基层单位档案管理工作重要性之我见

文/承德市外八庙管理处 毛俊芝

一、基层单位档案管理工作的重要性

基层单位的档案是单位生产、经营活动中直接形成的真实记录，是单位规范管理的一项基础性工作，是单位发展过程的历史凭证，是宝贵的经验财富和信息资源，是与单位同步发展的无形资产，其中包括文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、安全档案等等。各种材料记录着单位不同时期，不同阶段的发展过程，它在科学管理、领导决策、工作研究、总结经验教训、处理重大问题中，有着依据、凭证等重要作用。如：某单位因违规用电造成了火灾事故的发生，在事故调查中，安全档案的原始记录是调查事故原因、分清相关人员责任的依据。只因安全档案中日常检查工作记录不全，缺少被检查单位负责人签字，尽管检查人员一再强调事发前曾经已将此处进行了断电处理，而被检查单位负责人否认此事，双方各执一词，挣得面红耳赤，“口说无凭，立字为证”这句谚语在这里得到了充分体现。在最后定责时致使检查人员、被检单位当事人、负责人以及相关领导都受到了追责处罚。实践证明，档案管理的好坏，直接影响着单位生产经营等各项工作规范性管理的落实，直接影响着单位领导的决策和指导工作，由此可见，档案管理在现实工作中的权重非同一斑，做好基层档案管理工作责任重大，意义深远。

二、基层单位档案管理工作当前存在的问题

（一）对做好档案管理工作的重要性认识不到位。长期以来，在大多数人心里，认为档案管理工作只是应付一些上级考评检查所需，而无实际作用，没有把档案管理工作提高到应有的认识层面加以认识，还存在着“检查时重要，不检查不要” 的错误观点对待档案管理工作，往往是抱着“日常不收集，检查搞突击”的工作态度，在上级检查、考核验收前临时抱佛脚，抽调人员突击整理归档应付，没有认识到基层档案在信息化时代的实用价值。甚至有些领导认为档案管理工作只是收集、整理、保管一些已过时的文件材料，投入人、财、物去管理，不能给单位创造经济效益，出不了政绩，没有真正的从对历史负责、对工作负责的高度去做好档案管理工作。

（二）档案管理力量还较为薄弱。基层单位由于种种原因，一直面临着“人少事多”的情况，很多单位没有设专职档案管理人员，一般由办公室文秘人员兼管，且该人员在实际工作中，疲于应付日常上传下达、起草行文、撰写总结等多项琐碎繁忙的工作，客观上导致了文秘人员很难全身心地投入到档案管理工作中去。尽管有的文秘人员很想做好这项工作，却是力不从心，致使有些档案收集归档不及时，材料不齐全、不规范。另外，充当档案管理的兼职人员由于工作需要时有变动，不够稳定，档案业务知识欠缺，工作链衔接不到位，致使档案管理质量一直不高，极大地降低了基层单位的档案管理水平。

（三）硬件建设投入相对不足。档案管理工作必须以物质基础为保障，必须要有专项经费才能得以完善。现实中，尽管每年上级部门都加大了对基层单位的资金投入力度，但具体落实到档案管理中的资金仍不足,很多基层单位都没有自己的档案室，设施设备老化，办公室、库房、阅览室三不分同处一室现状存在于很多基层单位，即便有些基层设置了档案室，也与整齐、规范统一的档案室要求相差甚远；更有甚者将档案库房、储物室共用，随意找柜子存放档案，五花八门不统一，比较零乱，极易发生档案缺失现象，不利于档案的保存和利用。这种硬件建设投入不足，设施不完善，档案管理标准化建设欠缺现象还存在于很多基层单位。

（四）基层档案管理与服务不相匹配。在实际工作中，有的基层只注重文书档案的收集，而忽视了声像档案、电子文档的收集保管工作，使档案失去了其应有的系统性与完整性，即便是对已有的纸质材料，有的基层单位也是堆放保存，没能及时整理、分类、立卷归档，致使有些需要的资料没法查找，影响了档案的利用。另外，随着科技的不断发展，基层单位也大都配备了电脑等一些新设备，但是在应用服务上也存在着一些问题，由于配备的电脑有限，一个科室几个人共用一台，很难保证电子文档从生成到归档不被删改、删除丢失的可能，以及档案人员不能熟练使用管理软件等，其不能真正的提高工作效率，让档案信息得到有效的利用。

（五）基层档案管理人员专业素质较低。前面也已经提到，在实际工作中，由于基层单位大多数对档案管理这项工作没有引起足够的重视，档案管理人员多数是兼职人员，没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务只是粗浅的了解，业务不熟，难以适应档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，不会使用带有科技含量的档案管理软件及新的管理模式，还停留在传统陈旧的“保管型”管理方式开展档案工作，不能真正的应用计算机和网络技术管理档案，直接影响到档案的完整与安全。

三、加强基层档案管理工作的几点建议

（一）加强宣传，强化领导，提高全员的档案管理意识。要想真正做好基层档案管理工作，就必须从上到下全员解放思想，更新观念，从思想上充分认识到基层档案管理工作的重要性。要通过各种途径搞好宣传发动，通过网络、报纸、橱窗、宣传栏等多种形式广泛宣传档案工作、介绍档案工作的内容、性质、作用等，普及档案知识。利用多媒体组织大家观看档案的重要作用纪录片，以及适时开展档案培训、档案讲座等，充分发挥宣传、教育功能，动员全体人员关注档案工作，自觉做好档案管理工作，以此来提高全员对档案的认识。促使单位领导从根本上认识到档案管理工作的重要性、必要性和实用性，切实把档案管理纳入单位的重要议事日程，作为单位发展的重要内容来抓，在实际工作中，加强档案工作领导，明确分管领导、责任部门、工作人员、岗位职责，使档案管理工作层层有人抓、事事有人管，确保档案工作各项管理措施落到实处，使之更好地服务于单位的建设和发展。

（二）加大投入，立足规范，完善档案基础设施建设。硬件设施是确保档案有效保存、延长档案寿命、充分发挥其信息提供与利用的物质保障。基层单位要从根本上改变无档案室、档案库房和“一室多用”的现状，就要根据本单位实际，不断加大档案管理基础设施建设，多渠道筹措资金增加硬件设施的投入力度，切实改善档案室办公环境和档案库房设施，不断完善硬件设备，严格按照标准，立足规范，避免样子工程，做到“三室分开”即：库房、阅档室、办公室三室分开。配备专用质优的档案橱、档案盒、装订机、计算机、打印机、空调机、温湿度计等设备，努力使档案库房达到“八防功能”，即：防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防虫、防鼠。以适应档案管理工作的发展，确保档案的安全、有序管理。

（三）稳定队伍，强化培训，提高档案管理人员整体素质。基层单位要提高档案管理的整体水平，就要根据工作实际，设立专职档案管理人员，选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作，保持队伍的相对稳定性，明确职责范围，使其专心致力于档案管理工作。同时，要注意专职人员自身业务知识的培训，坚持学以致用的原则，采取“走出去，请进来”的办法，积极创造条件组织档案工作人员到先进单位观摩学习、交流，取人之长，补己之短；聘请档案部门专业人员到单位现场授课指导，培训业务知识、计算机应用等，使档案工作人员及时掌握档案管理业务规程、要求，以及领悟一些先进的现代化管理理念，提高业务技能。另外，在实际工作中，专职人员要勤奋好学，爱岗敬业，在学中干，干中学，用高尚的职业道德，严谨的工作作风，过硬的业务技能，大胆的创新精神，把单位的档案管理工作提高到一个新水平。

（四）依法治档，建章立制，完善档案管理规章制度建设。加强制度建设，严格依法治档，是新形势下对档案管理工作的迫切要求。为使档案管理工作更趋科学、规范、易于操作，必须把规范行为、从严管理作为档案管理工作的筋骨，要从档案的收集、整理、立卷归档，保管、借阅、安全等各个环节均建立健全各项规章制度，如：《档案管理人员工作职责》、《借阅制度》、《库房管理制度》、《各类文件归档制度》等一系列规章制度。在日常实际工作中，严格遵守、执行，使档案管理工作有章可循、有据可依、程序清晰，职责到位，形成档案工作的良性循环，实现档案管理工作的法制化、制度化、规范化。

（五）归档完整，提升服务，提高档案的利用价值。做好档案材料的收集，是确保档案材料完整的重要环节。首先，档案人员要注重日常档案的收集工作，既要收集纸质载体，又要收集影像、照片、录音等介质载体的信息。其次，监督、指导所属各科室等部门档案的收集、整理，严格标准，抓好细节，协调好本科室与各部门之间的联系，争取档案收集的主动权，保证各部门形成的文件按时按要求及时归档移交。特别是职能科室档案，为了查档方便，不愿移交自行保管问题，要多方协调，采取原件移交复印件留存的方式，确保档案的统一管理。另外，优化服务措施，对档案资源进行信息挖掘，把死资料变成活信息，把档案管好用活，提高档案信息的利用价值。同时，在科技飞速发展的今天，要充分利用计算机高新技术，提高档案管理的科技含量，为利用者提供快捷、高速、准确的服务，早日适应新时期基层单位档案管理工作的迫切需要。

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[1]肇丽凤.浅谈机关档案管理工作[J].兰台世界,2011(5 增).

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