基于知识管理的企业档案管理模式研究

文/广东金泰达安全科技有限公司佛山分公司 叶丽雯



基于知识管理的企业档案管理模式研究

文/广东金泰达安全科技有限公司佛山分公司 叶丽雯

【摘要】本文从知识管理和企业档案管理的概念着手，对如何建立基于知识管理的档案管理模式做了简单介绍。

【关键词】知识管理；企业档案管理；概念；管理模式

进入21世纪以来，知识管理的发展给企业管理工作带来了全新的机遇和挑战，受知识管理的影响，企业档案管理工作与其他形式的管理形式相比具有边际报酬递增的特点，强化企业档案管理不仅可以提高企业经济效益，还能引导企业适应现代社会发展环境。目前，我国企业档案管理工作仍存在较多问题，如企业档案工作改革步伐迟缓、观念落后等，如何解决这些问题、结合知识管理工作促进企业档案管理工作是现代企业发展建设过程中需解决的首要任务。

一、知识管理和企业档案管理的概念

（一）知识管理的概念。近几年，我国知识经济得到全面发展，知识管理探究也受到很多人的关注。知识管理是现代社会企业发展过程中兴起的一个全新的概念，管理工作以知识为主要对象，管理的主要目标是有效地运用知识经济。知识管理可以不断地提升公司在市场上的竞争力，并将公司内部的资源有效性地整合，通过知识共享机制，提升知识创新的热情，实行知识的增值。知识管理的最终目的是通过传递知识共享信息资源，使其资源信息服务于知识管理工作。

（二）企业档案管理的概念。企业档案管理一方面包含对历史资料的收集、整合，另一方面包括对企业职工个人资料的实际管理。企业档案管理工作的主要内容是对职工在生产过程中的实际表现进行准确评价，以总结经验教训为手段，达到企业知识的共享。企业档案管理真正记录了企业生产经营状况和经营结果，是企业发展过程中知识产权的依据。

二、传统企业档案管理模式面临的挑战

（一）企业档案工作改革步伐迟缓。伴随着经济的发展，市场形势发展向多元化、信息化、智能化方向快速发展，传统的企业档案管理形式已经落后于时代发展的步伐。目前，新的企业档案管理模式还在不断探索，这直接影响了企业档案管理工作的正常运行。面临新旧交替的发展，企业档案改革速度很难满足企业发展的实际需求。

（二）企业档案观念落后。很多企业对企业档案管理的认识还停留在看管的层面上，不仅是企业职工，甚至部分管理者对企业档案管理工作的重要性认识也存在问题，忽视了企业档案管理是信息资源整合、知识资源存储的作用。很多企业档案管理在建设过程中没有先进的理念作为指导。

（三）企业档案管理滞后于信息化技术发展。信息化技术在现代社会发展建设过程中的作用越来越明显，很多企业已经认识到了信息化技术的重要性，并通过多种手段，如管理信息化以及客户管理关系等应用系统促进企业的信息化发展。但是，传统的企业档案管理模式却很难适应信息化技术发展的实际要求，企业档案管理工作人员的综合素质也难以满足时代的发展，导致企业档案管理工作难以正常开展。

三、如何建立基于知识管理的档案管理模式

（一）转变观念。与传统的企业档案管理模式相比，基于知识管理的企业档案管理模式更加注重管理理念和方法在实际管理工作中的作用。这就需要企业档案管理人员从思想观念着手，改变对企业档案管理工作的认识，积极投入到企业管理工作中，促进企业档案管理工作的发展。

1.改变传统档案的认识。基于知识管理的企业档案管理工作，要求企业一改传统将档案管理工作与图书、情报以及资料等分开管理的弊端，注重档案资源与企业发展建设过程中各类资源的整合力度。企业应该在明确市场实际需要的前提下，不断扩展档案管理的对象，将图书、情报以及资料等纳入到企业档案管理之内，以知识管理为依据，对企业档案管理人员进行“大档案”观的培训，从根本上改变对传统档案的认识。

2.摆脱“重保管轻利用”观念的束缚。传统的企业档案管理工作存在“重保管轻利用”的错误认识，过分注重档案实体的收集、整理以及保管工作，忽视了档案鉴定、统计以及编研的重要性。为了摆脱“重保管轻利用”观念的束缚，企业档案管理工作应该吸取知识管理的精华，将知识管理的理念和方法纳入企业档案管理工作的范畴，从根本上改变职工对企业档案管理工作的错误认识，促进基于知识管理企业档案管理工作的发展。

（二）实现服务方式的信息化。伴随着经济的发展，信息化技术在企业发展建设过程中的作用越来越明显，知识管理是信息化技术快速发展的产物之一。众所周知，知识管理与计算机技术、通信技术以及网路技术联系紧密，知识管理不仅可以将分散的档案文件集中化，还能提高管理的实际效益。为了实现服务方式的信息化，企业档案管理人员可以通过建立元数据库、门户系统、使用电子邮件、信息推送以及搜索引擎等促进企业档案管理的发展。最后，基于知识管理的企业档案管理工作想要正常运行，还必须建立与企业发展相适应的硬件和软件设施，才能够从根本上提高档案管理工作的效益。

参考文献：

[1]朱松涛.基于价值网的企业档案信息资源共享模式研究[D].南昌大学,2013.

[2]罗琴.基于和谐管理理论的企业档案管理研究[D].湖北大学,2013.

[3]杨帆.新时期企业档案管理模式探析——基于知识管理的视角[J]，2011.