信息化时代机关事业单位档案管理的创新

文/连云港海事局 潘亚丽

众所周知，在任何事业单位中，各类行政事务要想有条不紊地运转都需要以档案管理作为根本依据，这无论是对于单位自身的发展，还是对群众精神面貌的改善都具有重要的意义。在社会的不断发展中，事业单位的改革也在不断地发生着变化。仔细分析先进事业单位档案的管理，目前还存在档案文件内容不完善等问题。现代社会已经进入了网络时代，随着信息技术的飞速发展，以其为核心的数字化管理已经开始受到越来越多人的推崇，档案管理工作也应该在原有传统模式的基础上有所改变，现代化的信息技术无疑能够提高这项工作的效率，因此利用档案信息化管理充分发挥档案的管理价值，已经逐渐成为现在档案管理的趋势。从这个角度来看，信息化时代机关事业单位档案管理的创新就具有非常重要的现实意义，能够为众多事业单位提供一些可供借鉴的建议。

一、档案信息化建设的相关概念

顾名思义，档案信息化建设是指国家档案行政机构对档案的管理进行统一规划，运用现代化的信息技术整理档案，使得档案管理现代化的步伐进一步加快。总之，档案信息化就是由纸质的实体模式转变为电子信息模式的过程。这个过程不是一蹴而就的，需要一定的时间。所以，机关事业单位应该转变思想，积极采纳使用现代化的信息技术设施，不管提高档案管理的水平。

二、信息化技术发展与档案管理信息化的趋势

现代化信息技术正以迅猛的速度发展，因而电子政府的使用对档案及其管理工作影响巨大。由于数字政府的建立以及发展，各机关事业单位都开始较为常态化地使用各种电子文件，档案信息也随之发生了变化，由过去使用纸张、照片或者录像的形式朝着数字形式转变。当需要某一类档案信息时，不用再像过去一样必须要到专门的档案室去调阅，而是可以直接在网上进行索取，查询方式也发生了巨大的变化。面对这样的发展趋势，机关事业单位的档案部门应该将工作融入到信息管理的大环境之中，充分使用数字文档以及视频，利用网络传输的特点，制定出完本的数字档案管理系统。随着网络技术的不断完善以及网络环境的不断优化，档案管理信息化会在现有的基础上，有更为快速的发展。针对这种现状，机关事业单位一定要有清醒的认识，从而加快本单位档案管理信息化的进程，以便适应时代的发展，不断提高该项工作的效率。

三、信息化技术在档案管理工作中的优势

（一）提高档案管理的工作效率。对众多机关事业单位而言，档案管理工作所面对的对象通常都是数以万计的，内容纷繁复杂，涉及到单位的方方面面，如果没有信息化的帮助，档案的整理与保存都是一项繁重的工作。利用现代化的信息化设备，档案管理部门就能够较为有效地提高工作效率，进行档案的整理与保存工作，能够节省人力、物力、财力。

（二）提高对陈旧档案的管理效率。在机关事业单位之中，进行档案整理的时候我们会发现，各类档案令人眼花缭乱，培训、学习、考察、活动、评聘……这些资料以及数据对于单位都是非常重要的，很多都属于需要长期保存类。但是，如果使用纸质的档案保存，首先档案室便是一大考验，面对大量的纸质档案，目前各个单位的档案室都是捉襟见肘；其次是查询工作困难，人工查询让档案工作人员的管理变得比较繁重。而如果采用信息化的设备与技术，机关事业单位可以将纸质的档案进行真空、数字化的现代化处理，这样不仅提高了档案的保存率、节省了存放空间，同时查询与调用也更为方便。

（三）促进档案文件信息的交流和分享。由于传统的纸质档案在搬运方面十分不便，所以机关事业单位的各个部门或者是各个单位之间在档案交流分享方面一直都是一个缺陷，但是信息化的管理技术很好地弥补了这一缺陷。在应用了信息化技术之后，档案的管理级别发生了巨大的变化，由案卷级朝着文件级转变，体系化管理的模式初步形成。信息化技术的使用使得机关事业单位的各个部门之间联系更为紧密，档案查询更为方便快捷，从而提高了档案的使用效率，提高了档案管理的工作质量。

（四）提高档案保存的稳定性。传统的纸质档案保存受自然环境影响比较大，而电子档案相对于纸质档案，保存寿命更长，而且具有一定的稳定性。电子档案通常使用移动硬盘、光盘等一些电子文件载体进行保存，一般而言，每份电子档案都会进行二至三份备份，大大提高了电子档案保存的稳定性以及安全性。这些电子文件载体无论是存储还是读取都非常方便快捷，受外界影响比较小，因而稳定性强，可以满足机关事业单位长期存储档案的需要。

（五）提高档案传递过程中的速率以及安全性。传统的纸质档案在运输的过程中需要耗费大量的人力、物力，稍有不甚便会造成档案的遗失。而在信息化管理技术的基础之上，采取相应的技术手段便能够通过互联网来进行档案的传递，这在无形当中便减少了运输档案所使用的时间，提升了传递速率，同时安全性也得到了极大的保证。

四、信息化时代的档案管理新思路

信息化时代的档案管理方式与传统的管理方式进行比较，无论是在思想上还是内容上都需要全方位的创新。首先体现在工作人员的思想观念上，必须要与时俱进，摒弃过去遗留的那些落后的观念；其次是工作人员的技术，需要其不断地进行学习，掌握信息化的技术手段，只有这样才能够适应档案信息化管理工作。

（一）变管理为服务。在印象之中，传统的档案管理只不过是一种单纯的管理性工作，但是时代的发展变化使得信息化时代已经来临，过去想都不敢想的信息共享与传递在几秒之中便能够完成。在这样一种背景下，人们对于档案材料的便捷度要求日益提高，这就需要档案管理部门必须要从自身出发，转变过去那种传统的工作性质，而是以服务的理念来指导工作。例如，利用信息化的优势帮助服务对象提供更为完善和丰富的档案资料，将电子档案进行专门分类，以方便他人的查询等等。随着信息化进程的不断加快，人们对于档案资料以及信息的需求也越来越多，种类也更为丰富，获取档案的速度上也有了更高的要求，所以作为档案管理部门必须要让自己的管理服务更进一步。

（二）变被动为主动。传统的档案管理材料全部是枯燥的纸质材料，而现在的信息化档案管理面对的是各种电子材料，要想提升档案管理的服务质量，满足人们的各种要求，档案管理工作就要由被动变主动。例如，将相关人员更新后的信息进行自动上传与修改，以便在信息需要更新的时候系统可以主动地进行提示，避免漏下。同时，档案管理部门还需要将档案服务进行一定的延伸，也就是无论在何时、何地都能够对档案进行查询，这样档案管理的方便快捷就得以很好地体现。

（三）变实体为虚体。与传统的纸质档案相比，信息化时代的档案资料管理便不再需要大量的纸质材料，而是转变为使用无纸化的信息采集以及操作，更具根据不同的需求，档案的种类以及方式也在悄然发生着变化，在不断地丰富之中。电子档案数据库的使用，让档案电子化管理的功能变得更为强大，数据的更新速度更快，查询也更为快捷。

五、信息化时代档案管理工作创新的措施

（一）不断提高档案信息系统化水平。在信息化时代，要想使档案管理工作有所创新，那么就需要提高信息系统化水平。档案系统的各个环节必须要达到相应的标准，只有如此，各个环节才能够相互联系，进而发挥出其应有的作用，从而不断提高信息化系统的功能。当然，档案的电子系统在运行的过程中会出现不同的问题，其自然会使得系统运作能力有所下降，从而影响档案工作的顺利开展，这也是机关事业单位档案管理部门要不断提高档案信息系统水平的一个重要原因。

（二）做好档案信息数据库建设。数据库的建设是机关事业单位进行电子档案信息体系管理的一个有利措施，不可否认，我国的电子档案信息体系目前还只是停留在对文件的处理以及系统管理的发展时期，进一步完善还需要一定的时间。所以，在这个时期，建立以及完善数据库对进一步优化电子档案工作以及对该工作进行进一步的创新都起着至关重要的作用。因此，必须要加大数据库分析研究的力度，从而进一步创新电子档案工作。

（三）完善相关制度。就我国目前档案信息管理工作的现状来看，主要存在以下四个方面的问题：第一，技术相对比较落后；第二，规范性较差；第三，档案之间的分享不及时；第四，工作人员技术水平较低。仔细分析上述四个问题，档案管理工作要想创新，首先应该建立一套较为完善的管理体系来规范电子档案的信息工作，其次要不断提升档案管理人员的素质以及专业技术水平，定期对其进行考核，对不能符合要求的人员要予以辞退或转岗，从而实现档案的有效管理。

六、结语

机关事业单位的档案管理是社会发展的必然需求。从总体情况来看，信息化不仅给档案工作注入了生机，同时也增添了该项工作的新思路。信息化资源为众多参与者提供了便捷服务，同时也带来了大量的信息需求。应该说，信息化时代使得档案工作更加具有生机，也进一步开拓了档案工作的新思路。信息化的资源不仅让我们获得了众多的便捷，同时也有大量的信息需求。档案工作信息化不仅在硬件上需要进行进一步的更新，同时更需需要档案管理人员思想的进一步转变，从而能够开发出更加适合现代社会需求的档案管理服务，使得档案管理系统更加完善，从而不断加强档案管理现代化进程的发展。档案信息化对机关事业单位的管理提出了更高的要求，同时档案管理工作的好坏也影响着单位现代化的提升。从这个意义上而言，机关事业单位的档案信息化可以进一步改善各单位的管理环境，丰富档案的管理以及服务形式，对提升整个单位的信息现代化起着极为重要的作用。

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