工程档案在城市防洪排涝管理中的重要作用

文/安阳市龙安区东风乡政府　苏文玲

工程档案在城市防洪排涝管理中的重要作用

文/安阳市龙安区东风乡政府苏文玲

当前，防洪排涝河道工程档案管理的重要性愈显突出，本文针对河道工程档案管理的两个特点及常见的三类问题，以改造安阳洪河（龙安区赵张村—宗村段）为例，提出加强工程档案管理的办法和措施。

河道；工程；档案；管理

随着城市规模的不断扩大，洪涝灾害已成为影响城市社会经济可持续发展的重要因素，随着政府对城市防洪排涝工程的重视和投入越来越多，防洪排涝河道工程管理的重要性也随之突出。如何加强防洪排涝河道工程档案管理是预防城市洪涝灾害管理的一项基础性的重要工作。本文以改造安阳洪河（龙安区赵张村—宗村段）为例，针对河道工程档案管理的主要特点以及常见问题提出解决的办法和措施，以供参考。

一、工程档案管理的特点

（一）档案数量多，形成时间长。安阳洪河形成于20世纪三四十年代，发源于安阳西南部丘陵地区，流经整个城区西南部，上世纪六十年代至九十年代，安阳地区的5次洪涝灾害洪河都发挥了重要作用。2001年，市政府根据西南城区建设规划，决定对洪河赵张村—宗村段进行裁弯取直改道建设，解决该段影响西南城区建设和由于我市地势低洼、洪水侵袭、排水不畅的状况。该工程总长约3000米，河面宽60米，深10～15米，占地涉及6个村，其中河道横跨一条通行中的主干道和两条规划中的主干道，建设投资大，项目多，需2至3年。工程档案涉及面广，来源广泛，档案收集必须是全过程参与。

（二）档案门类多，归档载体多。一项工程在建设周期内所形成的工程建设档案数量巨大，其专业性、综合性是其他档案管理所不具备的。不仅涉及土建、安装、电力等专业，而且涵盖了建设、设计、施工、监理、监督等参建单位所产生的文字、图纸、照片、证书、视频、实物等勘测设计、招标投标、工程施工等方面的文字视听资料。现在，在区、乡土地、水利部门资料室，还保存有洪河改造的一些珍贵的照片和施工图纸，对我们了解当时的施工环境，有着非常重要的参考价值。

二、工程建设档案管理面临的问题

（一）重工程建设，轻档案管理，档案管理意识淡薄。安阳洪河在2001年改道建设以前，关于安阳洪河的有关资料分类保管在区、乡土地办、水利办等部门，科室工作人员对档案管理知识了解不足，工程档案归档无强制性要求，仅以与上级主管部门和业务部门来往形成的正式文件为主，忽视有关部门在工作过程中形成的非正式文件材料。其后才将原有资料收集整理转存于各级档案资料室。

（二）档案归案不及时，档案质量存在缺陷。安阳洪河在管理上分属土地、水利、林业、环保等多部门管理，管理人员变动频繁，各自在工作过程中产生形成的档案资料各自保管，没有集中分类整理归档存放于专业的档案室，造成档案不够完整有缺失资料的现象发生。

（三）利用档案意识差，档案利用率低。《档案法》中所说的档案是指对国家和社会有保存价值的档案。我觉得这句话不完整，档案不仅仅是有保存价值，还有很强的使用价值，可以产生直接的经济效益，或避免经济损失。有些档案资料很重要，但是随着时间增长和知情人的变动，原来的档案沉睡于档案柜中，没有发挥应有的价值。

三、工程建设档案管理措施

（一）加强队伍建设，提高业务素质。首先，提高档案管理人员的认识，增强做好这项工作的使命感和责任感。对长时间内固定有一定工程技术水平的专职档案管理人员，要不断加强包括档案业务、工程专业基础知识等在内的业务培训，使档案人员对工程档案文件资料的形成、收集、整理、归档有专业的认识，懂得工程施工流程，让档案管理人员起到应有的重要作用。其次，对工程技术管理人员进行档案知识培训，提高其业务素质和专业技能，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行。最后，在工作人员变动时，严格办理档案移交手续。

（二）规范工程管理，加强档案材料收集与整理。资料收集：一是日常收集和集中收集相结合，注重日常原始材料的积累，二是收集和鉴别相结合。分类整理：对管理类的材料，在整理时按照文书档案的归档要求，进行分类。组纳入文书档案统一编目，著录归档文件目录，存放与文书档案柜内，由专人保管。对录像、光盘及照片等材料分别按照声像档案和照片档案归档方法和要求保管。

（三）明确工程管理档案归档内容，做好档案标准化信息化建设。首先逐步实现档案管理现代化，改变存储和利用方式。积极提供档案利用，提高工作效率。其次要加强电子档案的管理，实现纸质档案与电子档案的同步管理，真正实现档案资源共享，这对档案的提供利用工作具有重要的意义。在收集整理纸质档案的基础上，收集整理电子档案，包括管理过程中形成的文件，照片，视频资料。将原来工程档案较为重要部分如工程文件，施工图纸进行电子扫描或拍照保存在电脑内。将工程档案目录、索引资料电子文档及重要的扫描文件发送到相关人员电脑中保存使用，让沉睡的档案发挥其鲜活的生命力。