可能并不缴费。如果不限制缴费时间，将会导致无法确定最终数据。缴费项目开关就是用来设定考生可以进行在线支付的开始时间与结束时间。为简便起见，一般应与考生网上填报信息的时间节点相同。

（3）考生缴费清单

顾名思义，考生缴费清单应该列出所有已经成功在线支付的考生，该表与上面的学位申请名单中的字段“缴费情况”是完全对应的关系。已经缴费的为是，尚未缴费的为否。为了确保数据准确，系统设定凡是“缴费情况”为是的考生条目，将不能进行删除操作。

（4）缴费信息提示

缴费信息提示主要包括两个部分，即缴费成功提示与尚未缴费提示。前者告知考生已经缴费成功，并通知考生按照规定时间、地点来领取学位证书的具体事宜。后者则是对考生尚未填报信息、考生已填报信息但尚未在线支付、考生不符条件而无法在线支付这三种情况给出说明来供考生参考。

（5）打印缴费票据

我校在线支付平台自带的网页打印功能，可以实现批量打印缴费票据。将考生编号做为打印票据的备注信息导入该平台，备注信息将打印在票据上端的居中位置。需要注意的是，打印票据、打印学位证书以及整理申请材料时，采用统一的顺序将使得事半功倍。

四、考生视角的申请界面

我校的继续教育学院网站，是我校自考生重点关注的网站之一。对于自考生的重要事项都由此网站发布，长期以来考生已经形成了路径依赖。自考学位申请功能在继教院网站首页预留了入口，在网上填报信息的开放阶段点击进入将看到图4所示界面，在关闭阶段则只能看见该界面下部的“其它辅助功能”。

考生在办理学士学位申请时，填报信息与缴费主要将经过以下几个步骤：

①登录。考生必须正确输入“毕业证书号”与“身份证号”，才能继续下一步操作；

②展示。向考生展示其个人信息以及学位相关课程成绩，由系统内的数据自动调出，考生不能进行修改；

图4自考本科毕业生学位申请界面示意图

③填写。由考生填写民族、政治面貌、电话号码、地址、邮编与email这六项信息。

④打印。提交后系统将自动生成“学位申请表”，要求考生必须打印该表。学位申请表上除了考生的各项信息外，还区分类型、专业并按照申报时间的先后顺序给每位考生编号。

⑤缴费。系统判定为符合条件的考生，页面将出现缴纳“学位评审费”的按钮，点击将跳转到我校在线支付平台开始缴费操作。系统判定为不符条件的考生，不能在线缴费。

“其它辅助功能”不受申请学位开关的起止时间控制，始终面向考生开放。只要能正确输入“毕业证书号”与“身份证号”，就可以调用以下四个功能。

①下载毕业生照片。教育部要求上报的电子照片与学士学位证书上面所贴照片的版式一致。允许考生自行上传照片将使得情况变的错综复杂，毫无疑问不可行。于是我校简化为要求考生必须使用自考本科毕业证书上面的照片，并在这里提供给考生自行下载。

②打印学位申请表。考生网报时可能并不具备打印条件，在这里可以重新调出该表。

③缴纳学位评审费。考生网报时可能并不具备缴费条件，在这里可以重新进入缴费流程。为了避免重复缴费，系统设定仅能成功缴费一次。

④申请状态查询。根据考生不同的申请状态，给出不同的提示，使得考生了解该如何处理自身情况。特别是对于已经成功办理的考生，可以避免其再次来电询问。

五、控制风险的方法

完全信任继教院系统的判定结果，存在两个风险：一是基于浏览器/服务器的系统可能会在网络上被篡改数据；二是不排除系统可能会出现不可预计的错误。为了减轻工作量而取消人工审核后，一旦出现问题，就可能会造成错发学士学位证书的严重后果。

如果有一个运行于本地计算机上的复核软件，通过设置、导入与导出等功能，同样基于由省考试院提供的毕业生数据，采用完全一致的逻辑，那么两次独立判定应该得到相同的结果。在这个复核软件上可以预留比较功能，将该复核软件以及继教院系统的导出数据进行比对，那么数据有出入的地方就可以立刻被发现。为了安全起见，继教院系统与复核软件应该请不同的公司进行开发，两批软件工程师是互不相识的陌生人。事实上，由于复核软件的使用本身就是处于物理上的隔绝状态，判定结果的准确性可以得到充分保障。

六、实证研究

我校2014年10月的自考学位申请，首次采用了前文所述的信息化流程。管理手段的改进，使得来到现场进行人工审核的考生比例约为2.4%，不来现场的考生基本没有工作量。后期上报数据时，只需将网上有填报申请信息而最终未缴费的18人删除，就可以方便准确的生成所需表格。整个流程的极大优化，得到参与工作各方的一致好评。本次学位申请各类考生的具体人数如下：

①前期网上填报申请信息的考生为2473人；

②系统判定符合条件并在线支付的考生为2343人；

③系统判定符合条件但没有在线支付的考生为65人，其中有59人为办学单位人员来现场一次性集中缴费；

④前期没有在网上填报申请信息，后期由管理人员现场追加考生4人；

⑤预期来现场审核的考生为71人（不包括集中缴费的59人）；

⑥实际来现场的考生为60人。有3人未通过人工审核，其余57人在现场缴费；

⑦最终完成办理学位申请的考生共计2459人。

七、结论与讨论

我校的自考学位申请每年上、下半年各一次，以每位考生来回路费百元、耗时半天粗略估算，采用信息化流程后每年可节约各项社会成本约百万元。任何工作都会形成既定的利益格局，如果做出改进会损害到某一部分人的利益，那么就会遭遇阻力，这种改进也就不是一个帕累托改进⑤。值得庆幸的是，我校对于自考学位申请流程的改进，使得参与各方均受益的同时而无人受损，在现有条件下近乎接近了帕累托最优。

如果要进一步优化，可以考虑由省级自考办的业务系统来实现这一功能并进行整体推广，既可以跳过每次提供毕业生数据给主考学校的步骤，又可以避免各个主考学校重复建设或是不具备开发条件。遗憾的是，目前绝大多数省级自考办均未把学位授予视为份内事务，实现这样的构想还需要多方面的沟通与协调。

软件工程师擅长代码而不熟悉业务，理清逻辑关系并提出需求只能依靠管理人员来完成。正所谓离问题越近，离答案也才越近，任何工作的改进都离不开具体从事这项工作的人。创新来源于对事物细微见解的不断积累，来自于每一个用心工作的普通劳动者。古人云：“不积跬步，无以至千里”，每个人都抛却妄自菲薄的心态，都能积极改进自己的本职工作，就是在最好的践行实现中华民族伟大复兴的中国梦。

注释：

①可参见国务院学位委员会办公室《学位授予信息年报数据结构及代码手册》。

②为方便页面显示，本表做了精简处理。实际构建数据库时各张数据表格应做全做细，比如再加上办学点、年级、层次、类型等信息，为实现其它业务功能奠定基础，这一点在后文不再赘述。

③比如同名同姓的情况，又如同一个人获得多个自考本科专业毕业证书的情况，都不能确保一一对应。

④按照省教育厅文件，主考学校对各个本科专业确定3-5门学位课程，这里可以根据实际情况进行调整。

⑤帕累托改进，即在没有任何人受损的前提下，使得至少有一个人受益。

[1]陈汉华.福建省自学考试管理信息系统的建设[J].教育与考试,2010(4):13-19.

[2]李骐,柳博.高等教育自学考试命题信息管理平台的设计与实践[J].中国考试,2010(10):34-38.

[3]王瑞.网上评卷与自学考试信息化建设:以甘肃省为例[J].中国考试,2014(5):46-51.

[4]王同顺.浅谈成人教育高自考学士学位授予工作的体会[J].成人教育,2006(6):67.