浅谈当前公安基层档案工作中存在的问题与对策

王双 崔玉菲

公安档案是公安机关在履行国家法律赋予公安机关的职责活动中直接形成的具有保存价值的公安专用文件材料，为公安实战、社会管理等工作提供依据和支撑。当前，公安机关办公自动化、警务信息化建设步伐加快，如何加强和改进公安档案工作，更好地服务现实斗争，是摆在公安档案工作人员面前一项十分紧要的课题。笔者根据当前基层单位档案工作的特点和实际，结合自身的工作体会，就公安档案工作如何适应新形势公安工作的需求谈几点粗浅看法。

一、基层公安档案工作存在的主要问题

（一）对档案工作重要性认识不够，管理机制落实不到位。

众所周知，公安工作的重中之重是打击破案。基层单位点多面广，工作任务较繁重，一些基层领导重打击、重管理等直接取得战果和成绩的业务，没有认识到公安档案对实战的服务和支撑作用，导致对档案工作认识上存在偏差，不能坚持档案工作的日常化、规范化的管理，而是将档案工作变为突击性、临时性、应付性工作。

（二）基层档案专业人员匮乏，档案管理队伍不稳定。

由于基层公安机关任务繁重与警力不足之间的矛盾，许多单位都没有设立专职档案员，而是让民警兼职从事档案管理工作，个别单位档案员兼职过多，没有时间管理档案。甚至个别派出所聘用临时人员负责档案管理工作，既违反《档案法》、《保密法》，也对档案管理工作的连续性造成了负面影响。加之档案专业人员少、人员更换频繁，使得基层公安机关档案管理队伍普遍存在着专业知识偏少，操作技能较差，管理队伍不稳定的现象。

（三）公安档案信息化建设进展缓慢，信息化水平低。

目前，基层档案人员在档案管理工作中已通过省厅档案管理系统实现了计算机录入、检索，大大提高了工作效率，但是信息化管理水平仍很低。首先在档案的收集上仍偏于收集文书档案过多，而科技档案、声像档案少;收集纸质档案过多，而电子档案少。其次档案的数字化加工力度不足，在公安网上可供查询利用的档案数据还不够。为适应当前日新月异的办公自动化、警务信息化建设步伐，公安档案信息化建设亟待加强。

（四）公安档案利用意识和主动服务意识不强。

目前很多地方的公安档案工作仍停留在看门守摊、被动服务的旧观念、旧模式上，仅仅满足于等待利用者上门查阅，缺乏主动精神，编研成果很少，编研工作大多数只限于档案部门自身使用的专题目录、文件汇编等检索工具的编制，可以说只有编而没有研。在这种管理状况下，公安档案所发挥的为现实斗争服务的作用就很小了。

二、基层公安档案的管理与对策

（一）提高对档案工作的认识，加强对档案工作的组织领导，建立公安档案长效管理机制。

一要提高认识，落实责任。要明确各级公安机关的“一把手”是档案管理工作的第一责任人，要一级抓一级，层层抓落实;要广泛宣传《档案法》，认真组织学习，不断提高各级领导及广大民警的思想认识，要使每一位民警充分认识到档案工作在防范、打击、服务等公安职能中的重要作用。二要严格制度，规范管理。各级公安机关要根据档案管理的工作要求，结合实际、因地制宜地制定切实可行的岗位责任制和考核制度，建立档案管理长效机制，真正把档案各项制度落到实处，做到以好的制度来规范工作，促进工作。三要立足长远，常抓不懈。档案管理工作是一项需长期坚持的工作，只有坚持常抓不懈，才能不断提升档案管理水平。要将平时抽查与定时检查相结合，要将工作与考核相结合，促使各级公安机关真正把公安档案管理工作作为一项重要的基础工作来抓，杜绝“滑坡”、“反弹”现象。

（二）加强业务培训，提高档案人员综合素质，确保档案管理队伍稳定。

由于档案工作的特点不像其他工作那么轰轰烈烈，也不容易出头露面，而是一项默默无闻，繁杂辛苦的工作，有时还会成为人们遗忘的角落。为此，首先要增强凝聚力，确保队伍稳定。各级公安机关要在政治上、生活上给予档案工作人员更多的关心，要注意加强对档案员队伍的思想建设与作风建设，倡导他们爱岗敬业，教育他们树立无私奉献精神，不断克服各种杂念，学会自我调节，保持心理平衡，认识自己工作的重要性和意义，增强本职工作的事业心和责任感，同时上级各业务部门要加强对下级公安档案工作的指导，加大监督检查力度。二要强化学习培训，提高综合素质。通过不定期召开档案工作会议，部署阶段性档案工作，组织学习与档案工作相关的法律、法规和文件，并以召开“现场会”、“以会代训”、“专题培训”等形式，邀请上级档案管理部门负责人、专职档案人员和有丰富经验的同志，通过集中辅导讲解、上网查档演练和组织相关人员到档案工作先进单位现场观摩学习等形式，定期或不定期对专（兼）职档案工作人员及分管领导进行文书立卷、归档、查档、录入、收集编写档案信息等业务培训，从而使各单位、各部门的专（兼）职档案工作人员迅速掌握公安档案信息管理系统的操作使用要领。三要加大人才引进力度，推动档案工作持续发展。在培训教育的基础上要引进一批懂得档案管理和计算机知识的专业人才，调配一批文字能力强、能够从事分析研究的高层次人才;以各种政策和优惠条件吸引一批公安档案工作发展所需要的各类人才，以高素质人才推动公安档案工作的高水平发展。

（三）加快公安档案的规范化、信息化建设。

在社会信息化的大环境下，只有加快公安档案的规范化、信息化建设，才能适应当前公安工作的需求。一要扩展档案资源建设。各级档案部门要加大宣传力度，动员全警参与，拓展征集渠道、扩大征集范围，在做好纸质、电子、声像等载体档案收集、整理、归档工作的同时，围绕重点时期、重大事件、重要活动、重要人物，尽可能将一切与公安工作和公安队伍建设有关的具有纪念意义、凭证性和保存利用价值的文献、手稿、图表、书刊等各种载体的档案资料进行收集、整理、归档，丰富室藏，逐步形成档案载体形式多样、门类齐全的多元化室藏结构，使公安档案更具特色、更为完整、更加丰富。二要创新工作机制。要加强各类公安档案的规范化管理，进一步强化依法治档、制度建档意识，认真总结档案管理工作经验，依据档案管理法律法规，结合本地实际，清理、调整或建立公安档案管理工作规范。三要完善软硬件建设。积极筹措资金，不但要为基层单位配备计算机、扫描仪等信息化建设的必备硬件，还要对目前使用的软件进行完善、维护和更新，以确保管理系统的稳定性和提高工作效率。四要加快档案数字化进程。不断加强与充实公安数字化档案信息数据库建设，积极推进各级公安档案数字化进程，真正做到各级公安档案信息的共享，实现真正意义上的信息化。

（四）更新思想观念，积极推进创新，提高档案利用水平。

开发利用是档案工作的生命线，公安档案工作的所有环节都是围绕利用档案而形成的。一要创新服务机制，为公安工作提供优质服务。档案工作服务机制创新不仅是档案工作改革的关键所在，而且是档案工作的永恒主题。在档案管理工作中，转变服务理念，变被动服务为主动服务、全方位服务，变封闭为开放，变滞后为超前，根据工作的特点主动提供有用的信息和资料，实现档案资源的最大限度开发利用，更好地为中心工作服务、为领导决策服务、为基层服务。二要改变服务形式，实行多样化服务。档案利用服务除了传统的编写大事记、数据汇编、文件汇编、组织机构沿革等方式外，还应拓宽服务方式，实行开架阅览、网上阅览，为各单位利用提供更加方便的服务。三要更新服务理念，牢固树立服务意识。要立足本职，积极探索公安档案在打击违法犯罪、推进社会管理等方面的新方法、新措施，切实发挥公安档案服务实战、支撑实战的作用。

随着经济社会的发展，社会治安形势日趋复杂，公安工作对各类信息的需求越来越大。在新的形势下，公安基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不断提高档案工作人员业务素质，拓宽服务领域，延伸服务范围，最大限度地开发挖掘档案信息资源，才能充分发挥公安档案独特的服务实战的功能，使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作。加强基层档案工作无论是对现实斗争服务，还是对公安事业发展既有重要的现实意义，又有长远的历史意义。

（作者单位：乐亭县公安局）