努力提高管理水平 创建一流办公室

文/中国原子能科学研究院 于政



努力提高管理水平 创建一流办公室

文/中国原子能科学研究院 于政

【摘要】中国原子能科学研究院办公室按照活动目标，分步骤、分阶段切实落实办公室工作，通过活动的开展，院办公室在文化理念、团队建设、管理体系等方面取得了较大的进步，基本形成了制度健全、管理有序、协调高效的运转机制，工作效率和工作质量有了显著提高。

【关键词】管理；办公室；工作

一、深化文化理念

“顾全大局、周到服务、勤学善思”一直是院办公室的文化理念。在文化理念的指引下，院办公室全体人员在开展办公室工作时，能够从大局利益出发，在细微处见精神，努力协调各方关系，统筹兼顾各种情况，做好联系的纽带和沟通的桥梁。在服务各级单位和领导时，能够适时出谋划策，做到热情周到服务，充分发挥了参谋助手的作用。为了更好地履行办公室岗位指责，更好地开展各方面工作，院办公室采用推荐读书或提供培训条件的方式为全体人员充电，全体人员利用业余时间努力涉猎各方面知识，不断加强学习，提高自身素养。院办公室成员能够在日常工作中不断思考，突破固有形式的束缚，不断探索工作的新思路、新方法。院办公室注重对工作的总结提炼，为进一步规范办公室工作行为，制定了“礼貌相迎，笑颜询问；认真倾听，仔细记录；能办速办，高效迅速；若不能办，出谋相助；推心置腹，换位思考；热情相送，周到服务；团结配合，沟通协作”共计56字的办公室工作规范。办公室工作行为规范是办公室文化理念的重要支撑和保证，通过行为规范的倡导和推行，约束了全体人员的工作行为，提升了工作水平，进一步提高了团队的凝聚力。

二、加强团队建设

院办公室在平时的工作中不断增强团队的凝聚力，增强团队成员的归属感，在日常工作中充分发扬民主，让团队成员积极参与决策，鼓励成员加强彼此的沟通交流，随时向领导反映问题，互通信息，化解矛盾。在重大活动和重大接待的过程中，注重培养团队成员的合作意识，以共同的目标激励团队成员互相依存，同舟共济。在业余时间，根据团队年轻的特点，不定期组织交流活动，提供团队成员彼此沟通了解的机会，营造了团结和谐的气氛。

三、维护公共关系

院办公室通过业务往来、接待活动、对标交流等方式，积极与地方政府、集团公司以及兄弟单位建立良好的合作关系。近年来，先后与中核集团福清核电有限公司、核工业计算机应用研究所等多家兄弟单位开展了对标交流，在提高自身业务的同时，更增进了兄弟单位间的沟通联系。近年来，院办公室接待了张德江、王岐山、刘延东等多位党和国家领导人，直观展示了原子能院形象，取得了良好的效果。利用原子能院接待活动多，重要领导来院频繁的工作特点，建立了公共关系资源数据库。每次接待活动结束后，都会对数据库进行更新完善，对接待工作进行总结，保证接待水平不断完善和提高。

四、优化工作环境

院办公室内部氛围和谐，全体人员互相帮助，积极协作，形成了精诚合作、团结向上的良好氛围。在办公环境方面，院办公室重视软硬件设施的配备和办公环境的完善。各种存档文件、规章制度定期整理更新，便于工作时查询学习。对讲机、桌签、装订工具等接待用品存放在固定地点，便于接待时随取随用，保证了接待工作的效率和质量。组织开展了科技综合楼办公室6S管理，较大幅度地提高了办公环境的整齐规范程度，营造了整洁、和谐的办公环境。

五、完善管理体系

院办公室实行岗位责任制，在每一个岗位设置了岗位职责。院办公室制定并定期完善会务、督办、公文处理、用印等管理制度。目前，制定的管理制度已达20余项。在平时工作中注意工作流程梳理，把各种规范性要求贯穿于办文、办事、办会各项工作之中。对重大会议、重大活动、重大事项、公务接待等综合协调的每一个细节都全面权衡、仔细斟酌、准确把握，保证工作规范有序。

公文智能交换系统的引用是对公文管理体系的有效完善，其取代了原有文件人工签收手段，实现了文件流转实时查询，可以实现对纸质文件交换全过程自动监控管理，大大提高了文件流转效率，确保文件交换过程的安全、保密、准确、及时。在上级单位检查中，这套系统的应用多次得到好评。

为提高工作执行力，优化工作流程，推动经验积累，院办公室创建了办公室SOP（标准作业流程），用于推动工作流程化、标准化、规范化。目前已经编制了包括职能部门工作计划管理等9项SOP，待SOP体系完善后，预计将建立近20项SOP。同时，还创建了办公室行动事项表，用于指导工作人员分步骤实现既定的任务目标。行动事项表的完成情况纳入院办公室对于个人的绩效考核。此外，院办公室年度工作计划中，每一项目标任务都定责到人，每项工作的完成情况同样纳入个人绩效考核。目前，院办公室已建立了完善的考核程序和办法，对各个岗位起到了考核激励的积极效果。

提高办公室管理水平是一个永恒的话题。新的形势对办公室参谋助手、管理规范、服务水平等都提出了新的要求。办公室要不断提高全员素质，努力建设一支“来之能战、战之能胜”的工作队伍，规范各项规章制度，切实改进工作作风，全面提升办公室管理水平。