中国医院管理的新探索：医学秘书制

■ 吴云霞刘忠军

中国医院管理的新探索：医学秘书制

■ 吴云霞①刘忠军①

医院管理 医学秘书 骨科

目的：本研究拟探索辅助骨科医师医疗工作的新模式，为节约人力资源成本提供依据。方法：采用对照研究，其中试验组和对照组分别为31名和41名来自三级以上医院的骨科临床医生。干预措施是在试验组应用医学秘书制辅助医生工作。结果：试验组医生每周用于日常事务性工作的时间明显少于对照组；试验组医生的自觉工作效率提高了；医师满意医学秘书对其工作的辅助。结论：实行医学秘书制有助于骨科医生从事直接的专业工作，在骨科实行医学秘书制是可行的。

Author’s address：Department of Orthopedic, Peking University Third Hospital, No.49, Huayuan Bei Road, Haidian District, Beijing, 100191, PRC

1　背景资料

国外医疗机构为医疗专家、科室领导以及各类病房配备医学秘书已有数十年的历史，早在1948年国外就已经出现了专门针对医学秘书的手册[1]。医院除医生、护士和技术员外，众多的医学秘书分布在医院科室各部门，不仅科主任和部门主管有秘书，每一位副教授以上的医师都有自己的专职秘书，他们负责上下级之间，部门之间、医患之间、医技之间、同事之间、部门之间、国内外之间的一切指令传递和信息沟通，协助医生安排日程、预约门诊或手术、随诊病人、联系患者住院、物资、设备、经费、档案、人事等等，熟悉医院内外的运作机制和各部门工作流程，能及时、妥善处理困扰科室或医生的各种繁杂事务[2]。

国内在这方面的起步比较晚，目前为科室配置专职医学秘书的医疗机构非常少。由于我国医院普遍辅助支持系统不健全、工作任务不清晰等原因，医疗人员承担了大量非专业范畴的工作。而随着医院职业化、专业化、智能化的发展，医务工作者的精细化分工是医院管理改革的必然趋势[3]。为增加我国医生直接从事医、教、研及管理工作的时间，特别强调是提高专科医生从事与其职称、职责相匹配的临床、科研、教学与管理的工作时间，开展了本次研究，以探索辅助骨科医师工作的新模式，并为节约人力资源成本提供依据[4]。

2　对象与方法

2.1研究对象

本研究对72名来自三级以上医院骨科临床医生进行对照研究。其中试验组为北京大学第三医院（下简述北医三院）骨科医生31名，采用下述方法进行干预。对照组为华北地区（包括北京市、河北省、内蒙古、山西省），三级以上医院骨科医生41名。干预结束后，用经专家审阅修订后的问卷采集以下数据：骨科临床医生从事日常事务性工作的时间、骨科临床医生对自身工作效率提高的感受、骨科临床医生对医学秘书辅助工作的满意度、骨科临床医生认为医学秘书需要提高的技能。另外，对没有设置医学秘书的医院，通过问卷进一步了解骨科临床医生对医学秘书的了解度、骨科临床医生认为由医学秘书辅助其工作的必要性以及骨科临床医生预期的医学秘书的教育水平。问卷由2名经过培训的研究助理按照统一的指导语向被调查人群发放并回收。发放72份，共收回72份问卷，回收率为100%。收集的数据用SPSS 22.0进行分析。

2.2干预方法

北医三院骨科至今已有10名秘书分别在病房各专业组（脊柱组、颅椎组、颈椎组、腰椎组、关节组及创伤组）及门诊复查组工作。10名秘书均选自有医学教育背景的临床医学或护士专业，现学历为8名本科，2名大专，并均经过国家级专业秘书培训。

医学秘书的具体工作内容是：

2.2.1各专业组工作：病房标准化资料收集、每日晨查房（包括查房前，查房中及查房后资料准备、整理、归类）、专业组重大事件记录，宣传（成功实施高风险手术、获奖、讲学及时报道）、收发信件负责给本组医师、协助填写各种表格、财务报销、临床研究（GCP）、上传下达各种文件及通知、专业组会议管理等；

表1　华北地区无秘书的三级以上医院的医师职称

表2　两组医生每周用于日常事务性工作的时间

表3　有秘书的医师满意度

2.2.2门诊复查工作：复查前（医师排班确认；提前到岗加号，开检查申请单，维持秩序等）、复查中（加号，维持秩序，协助患者评分，照、录患者大体像资料，预约下次复查时间等）、复查后（收集、整理、分资料给各专业组等）。

2.2.3骨科平台工作：行政事务：主要对科室主任、副主任、专业组长、主任助理配置秘书，协助填写院行政机关要求的各种表格，上报材料整理，资深专家的照顾，协助科室规章制度整理、协助全科查房记录考勤，网站管理，对外宣传，书信管理，科室环境形象管理，上传下达各种通知，领取物品，工作量统计，协助记录骨科考勤，外出会诊管理及临时工作等。

科研：协助各种基金、奖的申请，填写，报送，报销等各种工作及临时工作等；

教学：研究生答辩，全科学术查房，教学讲课提醒，协助年终学分申请及临时工作等;

医疗：医疗小组例会管理，运行病例检查，送交医务处报表及临时工作等。

2.2.4会议管理: 会前、会中、会后全程管理；

2.2.5临床研究（GCP）: 从协助研究方案制定，伦理批准，签署合同，启动会，原始资料收集，三级监察，项目结束的关闭中心及上交资料等全程辅助工作。

2.2.6事务性管理: 日常接待工作，办公室环境管理、办公室调整、办公设备维护、科室档案管理等;

2.2.7学会工作: 协助有学术任职专家的日常工作，年会、常委会、全委会，学会档案管理，协助制定工作计划，撰写年终总结，学会宣传，网站建设，学分申请，通讯录实时更新等；

2.2.8临时工作: 协助科室完成突发事件处理（如临时上级检查任务，科室突发事件协助等）。

3　结果

3.1一般资料

试验组为北医三院骨科31名临床医师，其中主任医师14名，副主任医师5名，主治医师8名，住院医师4名；对照组为来自华北地区（包括北京市、河北省、内蒙古、山西省）三级以上医院且无秘书设置的骨科临床医师41名，详见表1。

3.2采用两独立样本t检验对两组医生每周用于日常事务性工作的时间进行比较，结果见表1。

3.2.1试验组: 31份调查问卷中，医生配有医学秘书后，100%的医师认为工作效率明显提高。

3.2.2对照组: 41份调查问卷中，医生未配有医学秘书。

4　讨论

4.1时间成本分析

有医学秘书的医师每周用于处理日常事务的时间为4.7个小时（每日用0.93小时），而没有医学秘书的医师每周用于处理可授权日常事务的时间为9.5小时（每日用1.91小时），若以每年国家法定251个工作日计算，有秘书的医师年用时间236个小时（合计29.5日），无秘书的医师年用时间477个小时（合计59.6日）。 由此可知，医生时间有很大一部分没有充分利用，造成人力资源浪费和社会价值的降低。问卷统计结果表明有医学秘书的科室医生工作效率相对提高，医生对于秘书的满意度很高。而对于没有招聘医学秘书的医院，医师对于医学秘书的了解度不高，但同样认为辅助医疗工作需要秘书，且73%的医师认为学历应在本科以上。

4.2推行医学秘书制中遇到的问题与对策医学秘书专业在中国还是一门较年轻的专业 , 北医三院骨科在推行医学秘书制辅助科室医、教、研及管理工作的过程中，边探索，边总结，边改进，遇见问题解决问题，下面将分别从社会认可度，量化管理与考核，医学秘书生源，专业能力培训，医学秘书等级，薪酬制度及复合性高级医学秘书培养等几方面进行介绍。

4.2.1社会对医学秘书专业的社会认可度不高。 通过调查表5可以看出，虽然医院、医药类相关企事业单位对医学秘书专业有较大需求 但对该专业的认识缺乏了解，有的用人单位还停留在文秘加医学偏于文秘的简单模式[5-6]。

表4　有秘书的医师认为需要提高技能

表5　医生对医学秘书的了解度

对策：2004年9月北京大学第三医院骨科成立秘书组，探索医学秘书辅助医、教、研及管理的实践。经过十年专职化、专业化、标准化的培训与管理已初具模型。工作内涵也由公共专业秘书从事的“办会，办事，办文”逐渐调整为更细化更专业的工作内容[7]。骨科秘书组每年完成各种规模学术会议的规范化会务管理二十余场；制定了标准的病房资料收集流程及患者术后门诊复查流程，标准的临床研究（GCP）的三级监察制度；在行政方面，充分熟悉了医院，各科室及办公室接待、沟通工作，办公室环境管理、办公设备维护及使用，协助科室各科研课题完成财务报销，为临床医师填写各种表格等等。在实际工作中的专业态度和能力普遍得到认可，认真、严谨的工作作风得到认可，同时也为科室赢得荣誉，创造了学术文化价值。

4.2.2专业医学秘书生源匮乏：根据资料统计，当前国内开设医学秘书的高校有江苏建康职业学校、安徽医学高等专科学校、曲靖医学高等专科学校、益阳医学高等专科学校、哈尔滨医科大学(大庆)人文社会科学系及北京东方大学国际护理学院，每年招生人数仅100余名，但国内医院的需求量来说仍是供不应求[6,8]。

对策：笔者曾与北京东方大学国际护理学院合作，成立了医学秘书系，北医三院做为医学秘书实习基地。参照国内外相关经验，根据医院专职秘书的实际需求，设计教学课程，并授课指导实习，2012级毕业的8名医学秘书在实习后均被在实习单位接收，可见医院用人需求量很大。按照国内现状，可在医院内部招聘对医学秘书专业有兴趣的医务工作者，经过培训上岗[5-7]。

4.2.3工作不易量化，考核困难：专职秘书的工作内容多、广、杂。除了例行工作以外，经常会遇到突发性、临时性工作。医学秘书这种事务性、辅助性和服务性的工作性质造成了工作成绩不易外显和量化，从而难以进行考核，在工资分配、评优评奖等方面也难以得到激励[9]。

对策：医学秘书工作不是技术难度很高的工作，将所有工作流程化，规范化，标准化，大家轮转，保证权重系数相对均等，每月考核，既量化工作，又考核工作完成质量。

4.2.4专业能力不足：医学秘书岗位从业人员能力不足。调查表4的结果显示，医院现有文秘人员地认为英文沟通与写作能力、公文写作能力、办公自动化设备操作能力及人际沟通能力不足[6,9-10]。

对策：截至2015年，北医三院骨科全体秘书均经过GCP证书培训和国家级专业秘书等级培训，其中，2人考取高级秘书证书（2级），6人考取高级秘书证书（3级）；根据每个秘书的特点，鼓励每个秘书拥有自己的特长。近年来，先后有多名秘书参加电脑维护与组装培训、OFFICE办公高手、人力资源管理、会计、平面设计师、初级摄影师、英语、数据分析师等培训，在工作发挥了重要作用，同时也使秘书组整体技术实力得到显著提高。

4.2.5医学秘书职称的尴尬：医学秘书属于新兴职业，我国目前尚无对医学秘书专业的认定及执业资格的准入制度，因此对未来职业规划发展前景不明 、晋升困难，一定程度上影响了医学秘书的积极性[9-11]。

对策：建立医学秘书职称体系初探。2014年，北医三院骨科设置三级医学秘书制，任职资格规定：“士级医学秘书”是医学秘书专科毕业生、经过国家级五级秘书等级培训。“初级医学秘书”是医学秘书专科毕业，考取国家级四级秘书等级证书，相关工作三年以上，考取国家初级职称英语。“中级医学秘书”是医学秘书专科毕业，考取国家级三级秘书等级证书，工作八年以上，发表相关专业学术文章一篇，考取国家中级职称英语，相关专业全岗位轮转半年以上。

4.2.6薪酬制度：医学秘书职称体系的缺失也使得薪酬体系无国家或行业标准。存在着工作多年的秘书依然领取临时岗位薪水的问题，长此以往将严重挫伤专职医学秘书的工作积极性。

对策：配合医学秘书职称体系，考虑工作强度，压力系数，北医三院骨科制定了医学秘书薪酬等级：医学秘书分门诊复查和病房秘书两个岗位，薪酬分别为同级护士总工资的90%和80%。如此，既考虑到护士临床三班制度的困难，又体现医学秘书岗位的区别，较好地满足了科室各级、各职位工作人员的需求。

表6　医生对医学秘书的需要程度

表7　医生对医学秘书学历的预期

4.2.7复合型高级医学秘书人才稀缺：医疗大数据时代的来临，国际医院间医联体的合作模式，要求辅助医疗人员也要跟上，这对于医学秘书来说，即是机遇更是挑战。未来医学秘书的岗位不仅要精通公文写作及英语，同时也要对医院管理知识、人力资源管理，，财务管理、医疗大数据分析、国际礼仪及网络高手等等。现阶段医学秘书的综合能力尚显不足，复合型通才秘书人才奇缺。根据调查问卷对于已有医学秘书的医师来说，日常事务仍占去他们周4.7个小时，可见医学秘书工作尚有较大改进的空间。

对策：都说“一招鲜，吃遍天”，通才医学秘书的修炼非一朝一夕之功，一个解决方案是做一个术业有专攻的医学秘书，如设置专职专岗医学秘书，岗位分别为：科研资料管理秘书，医疗大数据分析秘书、医学外事秘书、医院管理秘书、专职医学会秘书等等。另一个成才渠道就是在有一定工作经验后，继续更高平台及专业深造是考取MBA，系统学习医院管理、统计、运筹、英文等相关知识。

5　结论

医学秘书岗位实施标准化管理，有效有力地保证了秘书的工作质量与效率，不仅使医师节约时间（表2），提高了工作效率，并可保证科研资料的高质量和完整性，北医三院骨科规范化管理已使我科在医、教、研及管理质量上有了一定程度的提高， 从而促进了学科发展。

医学秘书制在北医三院骨科实施的过程中，建立了医学秘书在培训、薪酬制度，医学秘书职称体系及量化管理与考核等方面进行了全面的探索，经过十年的专职化、专业化、标准化的培训与管理已初具模型，为医学秘书可持续发展奠定基础。成立十年来，实现了人力资源专业化的目的，把科室领导、学科带头人及专家从繁琐的行政事务中解放出来，实现“人尽其才，才尽其用，专职专责”的效果。

综上所述，医学秘书制是辅助骨科医生降低医师间接工作时间的有效对策，实行医学秘书制是医院管理中一项新的有益探索，是可行并且是必要的。

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[11] 北京大学医学部专业技术职务评审聘任条例[EB/OL].[2015-1-15],http://192.168.20.3:81/ ggpd/ggl/74738.shtml.

刘忠军：北京大学第三医院骨科主任，教授、主任医师、博士生导师

E-mail ：Liuzj@medmail.com.cn

New mode of hospital management in China： medical secretary system /

WU Yunxia, LIU Zhongjun//Chinese Hospitals. -2015,19(10)：62-65

hospital management, medical secretary, orthopedic department

Objectives: To explore a new mode to assist orthopedic surgeons’ medical work, providing evidence for saving human resources costs. Methods: A comparative study in which the experimental group and the control group were 31 and 41 orthopedic surgeons who came from tertiary hospitals were implemented. The intervention was employing medical secretaries to assist orthopedic surgeons’ medical work. Results: Hours that the surgeons used to deal with non-professional work were shorter in experimental group than in control group; conscious efficiency in experimental group was increased; the surgeons were satisfied with the assistance from medical secretaries. Conclusion: The implementation of the new approach—employing medical secretaries to help orthopedic surgeons, contributed to increase direct professional hours of surgeons. The application of the assist system in orthopedic department is feasible.

①北京大学第三医院，10019 北京市海淀区花园北路49号

2015-08-10](责任编辑 郝秀兰)