浅议档案信息电子化存在的问题与对策

2015-11-26青岛市城阳区海洋与渔业局赵建火

办公室业务 2015年15期

文/青岛市城阳区海洋与渔业局　赵建火

浅议档案信息电子化存在的问题与对策

文/青岛市城阳区海洋与渔业局赵建火

【摘要】21世纪伴随着信息技术的不断发展，档案信息电子化的应用也得到了快速提升，当今时代对于文件的起草、签发等都是利用计算机来完成任务，档案信息电子化在应用中也存在许多问题，本文对档案信息电子化存在的主要问题进行分析，档案信息电子化的解决对策做出论述。

【关键词】电子化；问题；对策

档案信息的存在形式是以计算机读取文件，提高了档案信息管理的效率，在单位应用越来越广泛。

一、档案信息电子化存在的问题

（一）档案信息电子化缺乏通用性。虽然我国的计算机型号比较多，但是缺乏通用性，设备比较单一，导致各自开发的软件不能互相协调利用，虽然计算机软件系统在不断地更新，但是功能却比较少，管理系统不能满足文件检索和信息管理共用，档案信息电子软件不统一，出版信息编辑比较迟钝，档案系统在运用中和网络建设不一致，对于中文所处的环境多种多样，数据库违背了一致性原则，由于数据在交换中比较复杂，限制了档案信息电子化的发展进程。

（二）档案信息电子化标准不统一。就目前而言，即使我国计算机发展水平比较先进，但是我国规范化的特征是档案信息的基础工作，在系统开发中违背了应该遵守的规范制度，导致计算机在移植中存在许多问题，在使用计算机过程，对于病毒问题不加以防范，计算机软件的寿命会缩短，档案信息系统的执行和网络建设执行不规范，对用户而言需求量比较大，在组织管理中比较困难，不能满足档案信息电子化的统一标准。

（三）计算机应用领域狭窄。我国部分经济发展落后的地区，档案部门没有能力配备计算机，一些小的档案管理机构还停留在纸质状态，在使用纸质进行档案管理中忽视了效率。

（四）档案信息人员技术落后。纸质档案向档案信息电子化变革，档案信息量相应增加，档案信息电子化的程序比较复杂，造成档案管理者没有意识到社会发展状况，信息处理人员技术比较落后，对于计算机的使用方法不了解，没有能力去胜任计算机开发系统工作，对于档案管理缺乏认识，限制了档案收集效率，档案管理人员对现代化档案信息处理速度比较慢，因而对档案信息电子化工作缺乏信心，甚至出现有些员工面对新技术的产生，对档案信息电子化厌倦心理，不注重原始档案管理，对于遗失的重要档案不进行总结。

（五）档案信息容易被篡改、丢失。有些工作人员会主动地篡改档案，电子化的档案被改，不会留下任何信息，有的人会故意删除优盘上的重要信息，我们很难找到篡改证据，对于档案信息电子化，档案的保密性原则受到了严重的挑战，大部分信息会遗留在计算机的网络设备上，同一个计算机终端，对于其他网络终端传输，数量不受限制，现在的办公软件，普遍使用计算机，许多重要的资料在网络中都能找到，当计算机软件被病毒所侵，保存在计算机的资料可能会丢失。

二、档案信息电子化的解决对策

（一）提高电子化的标准。计算机提供有价值的档案信息，必须要发挥计算机的功能，在利用中去除缺点，发扬优点，提高电子化服务，提高文字加工效率，档案信息电子化被广泛的应用到管理领域，档案信息接近科学技术，实现了信息共享性，时间不再受制约，在注重电子软件发展的同时，要注意软硬件发展要相互结合，在电子档案搜集中要注重规范性，档案信息要保证安全，适应社会发展局面。

（二）减少档案信息电子化投入。新的技术可以促进电子化的发展，在档案信息电子化的投入中，可以选择一次性的投入，减少信息加工费用，期望政府在档案信息电子化有过多的投入不现实，对于较多的档案信息可以选择拷贝，在处理数据格式中采用统一性原理，达到数据交流中更加方便快捷的效果，政府应该出面，把档案信息管理纳入标准化管理理念的信息体系当中，开发部门组织要进行统一协调，减少重复开发软件现象，鼓励标准化管理，拓宽电子化的服务范围，提高档案信息电子化的地位，进行系统维护，延长系统软件的使用寿命，实现计算机向数字化模式发展。

（三）扩大档案信息电子化的使用范围。对于发展落后的地区，政府应该重视档案管理部门的发展，对档案信息管理工作进一步加强，采用合理的方法投入资金使用，配备必用的设备工具，开发系统软件，培养高素质人才，鼓励使用档案信息电子化，可以避免环境带来的麻烦，减少工作时间，重视计算机的使用标准，政府对档案管理部门领导开设定期的汇报、评语，运用最新科学技术成果，了解档案信息电子化的真实情况，实现档案信息电子化的推广。

（四）提高档案管理人员的素质。实现传统档案向档案信息电子化发展，离不开现代化的高技术人才，从整体提高管理人员的素质，加强档案管理人员的思想教育，有些档案机密性比较强，档案管理人员要严格遵守档案管理原则，管理人员之间相互监督，把档案信息管理工作落到实处，重视优秀人才的成长，培养竞争理念，掌握计算机的基本知识，建立一支师资力量强悍的队伍，管理人员要热爱本职工作，提高信息人员的技术水平，进行定期的培训，档案信息处理中出现的特殊情况，档案管理工作者要积极地采取先进的方法处理，对档案要及时保存，对保存的档案做好标记，从多个领域进行优秀人才的聘用，提高档案管理效率，降低纸质使用率，培养科学创新理念，在掌握文件管理方式以外，还要了解和自己工作相关的其他知识，充实自己的知识领域，把管理学掌握扎实，制定严格的管理制度，在工作中不拖拉，为档案管理做出贡献。

（五）减少电子档案篡、改丢失的现象。为了减少档案信息的篡改、丢失现象的发生，在保存档案之前必须进行核对，建立法律法规体系，宣传电子档案的重要作用，档案必须真实，管理人员要守法懂法，国家档案管理部门在管理中要做到遵守合法性原则。

对于计算机文件数量的增加，文件保存系统要更加科学，定期的对系统进行维护，对于电子文件要精细分类，牢记档案管理的规则，按照科学的方法进行保存。