学校档案管理工作实践体会

文/江苏省扬州市梅岭小学西区校 杨国湘

作为学校开展各项工作的最为重要的依据性资料，学校档案管理工作是学校管理的一个重点工作。其管理水平的高低也将直接关系到学校的教育水平。因此，学校应当强化档案管理工作，及时解决档案管理工作中的各种问题。本文主要分析了学校档案管理工作的实践。

一、强化档案管理工作的标准化和规范化

（一）完善档案管理程序。任何一项工作都应当具备统一而规范的管理标准，这既是保证管理工作效率的前提，也是提高管理工作水平的要求。学校档案管理工作亦不例外。因此，开展学校的档案管理工作时，学校方面必须强化档案管理工作的标准化和规范化建设，以将学校的档案提升更加准确、安全的管理状态中来。所以必须进一步完善管理程序。与其他档案工作一样，学校的档案管理工作也具有很大的流动性。这就需要管理工作人员能够做到严格按照管理的既定程序进行档案的签收、等级及至最后的归档工作。这样一种秩序性的管理工作，能够在保证档案清晰条理基础上的工作的高效和准确。与此同时，档案工作可以利用零碎的时间完成，除了工作变动时的管理之外，还应当做好及时的归档、分档处理，并要做好档案的核对工作。

（二）加强特殊档案的定期性整理。学校在管理档案的过程中难免会出现各种类型的特殊性档案材料，对于这一类材料的整理工作，学校可以选择定期性管理。通常来讲，其循环的期限是一年。例如，对于涉及到学校领导部门人员的调动时的管理材料方面，除了必要的人员流动报告文书以外，还应当一双份的方式以保证档案管理人员具有参考副本。而要保证这一特殊管理工作的效率和准确，就需要学校档案管理部门中的各个单元能够形成统一的系统，以保证特殊档案管理中的零失误。

二、增强档案管理的网络化

随着科学技术的不断进步和发展，网络已经成为各行各业进行工作管理的先进技术手段。网络化不仅能够提高管理工作的效率，而且还能节省管理工作的人力和物力。因此，在档案管理工作当中，学校方面应当强化档案管理工作的网络化建设。由于我国的网络技术发展起步较晚，学校领导方面的档案网络化意识较弱。这造成了网络开发建设的极大障碍。而且人工管理档案，难免会存在多种问题，出现各种失误。因此，学校应当有意识地招聘一些专门的网络技术人才，或者直接从市场承接一些系统完善、稳定的网络管理系统，并将其运用到学校的档案管理当中。而对于这些网络档案的操作和管理工作，学校也必须其任职人员的专业性。另外，除了必要的应聘考核和年终审查之外，学校还应当安排网络档案管理人员的定期培训，并要设置定期和不定期检查相交替的检查制度，以从多方面保证网络档案的管理水平。

三、加强档案管理安全化

作为学校开展工作的第一手资料，学校档案的安全性工作事关学校各项工作能够正常开展。因此，在进行档案管理工作时，必须要进一步加强其管理的安全性。而要保证档案的安全性可以从以下几个方面入手。其一，增强档案员的工作主动性。档案员是接触档案的最为重要的人员。他们往下承接原始档案资料，往上承接学校的各项档案工作开展。因此，档案员的工作主动性直接关系到档案管理的效率和安全。而且，由于学校档案本身带有一定的流动性，如果档案员没有主动地完成档案的归类和整理，很容易造成学校档案工作的积压，严重的甚至会造成关键性档案的流失，造成学校管理工作的巨大损失。因此，在聘用档案管理人员时，学校方面要对应聘人员的工作积极程度设置一定的任用标准，并要不定期检查档案员的档案整理情况，以不断提高档案员的档案管理意识。其二，对于必须要进行书写的档案，必须保证其书写严格按照相关的规定。例如，使用蓝黑色或者碳素墨水。因为这种性质的墨水不容易风化，能够在很大程度上降低文件的破损程度，以保证档案文件的完整性。与此同时，对于已经归档的材料进行保存时，要保证其保存环境的通风性和湿度都要根据既定的要求。特别是要注意档案保存环境的防火工作，以真正将档案管理的安全性提高到最高档次。其三，提高档案员的综合素质。随着时代的发展，科学技术的不断进步，档案管理工作也不只是以书面笔录的方式进行，而是转向无纸化的网络档案管理。这种档案管理模式相比于传统的档案管理，其工作效率更高，安全性也更好。但是，网络档案管理也依然存在这诸多的隐患。例如，网络病毒入侵。因此，学校必须定期对档案管理人员进行培训，保证每一个档案员的网络操控技术的专业化水平。同时，还应当提高他们的道德素质，加强网络道德安全知识的宣传。真正推动网络化的档案管理向零风险、零失误的目标迈进。

四、结论

学校的档案管理工作质量高低，是考量学校管理和教育工作水平的直接参考标准。因此，学校必须重视档案管理工作的建设。在保证其管理具备统一性和标准化的基础上，再将其推向网络化管理，并要在管理的各个环节增强其安全性。同时，还应当不断提高档案管理人员的综合素质，保证其档案管理工作的质量。只有这样，才能将档案管理工作置于推动学校工作建设和发展的轨道之上，才能不断提升学校的教学质量。