浅析办公室系统的行政协调功能

文/中国水产科学研究院南海水产研究所 马燕芹

浅析办公室系统的行政协调功能

文/中国水产科学研究院南海水产研究所 马燕芹

本文分析了办公室在单位里的协调职能特点、协调职能要点和提高协调能力的方法，为办公室工作人员提供了关于协调能力的重要参考。

行政管理；办公室协调

作为一个参与政务、协调事务的综合管理机构，办公室要充分发挥办公室系统的行政协调功能，提高处理事务的水平。沟通协调是办公室的一项重要工作。办公室处在单位领导之间、各部门之间，每天都在协调各种事项。办公室要最大化地发挥协调职能，要注重完善内部管理制度，强调工作的计划性，切实做到“事事有人管，人人有事干”，分工明确，各负其责，通力协作，责任到人，上下协调，左右联动，努力实现管理的规范化、程序化、科学化。在新时代、新形势下，办公室必须以新思维、新办法来处理各项事务。笔者就如何做好办公室协调工作浅谈一下自己的看法。

一、单位领导和各部门的协调

首先，办公室人员是单位领导的左右手和重要参谋，处理事情要给领导提供单位相关业务数据和各方面管理信息，提出的建议必须实事求是，适用于单位实际情况，综合各方面条件，具可操作性。办公室对领导的参谋作用十分重要，办公室人员要注意言行，没有考量清楚前，不能轻易献计。一旦有好决策，要敢于向领导提出，但注意点到为止，要充分尊重领导的决策，不能左右领导的决策或者把自己的想法强加给领导。

其次，办公室时常要负责上传下达，在传达领导布置的任务时，必须妥善处理好各种不和谐因素，做到积极沟通、妥当协调、客观处理，避免在传达过程中引起不必要的误会，尽量维护几者之间的团结。同时，要时刻保持客观中立，避免断章取义，要详细了解清楚各部门的困难和问题，及时反映给上级，并积极配合处理问题。

再次，上级领导通常会同时布置各项任务，这时办公室必须分清轻重缓急。无论事务多繁忙、繁琐，在制定工作计划的时候，须从大局出发，纵观各细节，对事关全局的问题，必须多请示主要领导，以主要领导的意见为主，以此为基础去处理事件。

二、各部门之间的协调

第一，单位里各部门办事的出发点都不一样，每个人的思维逻辑也不同，个别人员仅从个人利益的角度考虑事情，这导致了各部门处理事务的时候立场和出发点不一样，使各部门之间可能会诱发小冲突和小矛盾。因此，办公室作为协调沟通的桥梁，要积极做好各部门之间的协商协调工作，了解清楚各方面的原因，避免草率地把事情的表面报告给上级。

第二，办公室处理事情时，往往夹在众多部门意见中左右为难，因此要处在整个单位的高度上，以单位最大化利益为主，顾及全盘实际情况，结合各部门的职能特点，中立处理，不偏帮，不偏袒，解决冲突。

第三，协调要明察秋毫，条理分明，按部就班，无论事件多紧急，也要先理清自己的思绪，再着手处理，不能因为急于完成任务就不看情况盲目处理，更不能不分轻重一刀切，否则会乱了分寸、乱了秩序，坏了事情更是吃力不讨好。

三、要避免的事项

第一，坚决不越权。秘书与领导的关系具有两重性，即在行为目标、政治地位上的统一性和职权范围上的差异性。作为秘书，要始终把自己放到配角和从属的位置，分清职责范围和上下关系，分清工作职责范围和上下关系，以服从为本，积极适应领导工作的需求，以领导为中心开展工作，不能喧宾夺主、越俎代庖。

第二，坚决不邀功。办公室的工作性质注定了每天不停地处理各种繁重、繁琐的大事小事，不停地协助、协调、协商单位各种大小事项，但却没有轰轰烈烈的大事能显示成绩。处在这种工作状态中，办公室人员必须端正自己的心态，不亢不卑，不能在成绩面前邀功，要甘愿并乐于默默奉献自己的力量，甘愿当好配角，协助单位领导和各部门完成事务。

第三，坚决不喊苦。办公室的工作特点是事务涉及面广、事项繁琐杂乱、事情纷乱集中，在办事的过程中，办公室人员很容易陷入各种矛盾堆、各种杂石堆里，稍有不慎就会处理不当，经常会力不从心。在这种工作压力下，办公室人员要沉得住气，适当调整心态，积极主动办好职责范围内的事情，不能拈轻怕重，推三阻四。

四、提高办公室协调能力

办公室繁琐繁重的工作内容、左右为难的工作位置、沉重如山的工作压力，都要求办公室人员时刻严格要求自己，不断提高理论水平、业务素质和应变能力。办公室的工作状况随着单位和社会的新形势不断发生变化，办公室人员必须与时俱进，开拓新的工作思路和方法，发挥更大的功能和作用。因此，办公室人员平时要注意积累处理事务的经验、学习现代科学的管理知识，切实联系单位实际情况和实际工作内容，深入分析，增强做好协调工作的素质和本领。

办公室是一个密不可分的整体，很多工作都离不开团队合作，不能单靠一个人的力量完成，需要多人通力合作。为此，办公室人员不能只盯着个人利益，而是要以大局的利益为出发点。在团队里，必须合理分工，取长补短，目标一致，充分发挥各人特点，更好地实现共同目标。

[1]祁跃辉.如何做好办公室工作[J].人事管理，2000(2).

[2]王金家.谈办公室主任之“道”[J].秘书工作，1998(10).