浅析信息化背景下人事档案管理工作

文/江苏省连云港市第四人民医院 杜薇

一、事业单位干部档案信息化管理的影响因素

（一）硬件设施及软件环境。信息化时代以来，事业单位的人事档案管理工作主要牵涉到的硬件设施主要有计算机、打印机等，而要引进所有的设备，并且有充足的时间运行，就要投入大量的经费，同时在后期设备也会出现损坏，所以还要准备一定的设备维护费，因此，资金一旦短缺以后，就会使得设备在运行过程中出现各类问题。若没有相应的硬件设备，就会使档案转换工作，以及整理分析和处理工作被耽误。与此同时，还缺乏一定的软件环境。所谓的软件环境指的是文件标准是否易用、好用，若是没有一定的文件标准，则会在后期出现电子文档的过程中还会有一定的问题存在。如果未采用统一的管理软件加以管理，那么也就没有办法保证信息共享，同时达到预期的管理档案的要求。

（二）无法确保安全性。建立档案的目的就是要想办法实现对档案的利用，所以档案管理的一大目标就是要实现信息共享。在进行信息化建设的过程中，由于网络技术的存在，所以从一定程度上使得干部档案信息有可能泄露出去；尽管已经有一系列的网络安全技术，如防火墙技术、VPN技术等可以处理在工作过程中碰到的一系列问题，然而在网络时代，档案信息在管理过程中是否安全还有待于考证，特别是一切信息都置于网络平台下，干部人事档案信息要想完全处于保密状态难度较大，而且有的信息还可能在网络的条件下得到广泛传播，所以干部人事档案要想保密，同时又想实现共享存在一定的难度。

二、干部人事档案管理的对策

（一）做好干部人事档案管理的基础工作。第一，各单位和部门要加大投入，尤其是对于人事档案的投入，配备齐全的、较好的硬件设施。作为单位的一把手，要对干部人事档案的信息化管理工作有一个深刻的认识，尽可能地争取把更多的资金投入于硬件配置中。当然，在投入的过程中也不是采用铺张浪费的方式，也就是说不只是要考虑如何达到相应的要求，同时还要考虑如何节约成本，同时还要指定某些有一定的专业技能的人员对其中的软硬件设备进行维护，以保证设备可以正常地运行。第二，要积极地结合事业单位的档案管理工作的特点，设计和开发各类符合实际需要的档案管理平台，并采取各类措施，保证平台不会受到时间和地域的限制，从而更好地保证事业单位档案的规范化、电子化、标准化管理。并以共建共享为基本原则，采用各部门以及相关人员的协调配合，采取一切策略，建立干部人事档案信息管理中心，并开发一个可以用于查询档案信息的系统，以保证这一档案管理系统可以完成在线搜索和查询功能，大大改进了档案信息资源的利用率，并以网络环境为基础，更高效，更快速地搞好各项工作。

（二）强化对干部人事档案信息的安全防范。对这些干部档案进行信息化管理，最为突出的问题就是如何保证安全的问题。所以，当前最主要的就是要做好安全防范工作，而出现这类问题的原因主要是传输、录入、存储等，所以不仅要从管理制度上保证安全，同时还要引入新的安全防范技术，如可以引入加密技术以防止第三方截取文件，并破解出源文件；同时可以设置访问权限，对相应的访问人员进行论证中，以此来防止一些外来人员，尤其是黑客进入到系统中，并根据用户的身份，给他们一定的访问权限，并采用相应的监控技术，使一些没有获得访问权限的用户无法进入系统，以保证单位的数据库中的信息不会让黑客等人员的攻击。此外，档案信息管理的从业人员还要不间断地分析网络安全技术，并更新自己的知识库，做好对档案信息数据系统的备份，加强防范计算机病毒的能力，以保证档案信息处于安全状态，同时不会受到外界各类因素的干扰。

三、结束语

综上所述，在信息化的形势下，对干部人事档案开展信息化管理工作必然是其中的一种选择，因为它不只是可以更好地促进信息管理工作，同时还可以更好地提升干部人事档案的利用率。尽管在实际作业过程中，还是存在一系列可以用于阻碍干部人事档案信息化管理的措施，但是只要各方工作人员的共同努力，就可以在不久的将来使得干部人事档案信息得到更加规范的管理。

[1]钟晓芸.关于干部人事档案规范管理模式的思考[J].档案天地,2012(08).

[2]李妍.高校干部人事档案信息化管理系统建设初探[J].南方论刊,2012(11).

[3]刘韶青,林香青,张琮.浅谈干部人事档案管理与利用的创新[J].北京档案,2010(10).