高校人事档案管理信息化的探讨

2015-11-26河南财经政法大学于凤仙

办公室业务 2015年15期

关键词：人事档案高校信息化

文/河南财经政法大学　于凤仙

高校人事档案管理信息化的探讨

文/河南财经政法大学于凤仙

【摘要】加强高校人事档案信息化建设，实现高校人事档案管理的现代化，是新时代下档案事业发展的必然趋势。高校为实现人事档案管理信息化必须更新观念，建立专业化管理队伍，加大资金投入，做好人事档案信息安全防范，提高人事档案的有效服务。

【关键词】高校；人事档案；信息化

中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出要加快推进传统载体档案数字化，明确要求各单位要把数字档案馆建设列入信息化建设整体规划。高校人事档案作为国家档案的重要部分，在新时代下发展的必然之路是顺应时代发展，把信息化建设作为档案工作的主要任务，重视高校人事档案信息化建设，尽快实现高校人事档案管理的现化代。

一、高校人事档案管理信息化的必要性

（一）人事档案管理信息化是时代发展的要求。随着信息时代的来临，信息化已经成为经济社会发展的一个重要标志。现代信息技术被各行各业广泛应用，高校也不例外。数字化校园建设、OA公文流转系统，对高校人事档案的发展提出了新的挑战，档案信息化建设可以说已经迫在眉睫了。因此，高校人事档案的信息化建设是顺应时代发展的要求，也是档案事业发展的必然趋势。

（二）人事档案管理信息化可以有效地提高工作效率。随着人事制度的改革和创新，传统的人事管理模式严重制约了档案价值的体现，远不能满足社会发展的要求。传统的人事档案管理主要以手工处理为主，以纸质为主要保存载体。传统的管理模式不仅在加工、整理上耗费巨大的人力物力，而且在档案的查阅、传递、数据统计与分析上更是耗时耗力，而采用计算机网络信息技术,可以提高档案的使用效率，实现人事档案的检索、编目、统计、分析等方面的要求，从而使档案管理人员从繁琐的手工操作中解脱出来，有利于档案资料的开发利用。因此，打破高校人事档案传统的管理模式，推进人事档案信息化，可以充分体现档案的自身价值，有效地提高工作效率。

（三）人事档案管理信息化有利于实体档案的保护。纸质材料作为人事档案的主要保存载体，是最原始的证据资料。这些资料在查阅利用过程中，不断的进行翻阅、反复的进行拆装、复印，这就很难保证纸张不会受到损害，所以在人事档案实现信息化后，利用电子文档可以减少对实体的接触，从而对实体档案起到有效的保护。

二、高校人事档案管理信息化的建议

（一）更新观念，充分认识高校人事档案信息化建设的必要性。高校人事档案管理是为高校发展服务的，要创新服务、提高服务质量，必须走档案信息化的道路，实现资源共享。那么，要做好高校人事档案信息化建设，首先高校领导要转变思想更新观念，认识到档案信息化建设是时代发展的必然趋势，重视对档案管理人员的再教育和培训，加强档案管理人员的现代化管理能力的培养。其次高校人事档案管理工作者自身也要拓展思路，改变落后观念，自觉增强档案意识和服务理念，积极进取主动学习现代化管理方法，熟练掌握计算机操作系统，成为适应社会发展的档案管理人员。

（二）建立专业化管理队伍，提升人事档案管理人员的素质。建立专业化的管理队伍，首先要注重高校人事档案的管理人员思想政治教育，不断提高思想觉悟，增强其责任感和敬业精神。其次要加强高校人事档案管理人员的专业技术培训，通过业务交流、学习培训等方式，使档案管理人员不断创新思路，拓展档案工作新领域，深层挖掘档案资源，从而加大档案利用效率。最后要提高档案管理人员的计算机操作水平，使其逐步掌握现代化的管理技术与方法，将最新的档案管理知识和计算机知识相结合，及时更新知识结构，不断提高管理技能。

（三）加大资金投入，保证人事档案信息化的有序进行。高校领导必须看到人事档案信息化的必要性，将人事档案信息化列入全校工作计划，建设经费列入财务预算，有计划、有步骤地加大资金投入，加强人事档案管理的基础设施。一是要配备专职的高素质人员管理档案，推动人事档案信息化工作。二是要配备高性能的计算机、服务器、扫描仪、数据存储设备等。三是使用科学合理的档案管理软件。高校人事档案与其它人事档案相比，它除了包含十大类基本材料，还在学术科研成果方面，具有其独特的特点。因此在选择人事档案管理软件时，要充分考虑高校独有的特点，做到既要功能完备、彰显特点，又要科学合理、安全可靠。四是建立规范的人事档案信息数据库，严格遵守人事档案管理的规章制度，由专人负责管理和维护，保证操作规范；同时注意定期更新数据，以保证人事档案数据库的完整和真实。

（四）做好防范，确保人事档案信息的安全。由于人事档案涉及许多个人信息，而网络存在着其特殊的不安全性，因此要求人事档案管理人员要把人事档案保密原则与信息化相结合，树立风险防范意识，做好安全措施与防范预案。在人事档案信息化建设中，首先建立一个局域网，装有人事档案信息管理软件的计算机要做到专机专用，不登陆外网，并对网络进行定期维护；其次要加强档案软件的加密工作，防止网络黑客与电脑病毒对电脑进行攻击，造成档案信息数据库受损；最后要强化保密观念，对人事档案管理人员进行保密宣传和警示教育，确保人事档案信息在收集整理、查询使用、存储传输等环节的安全性，做好防范泄密工作的最后一道防线。