浅谈项目档案的文件级管理

文/广州市番禺区中心医院 陈伟光



浅谈项目档案的文件级管理

文/广州市番禺区中心医院 陈伟光

【摘要】针对第二批党的群众路线教育实践活动项目文书档案的整理，本文从档案管理长远发展考虑，对比文件级管理和案卷管理的优缺点，思考地区档案整合问题，提出以文件级管理项目档案的思考，并初步探讨平衡两种方法优点的办法。

【关键词】实践活动；项目文书档案；文件级管理工作

2014年10月，第二批党的群众路线教育实践活动进入了“收官”阶段，各地区实践办相继进入了活动档案资料的收集、整理工作。党的群众路线教育实践活动产生资料可分为文书、声像、电子档案三大类，声像与电子档案已有固定的整理方式，而在文书档案的整理上，虽然2006年国家档案局8号令已规定以文件级管理文书档案的办法，但由于对项目文书档案管理方式未有硬性规定，所以在部分地区还存在以案卷方法整理项目档案的方式。就效果而言，选择哪一种方式都能保证档案保管与利用，但随之发展，地区间项目档案不统一的问题将长期存在，从而影响各地项目档案日后的整合。从实践活动项目档案的管理来看，明确项目档案管理方式将是各地区必须统一的问题。

总体来看，党的群众路线教育实践活动三个阶段形成的档案资料联系性比较紧密。从保留材料之间的原始联系，保证整个活动各阶段工作的整体性和连贯性考虑，以案卷管理的方式无疑应该比较符合活动项目档案的整理要求。然而，综合档案整理和后期检索、利用工作的考虑，以文件级管理的方式才是适合现代档案管理发展的要求，主要有三大原因。

一是便于整理工作的开展和地区档案的统一。以案卷方式整理档案资料需要进行案卷分类命名，容易受人的思维影响，主观随意性较大，同时，也需要档案团队熟悉分类才能开展工作。而以文件级整理的方式虽然打乱了活动档案资料的整体性和延续性，但以件为单位，放宽了对档案实体形式上的要求，使文书归档工作化整为零，避免漏件需补充的麻烦，更便于档案工作的开展；而按保管期限分类，固定的整理方法，统一了各地区项目文书档案分类的同时，避免思维认知不同而出现的分类差异。

二是利于建立档案检索和适应信息化发展需求。以案卷管理档案，其查找文件是先分析归类，再通过“案卷目录→卷内目录→查找实体”。而以文件级管理档案，在查找文件时是通过“文件目录→查找实体”，由于没有卷宗目录锁定检索范围，在依靠人眼检索时，以案卷管理形式相对比较容易查找档案实体，但前提是档案检索者要对分类比较清晰。而随着现代档案检索技术的加入，检索方式不再单一依靠人眼检索，更多是通过在计算机上输入关键词查找的检索方法。以文件级管理档案既减少在档案管理软件上目录数据录入的工作量，也适应计算机直接定位于文件级条目的检索方式，提高档案的检索速度与准确率，有利于计算机在档案管理上的普及与应用。

三是便于档案的保管、保密和提供利用。实现文件级管理档案后，不再是若干份文件装订在一个案卷内互相牵扯，增加查阅和借取档案时的直接提取性，减少了其它档案材料因不必要的翻阅、拆线而增加的磨损。更关键的是党的群众路线教育实践活动项目文书档案的对照检查、整改落实等材料中存在涉及个人私隐的敏感信息，以件为单位管理使每份资料相对独立，避免了在提供查阅利用时由于在同一案卷内而出现信息曝光的可能。

综合以上分析，党的群众路线教育实践活动项目文书档案的整理应采用以文件级方式整理，但不能否认，以文件级管理档案过于侧重在保管期限的分类，而淡化了材料之间的联系。回归档案管理最终目的“更好地提供利用”，纵观两种方法，可以发现盒与卷有相似的作用点——“定位”，但卷相比盒多有联系性。那有没有一种方法可以保留案卷管理档案的优势呢？我们尝试思考，既然在以文件级管理中互有联系的两份文件可为一件，那么互有联系的多份文件也应该能组成一件。这样组件其实就是相当于组成一个小“案卷”，既遵循文件形成规律，又避免了因厚薄程度不一，而出现档案在利用时丢失的问题。但这样做法就又回到了老问题上，党的群众路线教育实践活动是联系相对紧密的，按“单位-阶段-内容”把多份相联的文件组成一件相对明确，而其它联系不那么紧密的档案资料，究竟以哪个标准组为一件，人的主观随意性影响将再造成不统一的问题，但毕竟组件是在保管期限分类后进行，相对来说，不会出现两种方式“各自为政”的情况。一隅三反，从项目文书档案管理长远思考，重申明确统一各地区以文件级管理项目文书档案将十分必要。

参考文献：

[1]张仕君，邓继均.也说档案“卷”与“件”.中国档案，2000年11期

[2]郝国峰.档案管理中“卷”与“件”应取长补短.科技情报开发与经济，2005年第15卷第22期

[3]陈文英.文书档案卷和件管理优劣之我见.经营管理，2010年总第130期