民政档案信息化建设的对策及建议探析

2015-11-26滨州市沾化区民政局吕翠峰

办公室业务 2015年7期

文/滨州市沾化区民政局　吕翠峰

民政档案信息化建设的对策及建议探析

文/滨州市沾化区民政局吕翠峰

【摘要】民政部门是政府的重要职能部门，民政档案管理作为民政部门的业务基础，在整个民政系统起着重要作用。随着社会信息化程度的不断加深，民政档案的信息化、科学化已经成为社会发展的必须。本文从民政档案管理工作信息化的特点着手，通过叙述当前民政档案信息化管理存在的问题，继而提出民政档案信息化建设的对策及建议，使得民政档案工作更好的适应信息化社会的要求，更好的发挥行政职能，为人民服务。

【关键词】民政档案；信息化；科学化；对策

一、民政档案工作信息化的特点

民政部门业务广，分类繁多，由此产生的各种业务档案也相应繁多。为顺应社会信息化的发展形势，基层民政业务近几年来正在逐步进入信息化管理。在已经引入信息化管理的民政部门，其优势已初显凸出：首先，工作效率明显提高。传统的民政档案管理工作主要是人工操作，耗时耗力且容易出现差错。引入信息化管理后，通过计算机进行资料的处理，办公效率明显提高且准确率高。其次，资料实现共享和交流。传统的档案管理无法做到信息共享，查阅更是不便。引入信息化管理后，实现了市、区、镇的三级联网，信息实现了共享。最后，更加方便快捷的服务群众。引入民政档案管理信息化后，人民群众需要查询民政信息更加快捷。

二、民政档案信息化管理存在的问题

（一）对民政档案信息化管理工作的认识不到位。政府民政部门的某些工作人员对民政档案信息化工作不够重视，态度不端正，对档案管理上级部门部署的任务和检查工作存在应付心里，上级部门来检查时做做样子，日常工作中懒散、不认真；政府对民政档案信息化建设投入的经费不足。现阶段的民政档案信息化管理相对滞后，软件、硬件设施缺乏，已不能适应高速发展的社会需求；民政档案管理工作任务重，而工作人员又身兼多职责，不能专心做好档案管理工作，使得档案管理工作在思想上很重要，在具体工作中又放在次要位置。

（二）全面的档案信息化管理不健全。随着社会信息化的进程不断加深，计算机越来越广泛的应用到民政档案管理工作之中，但是由于计算机技术的制约以及当前民政政策的规定，当前民政档案管理工作仍然实行双轨制，即民政档案信息管理没有实现全部的电子化，仍有一部分的工作是人工管理、纸质化。普通群众对纸质版的文件信任程度高，对电子版档案信息缺乏正确的认知。因此，民政信息档案的信息化整理和归档，没有被广泛的重视起来，电子文件的管理也存在混乱之处。

（三）工作人员素质参差不齐。从民政档案的整体工作队伍看，专业素质低、信息化管理水平偏低是普遍存在的问题，这个问题在基层民政部门尤为突出。许多档案管理的工作人员的业务水平没有达到档案信息化的管理水平，信息化管理经验匮乏，仍然停留在管理纸质版档案的水平上，跟不上新形势的发展。

三、民政档案信息化建设的对策及建议

（一）在思想上提高对民政档案信息化的建设的认识。首先，领导应高度重视民政档案信息化的建设工作。民政部门的相关工作人员应及时、主动向上级主管领导汇报工作，引起上级主管机关对民政档案信息化的建设重视，这样才能根据民政部门的实际需要，给予其配备确保工作必须的技术设备、充足的工作人员。其次，民政档案的基层工作人员在思想层面上要高度重视民政档案信息化工作，提高安全责任意识，确保档案安全无小事。最后，民政部门也应该做好档案安全知识的宣传教育工作，增加民政档案学习交流的机会，以增强民政档案管理工作人员的责任意识。

（二）推进民政档案信息管理系统的建设。民政工作的信息化程度加深，对民政档案的管理水平提出了更高层次的要求。电子文档将随着计算机技术的不断完善、数据技术的成熟与数据安全问题的解决，应用于民政业务的范围将越来越广泛，不仅包括日常工作方案、总结还包括结婚档案、离婚档案、补领结婚档等案婚姻登记档案、优抚安置档案、地名档案、社团、慈善档案、政权、殡葬等关于民政工作的各个方面。故此，推进民政档案信息系统化建设，确保民政各部门的档案信息真实、完整、有条理的归档，保证档案数据库的安全，进而进一步服务于人民群众，服务社会。

（三）提高档案管理人员的业务素质。有好的法律、好的制度，但若工作人员的业务素质低下，在执行过程中，不正确、有偏差的操作，那么也不会取得良好的社会效果。所以应加强行政部门档案管理工作人员的业务素质，更好的发挥制度优势，更好的为人民服务。在日常工作中，聘请专家做业务讲座，定期举行业务能力培训，使工作人员掌握基本的计算机应用知识、网络安全知识等并且逐步拓宽其自身的民政方面的知识面；定期举行业务能力比赛，提高工作人员的竞争意识，努力提高自身业务水平。