浅谈水库工程档案管理工作

2015-12-04保定市西大洋水库管理处樊立敏

办公室业务 2015年12期

关键词：水库档案工程

文/保定市西大洋水库管理处樊立敏

浅谈水库工程档案管理工作

文/保定市西大洋水库管理处樊立敏

【摘要】水库工程档案管理是水库工程项目管理的一部分，工程管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响工程经济效益的发挥。本文对保定市西大洋水库除险加固工程建设过程中的档案管理做了详尽的阐述，希望能为其它水库工程档案管理工作提供参考。

【关键词】水库；工程；档案；管理

一、工程概况

西大洋水库位于河北省唐县境内大清河南支唐河出山口处。是一座以防洪为主，兼顾城市供水、灌溉、发电等综合利用的大（Ⅰ）型水库。水库初建于1958年，1960年拦洪，后经1970至1972年续建和1992至1994年加固。水库枢纽由一座主坝、四座副坝、正常溢洪道、非常溢洪道泄洪洞、输水洞、电站等建筑物组成。水库建成至今，在防洪兴利等方面发挥了巨大作用，为促进本地区工农业生产的发展发挥了显著效益。根据西大洋水库存在的问题及鉴定专家组意见，本次进行除险加固工程。施工总工期3年，总投资1.98亿元。

二、水库工程建设中档案管理评析

（一）建立组织保障体系。项目法人高度重视档案管理工作，将档案工作列入年度工程工作重要议程，在成立领导机构的基础上，在人力、财力上给予大力支持，真正做到了认识到位、措施到位，保证了档案工作的顺利开展。该项目配备具有较高专业素质的人员任专职档案管理员，建立了档案管理工作网络，形成“一把手”亲自抓、分管领导具体抓、办公室主任主管、专职档案员人员具体落实、各部门全力协助抓的档案管理工作局面。进一步明确了工作职责，强化分工落实，分级抓管理、层层抓落实，构建档案管理工作的组织架构，为档案管理工作提供了良好的组织保障。

（二）建立技术保障体系。项目档案管理组在档案管理中大规模地运用计算机技术，将完整的档案信息化产业内容归结、构筑起来，形成了档案信息化平台，这也是计算机技术应用于档案管理的最终目标。核心内容包括如下方面：首先，要制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子档案的齐全、完整、有效等工作。其次，要建立、规范、联通各项目组网络，建立水库档案信息网，实现水库档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。作为档案事业重要组成部分的档案工作，档案信息化建设已成为自身发展建设的必然。

（三）建立制度保障体系。建章立制，狠抓落实。制度建设是做好档案管理工作的前提和基础。档案管理组对档案的收集、整理、保管、统计和利用制度进行了整理和规范，实行动态管理，做到了人员有职责、收集有范围、鉴定有标准、查档有目录、借阅有手续、案卷有统计、工作有考核。经常性地检查档案管理制度执行情况，发现档案管理方面存在的不足和漏洞，及时进行指导和解决，形成了档案人员各尽其责、档案管理工作规范有序的工作格局。笔者认为，我们可以采取与参建单位签订工程档案归档责任书的办法。责任书明确规定了对参建单位的档案工作要求，工程档案的归档时间、归档档案的质量、违约的处罚等，使有关参建单位领导真正地从思想上重视重点工程档案的归档工作，可使工程档案的完整率、准确率、归档率、合格率基本达到国家规定的要求。

三、保障项目档案资料的完整性及准确性

（一）归档文件不完整。该形成的文件没有形成，如个别项目已形成的文件不注意保存，如设计变更、技术交流文件，设计工作完成了，文件也没有了；原件、复印件混杂，应归档的原件却用复印件代替，原件已丢失。

（二）归档设计文件内容不准确。一是文字不准确，二是数据不准确。贯彻ISO9000标准与工程设计档案工作，能有效地控制文件和资料，保证工程设计档案的完整与准确。贯彻ISO9000标准的核心是根据ISO900标准及其所列的要素结合本单位实际，制定一系列的质量管理和质量保证手册与程序文件、作业文件等，构成本单位的质量体系，并以此开展质量管理和质量保证活动。它要求对设计、开发、生产、服务建立全员、全过程、全方位的质量控制保证体系。“文件和资料控制”是ISO900标准中4.5条款的一个重要要素，也是必须形成的程序文件。它要求对本单位文件和资料的范围、批准发布、登记分布、更改回收、作废处理等问题作出明确的规定，以确保工作现场无作废文件，并且按照ISO900标准和规定，所有活动中形成的文件材料均须“收集、归档、贮存”。有效地控制文件和资料，不仅可以保证现场使用的文件和资料的有效性，也是产品质量追溯的重要依据，还可以加强档案体制建设、发挥档案的作用。