如何在企业信息化进程中做好档案现代化管理工作

孟庆元

随着信息化手段的发展和提高，CAD、Pro-E、CAPP、PDM、ERP、OA等二维、三维辅助设计手段和管理软件、办公软件在企业得到广泛应用，以各类数据为主的电子档案呈爆炸性增加趋势，基于产品全生命周期管理模型，对企业各类数据和过程的管理正趋于统一应用的一体化管理模式。传统档案管理的经验和方式，已经不能满足现代化企业档案管理的需要。那么，企业的档案部门如何适应这一变化，做好档案现代化管理工作，今天主要就这样一个课题和各位档案界的同仁进行探讨。

一、在档案现代化管理体系的建立上，要“实施紧跟战略，力争同步发展”

档案现代化管理需要良好的环境条件。环境条件主要包括：企业效益情况、企业整体信息化发展水平、企业领导和业务人员的档案意识、档案人员现代化手段的管理应用能力和水平等。

目前，国内企业档案管理现代化手段普遍落后于技术、工程、管理等部门，多数企业还没有实现OA、CAD辅助设计等产生的电子文档的接收、保管，大量应当归档保存的电子格式的档案信息没有得到很好的保管，造成大量的原始电子档案信息丢失;另一方面，档案部门又要花费大量的时间和精力、财力，进行现有纸质文档的电子化转换。因此，解决已有电子档案信息的归档，是档案现代化管理工作的首要任务。

实施紧跟战略，力争同步发展，就是要为档案部门创造良好的现代化管理环境。

要提高各类人员的电子档案归档意识。让业务人员明白，归档是企业财富的积累，是为利用档案奠定基础。做好文件资料的归档，功在当代、利在千秋，于国家、于企业、于业务人员本身，百利而无一害，今天是档案的归档者，明天就可能成为档案的利用者，克服归档时越简单越好，归档内容越少越好，利用时档案内容越丰富越好的错误心理。

要为档案部门添置必要的档案现代化管理设备。要想接收、保管和有效利用电子档案，就必须具备相应的软硬件设备和条件，巧妇难为无米之炊，如果档案部门连计算机这样简单地存储、阅读手段都没有，如何进行电子档案的管理和利用。

企业在进行现代化办公规划时，一定要把档案现代化一同规划发展。我们在公司实施企业信息化过程中，统筹规划档案管理现代化软件、硬件、加工服务费用，选用清华紫光成熟的数字化档案管理系统，委托专业化数字化加工团队，开展数字化档案馆建设;在OA（办公）、PDM（产品数据管理）系统、ERP（企业资源计划）系统实施过程中，档案部门主动参与前期策划和流程制定，把档案法规、制度的要求和流程融入系统规则中，靠系统控制归档的及时性、准确性、完整性，最大限度地降低人为因素的影响，收到事半功倍的效果。

要建立完善必要的工作制度，并且通过有效控制手段使制度得以落实。笔者所在的唐山轨道客车有限责任公司（以下简称“唐车公司”），在公司制度中规定设备和基建工程开箱、验收必须通知档案人员参加，对档案资料进行验收，电子档案必须与纸质档案同步归档，业务部门在办理付款、转固时，在转固申请单上专门设置了档案验收意见一栏，必须有档案部门对档案资料齐全完整确认后，财务部门才能受理，有效地解决了归档难的问题。

要提高档案人员档案信息化管理专业素质水平。加强档案管理人员的教育培训，与时俱进，不断提高自身素质和现代化管理能力、水平，必要时可以引进工程技术人员从事档案现代化管理工作。唐车公司应用PDM、ERP等现代化管理系统以后，档案部门的职责和工作内容也随之发生变化，设计工艺人员在系统内部完成图纸、工艺文件等设计，更改也必须在系统内部起草通知，对系统图纸更新后正式发布，由档案人员负责打印底图归档和提供生产过程用图，这样就保证系统图纸、馆藏底图、生产现场蓝图的一致性。但同时对档案人员的素质要求也更高了，过去设计人员打印好图纸，按结构部位整理好办理移交，现在不仅档案人员进行图纸整理排序，还要到系统中完成下载打印，必须能够熟练使用CAD软件，必须懂得机械制图知识。目前，公司档案人员中有2名同志列入工程系列，享受工程技术人员工资待遇。实施数字化档案馆建设工程中，为适应工作需要，公司还专门为档案馆招聘了一名计算机科学与技术专业本科生。

总之，无论从制度建设、人员培训培养，还是软件应用、硬件设施投入上，都要力求与业务部门协调、配套，融为一体，紧跟企业发展步伐。

二.在档案现代化管理方法与技术路线上，“要以主动争主动，充分利用成熟成果，借船出海、借鸡生蛋”

除了通过传统归档程序，及时完整接收以外来电子文件、程序为主的电子档案，我们更应该把电子档案归档的关注点放在企业内部正在形成的各类电子信息上。

档案部门在战术上，要以主动争主动，充分利用现代化档案管理的成熟软件成果，借船出海、借鸡生蛋。要借助专业公司、工程技术人员、信息部门技术力量，为档案管理所用，走联合开发、联合受益之路。因为，档案信息是在业务部门工作过程中产生的，如果每个部门在工作中都重视档案的积累、考虑档案管理的要求，那么档案信息的完整性、系统性、准确性就会大大提高;档案保管的最终目的就是利用，档案信息的完整性、系统性、准确性，直接关系到今后查考、利用的价值和效果。基于以上两点认识的统一，是档案部门与其他业务部门密切合作的基础。最有效的技术路线就是档案部门参与企业信息化项目的规划、实施、验收等全过程，融档案管理现代化建设与企业信息化建设之中，不要片面追求档案部门自力更生的单打独斗、另起炉灶。

1、在PDM系统中要建立统一的图档及产品数据管理系统，用于管理产品研发过程中生成的各类图纸、明细、文档，为生产、物资、财务等部门利用和档案管理保存提供准确、一致、完整的产品技术数据;建立产品技术文档库及技术文档管理系统，实现产品技术文档的电子化和成套管理，便于档案管理人员打印、下载和保存;在产品研发过程中及时、准确地形成产品结构树。实现产品设计结构与产品设计文档、图形的有机联系，实现明细表的自动生成和更新;对设计和开发过程进行有效地监控和管理，对设计更改进行有效管理和控制。

2、在OA、PDM、ERP系统中要实现电子文档的自动归档保存，要给档案人员必要的权限设置，要考虑档案人员批量下载功能和拼图打印功能的实现，便于档案管理人员接收、保管、下载、打印、备份以及今后著录、管理、利用、查询。要在系统结构设置时，充分考虑以后使用专门档案管理软件时预留必要的接口设置。唐车公司在PDM系统中还设置了档案人员任务提示，当有图纸归档时，系统自动生成下载任务提示，方便及时进行图纸打印。我们在设计规划数字化档案馆系统中，请软件开发人员把条形码扫描、打印功能与管理软件集成，便于借助扫码器和系统实现档案的无序（随意）存放、有序（定位）查找。

3、实现上述功能以后，可以将企业设计开发、经营、管理等过程中形成的原始电子化档案数据进行保存，不仅数据真实、完整、准确，而且，可以减少今后档案人员手工录入工作量，使企业档案信息更加完整，方便查询利用。

4、企业档案部门之间应加强横向沟通和联系，互相学习借鉴，交流经验。档案管理如何适应企业信息化发展需要，做好档案现代化管理工作，是企业档案部门面临的普遍问题，各个企业的主营业务不同、生产模式不同，但是，信息化的平台、工作的流程、产生的电子文档格式，档案的管理标准、工作标准等是相同或接近的，所以，先行单位的经验和教训，对其他单位是有很好的借鉴意义的。

三、在档案现代化管理过程中注意把握好的几个关键环节

1、把好电子文档归档关，做到收得进。通过系统定制把归档要求程序化，依靠管理流程控制，不归档电子文件不能办理转固、付款，对归档的电子文档真实性、准确性、完整性、可读性等审核;归档内容包括各类系统中的数据，图纸文件的电子版本，设备说明书、编程手册、维修手册、使用手册、地基图，合同、技术协议、系统文件的电子文档，重要会议、重大活动的照片、录音、视频等音像资料。

2、把好电子档案的保管关，做到管得好。电子档案由于载体的特殊性，主要包括光盘、磁盘、磁带、硬盘、光盘塔、磁盘阵列、服务器等，对保存环境的温度、湿度、防光、防潮、防有害气体、防磁等要求，比传统的纸质档案更加严格，一旦发生问题就可能造成档案数据失去，损失将更大，所以，对包括装具、环境温湿度、防光等环境要求也更高，而且，还必须采取不同载体异质异地备份、定期检查复制等安全防护措施。

3、把好电子档案的检索关，做到“查得快、查得准”。电子档案与纸质档案相比，具有查找快速、利用便捷、复制方便成本低、使用过程对档案损耗小或没有损耗等特点，但是，为了方便查找利用，仍然需要进行科学合理分类，建立相应管理台帐和电子检索工具，特别是案卷与电子档案分开存放时要编制互见号（即纸质档案标注相关电子档案编号和存放位置，电子档案标注对应纸质档案档号），便于对应查找。

4、把好电子档案的保密关，做到“不失密”。档案电子化管理，一方面方便利用，同时也给档案保密带来风险和难度。要充分利用用户权限设置、密码、信号屏蔽、防火墙、防病毒软件、IP地址、加密狗等技术手段，防止企业商业秘密泄露;要通过建立电子档案利用的审批、登记制度，采用专用的涉密设备、存储介质、外设端口屏蔽管理方法等，做好电子档案的保密工作;同时，还要特别注意国家秘密的保护，坚持上网计算机不涉密、涉密计算机不上网、对密级文件不降秘、不扩大范围、不随意复制等保密原则。唐车公司在数字化档案馆建设过程中的具体做法是，涉及国家安全的带有“绝密、机密、秘密”标识的文件，以及公司党委会记录等不宜公开的内容，一律不做电子化扫描处理、不在系统挂接。

（作者单位：唐山轨道客车有限责任公司科技管理部）