浅谈中小国营企业人事档案管理

文/广州建筑集团有限公司 谭小勤

大部分国有企业都有人事档案管理部门或机构，匹配了相应的专（兼）职档案管理人员和人事档案管理制度。人事档案管理在企业人事制度、用人理念以及对员工的发展等方面都有重要的利用价值。

一、企业人事档案管理的作用

(一)人事档案管理对企业的作用。人事档案管理反映了企业员工在数量、年龄结构、学历、专长等基本情况，为企业在人力资源匹配方面提供重要的参考。企业管理者可以通过人事档案了解企业人力资源的动态变化，掌握哪些人才对企业的发展做出积极贡献，哪方面的人才还需提高，从而有助于企业合理用人、选人及员工培训等。做好企业人事档案管理工作有利于企业的发展。

（二）企业人事档案对个人的作用。企业员工的入职、试用期转正，调资考核、职称评审（定）以及职务升迁、工作调动等方面都需要利用人事档案进行查询、审核。员工退休后也可能会利用人事档案，例如一些具有高级职称或退休较早的人员需要进行职称和工龄材料的确认，就需要查考人事档案。人事档案在工作、学习中不断积累，并在个人一身中发挥重要的作用。

二、企业人事档案管理状况及分析

（一）人事档案管理制度与规范不完善。企业在发展过程中进行了一系列的改革与调整，人事档案工作也发生了很大变化。人事档案管理工作很少纳入企业档案管理工作的整体规划中，档案工作人员也因循守旧，所以人事档案管理制度和标准陈旧，而与之相适应的制度和标准没有进行相应的调整和补充，工作中人事档案管工作与制度常常不一致。

（二）人事档案管理方法、保管条件落后。企业人事档案管理制度陈旧不完善，整理方法落后。档案整理仍以卷为单位按人事档案十大类分类排序、编码、完成档案案卷目录以及卷内目录，打孔用绳子装订成册放入档案袋，后来根据2012年中共中央组织部（组通字[2012]28号）《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》改用设有3个装订柱的档案盒。由于档案整理方法与档案装具的特点，档案利用极不方便，利用者一般只是利用人事档案中的某一份档案，我们必须拆开整册或者从档案盒三个柱上取出该份档案，这样反复拆、装不利用人事档案的完整和安全。由于企业自身条件限制以及企业对人事档案基础设施投入不够，有些单位人事档案库房离办公地方较远、库房设施落后，很难监测库房的温湿度从而导致档案受潮生虫，而档案库房又不适合整体灭虫，只能靠档案人员对档案逐本检查再处理，这样既不彻底也不安全。

（三）人事档案信息化程度较低。企业对人事档案信息化建设投入不够；档案工作者不积极学习信息处理、数据库等计算机技术。有些企业人事档案只是用excl实现了档案目录电子化管理；有些企业虽然引进了人力资源管理系统实现人事部门的管理工作，但没有人事档案管理模块，也没有使用专门的人事档案管理系统；部分企业虽然使用了专门的人事档案管理系统，实现了人事档案基本信息的维护，用户设置、数据备份等功能，但缺少分类统计、分析等功能。人事档案流动行强，人事档案仍注重纸质保管，产生电子文件没有进行同步保管，人事档案数字化程度也很低。

（四）专业人事档案人才缺乏。企业很多人事档案管理人员都不是档案专业人才，多数由人力资源部门的人兼职或者根据企业需要实行员工内部调动。他们极少评档案系列职称，平时很少关注和学习档案管理、计算机、人事等方面的新知识和技能，所以不能很好掌握人事档案管理的最新研究和发展状况，不能清晰了解本企业人事档案管理方面存在的问题和差距，便在人事档案管理工作方面没有改进和提高，只是因循守旧的完成工作。

三、对企业人事档案管理的几点建议

（一）不断完善人事档案管理制度与标准。企业人事档案管理制度应根据国家有关政策和规定、上级主管部门等有关人事档案管理的制度和要求结合本企业情况来制定。人事档案工作人员在日常的工作中要加强学习有关人事档案管理方面的政策和要求，在工作中善于发现问题，总结经验提出改进的方法，与负责人事档案的领导交流并争取领导的同意，再把改进措施制定成工作中应该遵循的制度和规定。这样档案管理制度将更加完善，有利于提高人事档案管理工作。

（二）改进人事档案管理方法，提高人事档案管理水平。人事档案整理方面可借鉴文书档案整理：以件为单位，页数多的用不锈钢钉装订，少页用档案专用乳胶粘好，然后分类放入相应类别的顺序，编件号，使用文书档案保管的档案盒。这样整理保管及简洁又方便利用，还能更好的保证档案的完整和安全。改进人事档案保管条件，做好避光、防尘、防潮等八防措施；匹配相应的保管设施如（空调、抽湿机、加湿器等），定时检查和更换防虫、防潮等档案药品，保证人事档案资料的安全。

（三）加快人事档案信息化建设步伐。加强领导对档案信息化建设的重视，投入相应的人力和物力。企业可考虑购买或自行开发专门的人事档案管理系统，或在也有的人力资源管理系统上增加档案管理功能。已有人事档案管理系统的企业可考虑进一步完善系统功能，如增加人事档案信息的分类、统计等新功能。日常工作中重视人事电子文件的收集、管理。加强企业部分具有稳定性和重要性员工人事档案的数字化工作。企业人事档案信息化的建设应与文书、科技等保持一致性。

（四）加强领导对人事档案工作的重视，引进或培养档案专业人才。提高企业人事档案管理工作水平需要专业的档案管理人才，企业领导可根据情况内部选任或从高校、社会上引进档案专业人才。重视档案管理人员的继续教育学习和培训工作，加强企业内部或系统内档案管理人员之间的交流与学习，积极参加上级单位或有关档案局举办的各种业务培训工作。人事档案工作者既要掌握档案管理的知识与方法；也要提高信息处理、数据库等计算机技术，努力成为企业人事档案管理的复合型人才。

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