论信息时代医院档案管理模式改革

文/济宁医学院附属医院　刘婷婷

论信息时代医院档案管理模式改革

文/济宁医学院附属医院刘婷婷

医院档案管理是一项系统工程，为医院各项工作的顺利开展提供了有力的支撑，是整个医院活动中具有保存价值的有效记录，涵盖了病人病历病案、行政文书档案、病学研究档案、人事管理档案等各个方面。本文阐述了信息时代医院档案管理工作的特点，分析了传统医院档案管理存在的问题，并提出了信息时代医院档案管理模式改革途径。

信息时代；医院；档案管理模式；改革

医院档案管理是一项系统工程，是整个医院活动中具有保存价值的有效记录，涵盖了病人病历病案、行政文书档案、病学研究档案、人事管理档案等各个方面。医院档案管理为医院各项工作的顺利开展提供了有力的支撑。近年来，随着信息化时代的来临，档案数据载体、管理手段都发生了质的变化，也为医院档案管理模式提出了新的要求，如何做好信息时代医院档案管理模式的改革成为摆在我们面前的重要课题。

一、信息时代医院档案管理工作的特点

美国CBS技术研究所的罗斯托指出：“信息时代档案管理特点是以数字技术为保障，以网络为媒介的快速化、便捷化、系统化管理”。信息时代医院档案管理具有以下特点：一是多样性。信息时代医院档案管理有形式多样化的特点。尤其是网络时代的来临，使得信息的传播方式更加方便，容量得到了无限的扩大，档案数据载体发生了变化，档案信息传播的主体由单一中心转变为多中心，任何事件、任何人都可以作为档案管理的主体，医院档案的归类、编目、排序、检索、归档、保存、调用等各项程序更加便捷，档案管理的互动性突显。如果说传统的档案管理是以存档为中心的，那么在信息时代医院档案管理中则是以使用与服务为中心的。二是无限制性。传统的医院档案管理受空间的限制较为严重，而在信息时代有了互联网和移动网络平台的支持，使得有效突破了空间的限制，无论在任何地方都可以进行档案管理。档案数据传输摒弃了传统档案管理存在的时间滞后性特点，增强了档案管理信息传播的实时性。如：医生和病人可以直接通过网络终端进行电子病历的查阅。三是互动性。信息时代的医院档案管理具有互动性的特征，它不再是简单的档案数据存储与使用，而是更加注重档案使用者与档案管理部门间的互动，档案管理更加便捷、迅速、开放、多样化，使得传统的档案管理发生了巨大的改变。如：信息化背景下，医院的各个部门可以共享医疗、行政、研究、财务等各方面的档案资源，档案使用者也可以成为档案管理者。

二、传统医院档案管理存在的问题

一是缺乏认识。长期以来，广大医院对档案管理呈现出“被动推动”的特点，医院管理层对医院档案管理不重视，将档案管理作为迎接上级检查不得不做的工作。医院主要领导在日常工作中，认为档案管理是“可有可无”的事情，只能看到档案管理的“投入”，无法看到档案管理的“效益”，无法认识到档案管理对于医院业务工作开展的重要性。这些都导致医院档案设备比较陈旧、档案管理技术落后、档案管理人员素质低等一系列问题较为突出，降低了档案处理的效率，严重影响了档案工作的顺利开展。二是重医轻档。医院通常将工作的主要精力集中在医疗临床，在档案工作中将重点放在电子病历、HIS系统、远程会诊等医疗档案管理方面，而对于人事管理、财务管理、医疗科研等方面档案不重视，没有树立档案全面管理的理念，一些档案工作还停留在手工收集、检索，造成档案资源开发明显不足。三是无方可遵。缺乏档案的制度与标准建设，医院的档案管理还没有统一的管理制度、标准模式，在档案管理中随意性较强，各个医院的电子档案管理都处在自我探索阶段，尚未形成关于档案收集、整理、归档、保存等一系列的完整系统的规章和制度。使得档案工作人员在档案管理中没有责任机制，管理界线不清晰，管理职能交叉严重，“齐抓不共管”的现象突显。同时，由于标准的不统一，接口、存储方式不同，也使得医院的门诊收费、病例病案收集、检验、影像等系统无法实现数据的统筹衔接。四是重管轻用。长期以来，广大医院不注重档案的使用。医院的大部分档案被收集、存储后，就被束之高阁，封闭式、保守式的“等客上门”特征明显，档案使用者对档案的调用手续繁琐、效率低下，没有真正发挥出医院档案的应有作用。

三、信息时代医院档案管理模式改革途径

（一）由“被动推动”向“主动出击”转变。信息时代背景下，医院的档案管理模式要由“被动推动”向“主动出击”。医院的负责人要进一步加强对档案管理的重视。要充分认识到信息时代背景下档案管理对于提升医院总体管理水平的重要性，将档案管理作为现代化医院建设的重要内容，将档案信息化建设纳入医院整体发展规划，进一步加强档案管理的投入，加强档案软硬件建设，完善电子档案管理的基础设施，做好对档案管理工作的组织领导，加强专业档案管理人员培养，设立专门的档案管理部门，推进档案的宣传，最终充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用，使医院的档案管理再上新的台阶。

（二）由“重医轻档”向“全面治档”转变。要实现传统的档案管理以医疗临床为主不断向信息时代的“全面治档”转变。树立系统论理念，将档案转换、录入、编码、备份、检索等管理工作作为一个系统工程看待，增强档案管理的科学性、前瞻性。密切衔接医院门诊部、住院部、人事部、财务部、后勤部等各个部门，统筹好电子病历、HIS系统、远程会诊等各方面档案管理资源，建立网络化、一体化的档案管理体系。进一步淡化“部门界线”，改变各自为政的局面，加强横向联系，从封闭式、分散型走向开放式、集中式管理，实现“无指缝”对接。医院档案管理要突破部门的藩篱，跳出固定场所，在档案的收集、存储、分类等方面，要调动各部门的力量共同参与，在最快的时间内加以处理，利用信息化资源，构建开放、高效的档案网络平台。

（三）由“无方可遵”向“有章可循”转变。推进档案“无方可遵”向“有章可循”转变。要加强档案的制度与标准建设，建立统一的档案管理制度与标准模式。首先，要明确各个部门的档案管理职能，建立岗位责任机制，将档案管理目标责任分解到每个部门，实现“齐抓共管、分工明确、各司其职”的档案管理局面。其次，不断完善统一的标准。在信息时代背景下，引入国际通用的ISO30301档案（文件）管理体系，实现有法可依，推进医院电子档案的“边上传、边甄别、边分类”，建立医院档案管理的DFS（分布式文件存储）、Hadoop（高度可扩展的分布式批量处理）、DaaS（上传与查询服务）等标准，使得医院的各个部门在档案管理中拥有统一的接口，在档案信息抽取、信息分类、信息聚类、数据压缩、数据处理过程中实现同步，促进医院档案的“靶向定位、按需存取、应用尽收、即用即取”。

（四）由“重管轻用”向“管用并重”转变。信息时代背景下要实现将医院档案的“重管轻用”转变为“管用并重”，要做到归档资料条理清楚、分类合理的基础上，实现查询方便。对医院档案资源系统进行有效开发，使档案的利用更符合档案使用者的需求。一方面，医院的档案管理部门要利用信息技术手段，对档案使用者的需求特征、查阅偏好、档案使用频次、周期等方面进行分析，为档案使用者量身定制档案内容。如：在病历档案信息化管理中，可运用计算机综合查询、分析、共享等功能，将病历档案反馈到各临床科室，为治疗方案的制定提供有效的依据。同时，可将病历上传至网络数据库，档案使用者在终端输入病历编码即可对档案进行调取。另一方面，要实现传统媒体与新媒体的结合。基于移动互联网技术，可以开发更加智能化的医院档案系统，为用户提供更个性化、差异化的空间，使医院档案的用户可以不受空间时间限制，随时随地的通过“主题检索”的方式提取利用档案。

总之，医院档案管理是一项系统工程，为医院各项工作的顺利开展提供了有力的支撑，是整个医院活动中具有保存价值的有效记录，涵盖了病人病历病案、行政文书档案、病学研究档案、人事管理档案等各个方面。信息时代医院档案管理工作具有多样性、无限制性、互动性等特点。传统医院档案管理存在着缺乏认识、重医轻档、无方可遵、重管轻用等问题，在未来的发展中，信息时代医院档案管理模式只有不断由“被动推动”向“主动出击”转变、由“重医轻档”向“全面治档”转变、由“无方可遵”向“有章可循”转变、由“重管轻用”向“管用并重”转变，才能够全面提高医院档案的管理效能。

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