高校场所资源借用共享平台探讨

卢志坚++彭剑斌++张智龙++代绍颖

摘 要：高校场所资源往往存在“资源利用不充分和资源使用紧张”的悖论。本文深入分析了该悖论产生的主要原因及理论根源，提出解决该悖论的思路在于建设场所资源借用共享平台及配套制度，最后以上海财经大学为例，从流程和服务标准化、系统功能、系统集成和制度建设四个方面对如何建设高校场所资源借用共享平台进行了探讨。

关键词：场所资源；资源借用；共享平台

中图分类号：C931 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）13-0048-03

一、引言

随着高校办学规模的扩大和师生学习生活设施条件的改善，配套的场所资源日益丰富，很多高校存在“在正常教学计划外部分场所资源处于闲置状态；同时又存在师生提出的场所资源使用紧张”的悖论。

经过不完全统计，高校存在场所资源使用悖论，主要有以下几方面原因：

（1）场所资源借用流程复杂，周期长

为加强场所资源管理，使场所资源得到有效合理的利用，场所资源借用申请和审核程序往往比较复杂。 教师使用教室、会议室等场所资源需要填写申请单，经学院部门审批；学生活动使用场所需要填写申请单，经团委或学院审批；申请单由院级部门或团委审核之后再交到后勤管理部门、体育教学部、其他相关学院部门以及保卫处审核后进行查找场所安排，最后物业或相关工作人员根据场所安排情况提供相应服务。 整个过程所涉及管理部门多、行政人员多，使得场所借用困难、办理周期长。

（2）多部门、多校区、多系统管理

很多高校存在多个校区，且各类场所资源又由研究生院、教务处、体育教学部、后勤管理处等多个管理部门分别管理。有些场所资源已经通过系统进行管理，有些场所管理还是手工申请模式，即需要申请人前往多个管理部门查询申请，使得场所借用变得困难。不同场所资源涉及管理部门和流程不同，师生往往无所适从，工作效率较低，场所资源利用不高。

（3）场所使用信息共享程度不高

很多高校的各类场所资源使用信息由于管理部门和信息系统的不同，特别还有一些场所资源还停留在手工管理阶段，因此场所使用信息共享程度不高。在没有统一平台和信息充分共享时，广大师生、管理部门和物业人员都难以及时掌握借用申请、审批情况，从而导致场所借用效率不高。

（4）场所使用绩效评价缺失、难以监管，导致场所管理部门不情愿借出

院系部门往往由于当前会议室等场所资源都配有多媒体等设备，考虑存在部分借用人员使用不当可能会导致损坏等情况，以及手工管理难以对使用过程进行监管和绩效评价，从而导致资源管理部门不情愿借出使资源闲置。

当然，也存在由于大量的场所借用需求使得学校相关管理部门需要有专门的人员处理日常场所资源借用申请，特别是多校区的高校，使得学校整体管理成本变高。

总体来说，场所资源存在多头管理、信息化程度不一、借用申请流程复杂、监管难度高等原因导致的资源利用不充分和部分资源使用紧张。

二、理论分析及系统应用现状

该悖论说明高校公共性资源同时存在“公地悲剧”和“反公地悲剧”现象。高校全校性的资源，具有公共资源产权范围的不明确或空缺的性质，所以在利用的过程中可能产生“公地悲剧”；而对于院系性、部门性资源，其分属于不同的主体，而又没有真正拥有有效的使用权，导致资源的闲置和使用不足，造成浪费，这就产生了“反公地悲剧”；此外，院系部门在高校公共资源的使用中，往往以部门利益为首选，而使学校整体利益受损，难以实现校内资源的充分共享从而达到资源利用效率最大化，这也容易造成所谓的“反公地悲剧”。[1]

因此，解决此悖论的途径在于建设场所资源借用共享系统及配套的管理制度，有助于改善资源利用不充分和资源使用紧张的双重局面。

随着师生的场所资源借用服务需求日益递增，为了更好地服务师生，上海财经大学提出“增加学生社团活动场地并实现网上申请使用，提高场地使用率”。

上海财经大学经过多年信息化建设，目前基本形成覆盖各类业务管理的信息系统，但还没有综合的场所资源管理系统。学校原教室借用在教学管理信息系统中进行，部分会议室借用在OA系统中进行，其他场所资源基本上依托手工管理。而由于学校现有教室借用信息系统开发时间过早，底层设计依据传统教室排课需求而定，已无法满足现有多类别场所借用需求。且经过全国高校抽样调查，笔者们发现目前还没有成熟的综合场所资源借用管理系统。

因此学校为了改善场所资源借用服务，提升场馆资源利用率，针对各类场所资源借用、各类活动网络查询需求和现有系统无法满足多层次场地借用要求，提出建设覆盖不同类型场所和不同活动类别的多层次场所资源管理信息系统，以改善服务效率，提升场所资源利用率，降低场所资源管理成本。

三、平台设计

1.流程和服务标准化

一般来说，不同的场所资源类型涉及的管理部门和流程都不一样，同时不同场所的用途和具体服务的内容也不一样。

各类场所资源的面向对象和使用规则虽然都不一样，但各个场所借用流程上相似，主要流程为师生申请、所在院系部门审批（团委）、场所相关管理类部门审批、服务提供、绩效评价。信息化程度上，目前只有借教室和行政楼会议室等部分通过系统走，其他场所还是依托人工管理，因此需要对所有流程进行梳理和标准化。

上海财经大学现行教室借用管理模式已经比较成熟，经过综合分析，确定在教学管理信息系统借教室流程基础上对各类场所资源流程进行梳理，进行流程和服务标准化。

笔者主要运用工作流技术，从业务视角和服务视角，对不同场所在借用工作流涉及的用户（师生和管理部门人员）、服务和工作环节进行梳理和标准化。场所借用涉及主要环节及相应部门经梳理和标准化后如表1所示；场所借用包括的服务及服务部门如表2所示。

2.系统功能设计

总的来说，场所资源共享平台是以资源合理使用为核心，面向服务为目标，深入推进信息化，优化流程，提高服务水平。对教室、会议室、体育场所等公共场所资源进行整合。

因此，场所资源借用共享平台主要包括教室、会议室、体育场所、室外场地、学生中心活动室等场所的借用申请、审核、审批、服务提供、费用管理、绩效分析等功能。

3.系统集成

场所资源借用共享平台主要是在正常的教学安排之外，对空闲的场所资源进行充分利用，以及对会议室的管理。该系统主要是对场所借用信息的管理，与教学管理信息系统、OA系统、第二课堂系统、机房管理系统、房产管理系统等存在高度的数据相关。

业务系统的成功很大程度上依赖于与其他相关系统的数据同步是否及时和业务集成是否充分。在场所资源借用共享平台中，主要明确三个方面的集成关系，即基础数据、场所使用数据、活动信息。

4.制度建设

场所资源借用共享平台系统是解决“资源利用不充分和资源使用紧张”悖论的基础，但是只有用好系统才能真正解决资源闲置与使用紧张同时存在的问题。当然首先信息系统的使用需要满足可用性、易用性，让院系部门和师生在使用过程中享受到了便捷，对场所使用的效率有了实实在在的提升，其次学校有要制度保障，使得院系部门和师生的场所借用管理必须通过系统进行，做到场所资源借用通过系统进行有动力、有约束，最终形成场所资源借用共享的长效机制。

要达到以上要求，制度设计必须满足资源使用权、管理权的统筹管理，形成包含运行、动力、约束三机制合一的管理机制。为此，上海财经大学明确了由后勤管理处负责学校场所资源使用的全面统筹协调，对具体场所管理进行分级授权管理，并拟定了“上海财经大学场所资源借用管理办法（试行）”。

四、结束语

本文分析了高校场所资源存在的利用不充分与资源使用紧张同时存在的悖论及其原因，并从理论根源上进行了探讨，提出解决该悖论的主要途径是建设场所资源借用共享系统及配套的管理制度，最后以上海财经大学为例，从流程和服务标准化、系统功能设计、系统集成和制度建设四个方面来研究平台系统的构建。

上海财经大学场所资源借用共享平台于2014年初启动。现在已经进入测试阶段，于2015年4月份投入试运行。

参考文献：

[1]卢志坚.高校节约型校园建设管理机制探讨[J].上海节能，2013（9）：48-52.

（编辑：杨馥红）