浅谈如何做好企业办公室发文工作

文/云南省保山市烟草公司办公室 杨绍抄

浅谈如何做好企业办公室发文工作

文/云南省保山市烟草公司办公室 杨绍抄

公文收发是企业办公室工作的重要组成部分，而公文发文更是承担着上传下达的重要作用。公文的发文质量，不仅体现着办公室的整体服务水平，更关系着企业能否正常地运作和发展。那该如何做好发文工作？笔者将就工作过程中遇到的一些实际问题谈谈自己的认识和体会。

企业；办公室；发文

目前，国企改革已进行多年，多数企业在改革中取得了不错的成绩，比如笔者所在的云南省烟草公司保山市公司，正以不断发展的步伐继续前进着。无论在企业发展的哪个阶段，办公室作为单位机构设置中不可或缺的部门，承担着上传下达、综合协调、参谋服务等重要职能，是承上启下、内接外联的窗口，一直发挥着极其重要的作用。2013年伊始，本人服从领导安排，调换岗位从事办公室发文工作，虽然时间不算很长，但对发文工作已较为熟悉。在新形势下，办公室各项工作越来越细化和规范，要求越来越高，下面就如何更好地做好办公室文秘工作，谈一下自己的粗浅认识。

一、勤学习，具备扎实的理论基础

办公室日常工作中最重要的一项就是文字工作，发文也不例外，想要搞好文字工作，就必须具备扎实的理论基础。无论是正规科班出身的专业文秘人员，还是半路出家的非专业人员，只要从事办公室工作，就得大量阅读、长久学习。从古代历史到当今政治经济、从毛泽东思想、邓小平理论到“三个代表”和“科学发展观”，无一不是学习的重要资料。具体到工作实际，必须熟知企业自身的发展状况、规章制度、日常工作等。例如，发文过程中，如果对企业所开展的年度工作不甚了解，可能会出现发错文的现象；还有调研报告，如果没有深入了解，可能会出现数据错误的现象。正所谓学无止境，学习永远是陪伴你一生的良友，只有不断地学习，不断地付诸实践，学用结合，在实践中深化，才能在日积月累中增加、巩固自身理论基础。其实，这里所说的学习，也不仅仅是学习书本知识，还包括在工作岗位上的各种学习培训，以及向领导学习、向同事学习，在不断提高自身学习能力的同时，取人之长，补己之短，全面提升自己的综合素质。

二、严要求，树立良好的自身形象

无论在任何工作岗位，严格遵守工作纪律是每个员工的首要职责。办公室工作日常接触面广，办公室同志要低调做人，踏实干事，坚决摒弃轻浮肤浅、骄傲自大，要谦虚谨慎，一丝不苟地按计划、按原则办事，做到“不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说”，切实加强保密意识。发文岗位每天都经手公司所有的重要文件，相关文件可能涉密或较敏感，一份文件的遗漏或者外泄，就可能会给公司带来无法估量的损失。所以，办公室的发文人员一定要严守纪律，做到适时的“不听、不看、不言”，必须堂堂正正做人、清清白白做事。坚持做人有诚信、做事有原则，时刻保持对组织、对自己都有个正确清醒的认识，以身作则，自觉抵制腐朽思想的侵蚀，不做有损公司利益的事，不说影响团结的话，从言行举止上严格要求自己，树立良好的自身形象。

三、善思考，加强自身综合协调能力

中央“八项规定”出台以后，企业公文数量减少了很多，但必要的公文不能少，而且可能经常出现需要同一时间制发的公文，面对这种情况，我们要理清思路，依据公文内容分清轻重缓急，统筹兼顾、合理安排，才能做到忙而不乱、有条不紊。同时，要善于思考，增强灵活性，不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中，尤其是在遇到工作任务多、时间紧的情况下，一定要冷静思考、科学处理。我们在面对一件事情时，不能光靠领导指令或者只会生搬硬套，而是要养成遇事具有前瞻性及事中思考、事后总结的习惯，在充分领会领导意图的同时，从容不迫、准确、高效地完成任务，这样才能得到领导的认可及同事的信任和支持。例如，请示件、报告件优先处理，一般通知或通告可以在处理完急件之后再处理，确保不误事、不得罪人。再如，因为业务需要，部分业务部门会与相关业务单位联合制发公文，其过程繁琐，且需要沟通协调的事情很多，这个时候就得思考，头脑里面必须要有一套完整的处理方案，综合考虑事情本身的轻重缓急程度，保证不慌乱、不出错、高效率，从而积极、稳妥地完成每一项工作任务。这样，从每一次大大小小的事项处理中，不断培养自己的思考能力，积累办事经验，自身综合协调能力得以不断加强。

四、求务实，用心做好每一件事

公文制发过程中，要将各项工作立足于“实”、扎根于“实”。办公室的同志要养成认真细致的工作习惯，做到清楚领会指示要求、准确传达文件指令，要敢于讲真话，坚决不搞虚情假意和形式主义。应重点注意其中的几个方面：一是把好文字校对关，主要看语言文字有无错漏，仔细推敲，字斟句酌，看文字表达是否通顺、准确，层次是否清楚、严密，语气是否得体，数字、标点等是否规范。二是要在审核时看文种是否恰当，看文件格式是否规范，看文件标题是否妥当，主送机关是否正确，版记、密级、发文字号、签发人、主题词等要素是否齐全、位置是否规范等。从文件处理的每一项要素当中，或多或少可以看出办公室文秘人员的为人，以及对工作的负责度、用心度。所以，办公室发文工作人员做人要实事求是，工作中不玩虚招，不刻意拍领导马屁，不以虚假业绩糊弄领导，从小事做起，踏实用心做好每一件事。

五、讲奉献，扮演好服务大局的角色

办公室工作很大一部分来讲就是服务，服务就意味着奉献，没有奉献精神，服务工作就没有积极性、主动性和创造性。办公室发文人员的岗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，做好办公室工作没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神是难以胜任的，必须要有一种不图名、不图利、默默无闻的精神，要将乐于奉献作为自己实现理想的最高标准，将任劳任怨作为修身养性的根本，只有兢兢业业，埋头苦干，做出不平凡的业绩，才能为大家所拥护，为组织所肯定。作为办公室发文人员，一言一行，都直接或间接地影响办公室或领导的形象，甚至影响到企业的形象和利益。尤其是在发文过程中，公文质量可能会关系到企业、领导或干部职工的切身利益，所以我们一定要严格秉承“细”字诀，精益求精，做好每项流程工作。在加强大局意识的同时，不断在工作中充实和完善自己，使自己的聪明才智和服务意识得以充分发挥，不断提高办公室工作的整体服务水平，积极为领导发挥参谋助手作用，为企业搞好大局服务工作。

总之，我们必须努力培养自己扎实的理论功底，正确的思想观点，踏实的工作作风，周密的组织能力，果敢的处事能力，在工作中时刻谨记“脑勤、眼勤、手勤、腿勤”，有时可能还得发挥“眼观六路、耳听八方”的超能本领，也许感觉要求很高，但只要熟悉了，自然就容易多了。