试论建立医院实习生档案管理信息化系统的设想

2015-11-26齐齐哈尔医学院第一附属医院王天雷

办公室业务 2015年7期

文/齐齐哈尔医学院第一附属医院　王天雷

文/齐齐哈尔医学院第一附属医院王天雷

【摘要】医院的档案管理需要开展信息化建设，建立实习生档案管理的信息化，有利于资源的开发与利用，可以有效的节省人力资源和时间，便于医院的人事管理，为医院的发展提供科学的信息和依据，从而更好的为医院的发展服务。本文将从实习生档案管理的现状、建立实习生档案管理信息化的必要性及要求三个方面进行分析。

【关键词】医院；实习生档案；信息化

医院的实习生由医学生和与医学密切相关的非医学专业的学生两部分构成。他们在医院的专业素养、学习的态度、专业的技能等各种表现，及在实习期间的各种材料都会记录在实习生档案中，因此实习生档案信息的有效管理是非常有必要的。

一、实习生档案管理现状

（一）缺少对实习生档案管理的重视。医疗是医院的工作核心，因此在医院的管理工作中，对档案的管理缺乏一定的重视，尤其是在短期内无法体现价值的且流动性大的实习生档案。传统的观念中，实习生仍是没有毕业的学生，因此他们的档案理应由学校负责，实习单位只是为学生提供实习机会，无需对其档案进行管理，忽视实习生档案的重要性。此外，由于实习老师工作繁忙或缺乏对实习生档案管理的重视，没有将实习生在实习过程中的表现——记录下来，不重视实习生的档案新信息，甚至随意更改、涂画等，使实习生档案缺乏可信度，削弱了实习生档案的价值。

（二）缺乏健全的实习生档案管理制度。医院根据国家相应的政策法规建立了相对完善的医院管理体制，但对于医院实习生档案管理制度的制定却没有明确说明。实习生档案管理制度的不完善，对于实习的管理是很不利的，甚至可能会导致实习生管理工作无法正常进行，对于实习生本人也可能会出现无法顺利毕业等问题；在就业过程中，就业单位也会因缺少对实习生的认识，而错过录用优秀实习生的机会。

（三）缺少专业的档案管理人员。目前医院的档案管理人员紧缺，兼职人员过多，人员素质及专业性参差不齐，对档案管理缺乏认识，不能及时收集、整理档案，可能会造成档案信息的丢失，不利于档案的管理。另外，由于档案管理人员的薪资待遇、编制等因素，档案管理人员的积极性不高，职业素养不够。

二、实习生档案管理信息化的必要性

档案的信息化管理是医院发展的必然选择，因为医院实现档案信息化管理可以为医院提供完整可靠的数据资料，协助医院管理，对于提升医院整体发展水平具有重要意义，同时还可以推进医院管理的信息化和规范化。

医院如要实现档案管理信息化，实习生档案管理也必将纳入其中，建立信息化的实习生档案管理系统，可以完整的记录学生在实习过程中的表现，对实习生档案进行统一、规范的管理，减少或避免出现实习生档案的错误与遗漏，增加信息的完整度与可信度，做到对实习生客观、准确的评价，便于医院的管理，也为用人单位选拔人才提供了资料。

三、建立实习生档案管理信息化的要求

（一）改变档案管理方式。医院信息量的逐年增加，使原有的档案管理模式已无法适应现在的发展速度，因此，医院应将原有的纸质档案管理改进，在原有的基础上增加适应时代发展需求的信息化的档案管理系统。传统的档案管理的单调性和时效性低等缺点日益凸显，但如果将信息化的管理模式加以结合，取长补短，那么就会使档案管理不受时间和空间的限制，满足更多发展的需要。与此同时，档案管理人员也要改变工作模式，原有的只靠人工的工作方式以不提倡，所以档案管理人员要不断学习新知识，增强专业技能，提高自身素养，以适应信息化的档案管理模式。

（二）建立档案管理信息化的标准。建立标准的信息化档案管理，首先要根据医院的实际情况做具体分析，建立属于自己的档案管理的信息平台，将医院的资料归类、划分，流动性比较大的实习生资料可以建立一个新的模块，再在此基础上进行记录、分类等，对实习生档案进行统一、有序的管理；其次，增强防范措施。对资料记录上传以后，一定要保证资料的安全性、保密性，可通过设置登陆账号和密码等方式，避免实习生资料的外泄与丢失；最后，对信息资源进行有效整合，进行统一规划，方便资源的查阅与共享等，避免资源的浪费，方便档案管理人员对档案信息的管理。

（三）设备的保障及专业人才的培养。保证档案的信息化建设离不开设备的支持，因此需要档案管理部门必须具备应有的设备，如电脑、扫描仪、复印机等现代化设备。现代化设备的引进，需要有相关知识的人员予以使用，因此，对档案工作人员的要求有所提高。

档案管理的信息化，要求档案管理人员不仅具备专业知识，还要掌握使用计算机的方法，需要对其进行专业的培训，使其掌握基本的信息处理能力，及专业的处理档案资料的能力，使档案管理人员能够独立的管理、掌控医院的档案资料，推动档案管理信息化的建设。