基于信息化背景的文书档案管理工作分析

文/中铁大桥局集团第一工程有限公司档案室 宋茜

文书档案是极具社会属性的一种事物，它关系到一个国家或集体的方方面面。文书档案管理工作是指将某一个团体的重大事情或者会话内容记录在某一媒介上，并对其进行维护、调阅等管理活动。现在我们正处于一个信息爆炸的时代，在信息化的大背景下，如何通过使用信息化思维和技术来提高文书档案管理的效率和水平，成为人们关注的焦点。

一、文书档案管理工作现状

目前我国的文书档案仍然以纸质媒介为主，且传统的文书档案管理全部都是依靠人工完成，工作量较大，花费的时间较多，同时效率低下。许多文书档案因为存放时间较长或者是被调阅的次数较多等原因，出现破损情况，致使这些文书档案得不到较好保存。因为文书档案包含了所属团体几乎所有具有保存价值和需要在特定范围保密的信息，在对这些信息进行收集、整理、归纳和保存时涉及到很多相关人员，因此文书档案的管理工作十分复杂，在目前的管理体系内，经常会出现人员交错的现象，使得管理工作任务量很大，效果也不好。

二、存在问题

（一）对文书档案进行信息化管理的意识不强，管理理念仍然滞后。文书档案管理是非常重要的。对文书档案进行信息化管理可以提高工作水平以及管理效率，同时也节省了人力财力。然而，很多文书档案管理系统的领导或者具体管理者因循守旧，一直采用自己熟悉的老旧方法，进行管理工作，没有意识到信息化技术的强大优势。不进行信息化管理，也就无法改进、解决我国目前文书档案管理中存在的问题。

（二）现在文书档案管理工作信息化的程度比较低，并且程序比较复杂。很多文书档案的管理部门虽然也采购配备了电脑等进行信息化处理的设备，但并未合理利用。大部分的管理人员因为传统文书档案管理的观念与操作习惯比较固化，接受意识或能力不强，不会操作应用电脑等，只能继续按照以往方式进行管理，难以在对纸质档案的繁复收集、归纳以及利用的工作过程中发挥信息化技术应有的优势，尤其是在把档案库内的大量纸质文书档案转化成电子文档和按照规定对一些需要电子备份的重要文书档案的管理过程中。这就极大降低了管理工作效率。

（三）电子化的文书档案其保密性相较传统的纸质文书档案比较低，影响了文书档案的共享。在经过信息化处理后，文书档案以电子形式保存起来，在档案管理的过程中，因其管理方式并不固定，直接导致文书档案的保密性降低，容易遭到没有调阅文书档案权限的人恶意侵入，造成信息泄露。并且，电子形式的文书档案易被人修改，表面上没有修改痕迹，所以档案的管理人员很难及时发现其管理的档案内容发生变化，难以保证所保存文书档案的真实性和准确性。但是，假如为了保证资料的保密性选择不对资料进行共享，又会导致需要调阅文书档案的人无法及时调阅，影响文书档案的利用效率。

三、现实要求

（一）革新理念。对文书档案进行信息化管理，需要有现代的管理意识来作指导。通过贯彻信息化管理理念，指导文书档案管理的工作流程和运行机制，才能适应现代社会发展对文书档案管理的时代要求。文书档案管理工作要充分利用先进的电脑技术所能带来的方便之处。单位领导应该意识到档案管理的重要性，不断学习创新思维，把已跟不上时代变化的管理办法抛弃掉，形成信息化的理念。同时为信息化管理文书档案投入适当的人力、财力、物力，逐步推行文书档案管理的信息化，切实将信息化设备与技术应用到文书档案管理的每一个工作流程中去，强化人机交互、减少手工操作，并对文书档案的收集、归纳、保存等步骤进行简化，逐步实现文书档案的信息化管理。

（二）提高管理团队水平。档案的管理工作量大，费时、费力，会无形中对档案管理的及时性和准确性产生影响。要使得这一困境得以破除，就必须建设一支业务素质高，具备信息化设备操作使用能力的管理队伍。文书档案的管理人员要不断学习新技术、新方法，并且工作时相互之间及时交流、协作，使管理工作的各个步骤准确、快捷地进行。建设优秀管理团队必须是管理单位上下一心，管理人员兼具专业技能与信息化设备操作能力，实践工作和相关业务能力水平相结合，只有这样，才能做好信息化档案管理。

（三）搭建信息化平台。要确保实现信息化文书档案管理工作，必须搭建一个信息化平台为其保障。信息化平台具有文书档案的加工、存储、保密和查询功能。搭建信息化平台就可以依据信息平台中的处理能力，开发合适的管理软件，进一步提高文书档案的管理效率和水平，减少管理工作者的工作量。

总之，在经济文化不断飞速发展的大环境下，人们对文书档案的需求也不断增加，过去的管理方式不再适应当今社会的要求。因此，我们必须与时俱进，不断地开发与利用信息化成果对文书档案进行高效管理，提高管理水平，推动管理工作的进步。

[1]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界，2014,(12):1

[2]林李霞.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].办公室业务，2014,(2):154