对科技计划项目档案管理工作的几点思考

翟玉红

科技计划项目档案是指科技计划中安排的、由财政资金支持的科学技术研究开发活动，在其管理和实施全过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。就其形成领域而言可以分为科技计划项目管理活动档案和科技计划项目研究开发活动档案。前者是由科技计划项目管理部门形成的，反映科技计划项目立项、实施、验收等科技管理工作内容的档案;后者是由科技计划项目承担单位在项目实施过程中形成的，反映科技计划项目的研发过程、研究条件及资金运转等内容的档案。

一、现状

《河北省省级科技计划项目管理办法》规定，项目组织管理的主体包括省科技厅、项目归口管理部门和项目承担单位。其在科技计划项目管理过程中形成的文件材料主要有河北省中长期科技发展规划和年度科技计划，科技计划项目管理的规定和规范，年度项目指南，项目任务书，项目立项、调整、终止和撤销工作形成的文件材料，项目验收、绩效评价、统计等资料。

从现有归档情况看，科技计划项目管理档案未列为单独门类，是随文书类档案一同收集管理。目前归档的文件材料主要有三类：一是科技中长期发展规划和年度计划、科技计划项目管理的办法规定以及下达科技计划项目、经费的通知。鉴于其在科技管理工作中的重要性，经办处室、部门对这类文件材料的归档都较重视，归档率可达100%。二是承担单位与省科技厅、归口管理部门签订的科技计划项目任务书。从2001年开始收集归档，现在每年的归档率已达99%以上。三是科技计划项目立项评审过程和实施、管理过程的文件材料。由于《河北省省级科技计划项目管理办法》未对相应产生的文件材料的收集归档做出规定，而档案部门对该过程中形成的文件材料的内容和数量都不掌握，所以目前这部分文件材料的归档处于被动接收状态。科技计划项目管理部门交什么就存什么，交多少就存多少，归档率无从考证。

此外，科技计划项目实行验收结题制度，即项目必须通过验收的方式结题。这个阶段形成的文件材料目前主要散存于省科技厅各相关处室，未统一收集归档。

从科技计划项目档案利用情况看，查档率呈逐年上升趋势。一是省科技计划项目管理部门日常工作中的查考利用;二是计划项目主研人对项目立项通知及合同书、任务书的查阅利用。特别是近年来，人事部门在职称评聘工作中要求申报人必须提供其承担科技计划项目的原始凭证材料，使这部分档案的查阅利用越来越多;三是随着国家和省有关部门对财政资金监管力度的加大，财政科技资金的使用也受到社会各界的关注，有关部门加强了对科技计划项目管理工作的各项检查、审计，体现在科技计划项目档案的利用方面，对涉及计划项目立项评审及实施管理过程档案材料的查阅利用也日益增多。

二、问题

首先，科技计划项目管理工作与其档案工作脱节。目前，科技计划项目管理工作已逐步建立起一整套相对完整、运行高效的制度体系和管理体系，无论是国家层面科技部出台的科技计划项目管理法规性文件，还是省级层面省科技厅印发的科技计划项目管理的具体办法和规定，都对科技计划项目的立项和下达、对计划进度进行监督检查和验收等系列工作提出了明确的程序和要求。相比之下，科技计划项目档案工作的办法、规定极少，而且多是对科技计划项目承担单位的档案工作进行规范，并没有就科技管理部门在科技计划项目管理过程中形成的档案提出具体归档要求。

河北省近年制定的科技计划管理文件中很少对科技计划项目档案提出具体归档要求，如2007年印发的《河北省重大技术创新项目管理暂行办法》提出，河北省重大技术创新项目管理采取省科技厅和省财政厅、项目组织单位、项目承担单位分级管理的方式。其中，仅对项目承担单位提出“进行档案归档”的原则要求，对省科技厅和省财政厅、项目组织单位都没有归档要求;2009年印发的《河北省科技支撑计划项目验收管理暂行办法》、《河北省应用基础研究计划重点基础研究项目验收管理暂行办法》、《河北省科技基础条件平台建设项目验收管理暂行办法》、《河北省软科学研究计划项目验收管理暂行办法》和《河北省国际科技合作计划项目验收管理暂行办法》中对归档只提出验收证书及验收会议全套资料的纸质文件在省科技厅项目主管处（单位）留存一份归档，没有具体归档范围规定。而其他科技计划管理文件则没有对科技计划项目档案提出归档要求，如2012年印发的《河北省省级科技计划项目管理办法》、《河北省自然科学基金资助项目验收管理办法》没有相应的归档要求。

其次，档案部门长期以来形成的档案收集方式不能适应新形势下科技计划项目管理工作的需要。长期以来，档案部门进行档案收集的方式往往是被动接收，即业务部门交什么，档案部门就收什么、存什么，缺乏主动参与意识。《科学技术研究档案管理暂行规定》提出：科研工作和建档工作实行“四同步”管理，“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。”《国家科技重大专项档案管理规定》也提出“重大专项组织实施中的科研工作和建档工作应实行同步管理。在下达专项任务时，要同时提出科研文件材料的归档要求;在跟踪检查时，要同步检查科研文件材料归档的情况;在评估验收时，应先进行档案的验收，没有完整、准确、系统的科研档案材料，不予验收。项目验收后的相关档案要及时移交至重大专项档案管理平台。”但在河北省科技计划项目管理工作的各个阶段，缺少对档案的同步归档要求、检查和监督。在项目验收中，更鲜有档案专业人员进行档案专项验收。结果是档案人员不了解科技计划项目内容，不能及时掌握科技计划项目管理中文件材料的形成情况，工作中又缺少具体、可操作的科技计划项目档案管理办法和归档范围，使得档案人员在科技计划项目档案管理工作中缺乏主动参与的胆量与底气。

第三，科技计划项目管理档案未完全实现档案集中统一管理。对档案实行“集中统一管理”是我国档案工作的基本原则，也是多年来档案工作行之有效的一个经验。集中管理档案，不仅有利于档案的日常保管与安全，也有利于档案信息资源的开发利用。如前所述，我省科技计划项目验收阶段形成的文件材料，绝大部分散存于省科技厅各相关处室，由于种种原因没有统一收集归档。这种情况显然不符合档案工作的有关规定。

与其他省市相比，科技计划项目管理档案工作还存在一定差距。北京市科委、天津市科委的科技计划项目档案都作为一个独立门类进行管理。如北京市科委早在2008年就制定印发了《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》，明确了北京市科技计划项目档案的管理部门、职责、要求及归档范围和保管期限表，规范了科技计划项目（课题）档案工作。

三、对策

随着科技创新作为国策，各级财政对科技的支持力度越来越大。对于投入了大量人力、物力、财力的科技计划项目而言，其形成的档案无论是科技计划项目研发档案还是管理档案，都应该收集归档。只有这样才能客观记录和反映该项活动的全貌，才能对科技活动的后续跟进和不断发展发挥重要作用。2006年国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将科技计划项目的审批（核准）、管理、验收等文件材料定为永久保管期限，也充分说明科技计划项目管理档案的重要性。科技计划项目管理档案工作作为服务于科技管理和决策的一项基础条件，它不仅是档案问题，也是科技计划项目管理的一项重要内容，是科技管理工作的重要组成部分。加强对科技计划项目管理档案的研究与开发工作，使其在经济、社会和科技发展中发挥越来越大的作用，应该是河北省科技管理部门档案工作的应有之责。

1、制定科技计划项目档案管理工作的相关制度

针对省科技计划项目管理中未对计划项目档案提出归档要求的现实，当务之急，一是抓好国家有关规定的落实。如参照《国际科技重大专项档案管理规定》，做好河北省科技重大专项档案的收集、管理工作。二是根据《河北省省级科技计划项目管理办法》和河北省各类科技计划项目验收办法，在学习和调研其他省市相关经验（如《北京市科技计划项目档案管理办法》、《天津市科技计划项目档案管理实施方案》）的基础上，制定出台河北省科技计划项目档案管理的办法或规定。

从国家和部分省市出台的相关规定看，更多的是规定了科技计划项目承担单位在项目立项、实施、验收各阶段的归档要求。笔者认为，我省在制定科技计划项目档案管理规定时，归档范围既要明确计划项目立项、实施、验收各阶段的归档要求，也要明确项目组织管理各主体（省科技厅、项目归口管理部门和项目承担单位）的归档要求，突出其可操作性。

2、建立职责明确的科技计划项目档案管理工作机制

科技计划项目档案管理工作是科技计划项目管理工作的重要组成部分，贯穿于科技计划项目管理的全过程，涉及到参与项目管理、实施的多主体，必须建立职责明确的计划项目档案管理工作机制。省科技厅计划管理部门要把科技计划项目档案工作纳入计划项目管理工作体系，负责同省科技厅档案部门一起制定有关管理办法，并监督检查其执行情况;项目管理部门和项目承担单位负责科技计划项目档案的完整、准确，并按规定向档案部门移交;档案部门要按照科技计划项目档案的归档范围审查归档文件是否符合归档要求，保证归档文件的齐全完整，为科技计划项目档案的资源建设和开发利用打下坚实基础。

3、明确科技计划项目档案的管理方式

如前所述，已归档的部分科技计划项目档案是随文书类档案一同收集管理，未列为单独门类。笔者认为，在确定今后科技计划项目档案管理方式时，可考虑保持该部分档案归档范围和管理方式的连续性，方便查询利用。这样做，也符合国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。而目前散存于各经办处室的科技计划项目验收阶段形成的文件材料，要按照规定统一收集归档，可作为一个新门类—科技计划项目验收档案管理。

4、加强计划项目档案管理信息系统建设

《河北省省级科技计划项目管理办法》第十一条规定：省科技厅建立科技计划管理系统，项目申请、任务书签订、执行情况报告、绩效评价、结题验收等环节均通过管理系统在线填报、审核，实现项目全过程网络信息化管理，提高管理效率和水平。随着信息技术的发展，各种档案信息管理系统的应用越来越普遍。应尽快激励河北省科技计划项目档案信息系统，与河北省科技计划管理信息系统对接，实现计划项目档案接收、利用等工作的信息化、网络化，建立档案资源共享机制，充分发挥计划项目档案价值。

5、提高科技档案工作人员的综合素质

科技档案工作者在科技计划项目档案管理工作中发挥着至关重要的作用。随着科技工作的不断发展，大量的新知识、新信息不断涌现并快速更新。科技档案工作者必须加强学习，不仅要熟练掌握档案专业知识，积极运用档案管理的先进技术，还要了解科技计划项目管理过程中文件材料的形成、积累情况，研究科技工作规律，努力提高自身综合素质，才能为科技工作发展提供有效服务。

（作者单位：河北省科技档案馆）