学校档案管理如何实现信息化管理

2015-11-26山东省实验中学东校教导处姜晓鸣

办公室业务 2015年15期

文/山东省实验中学东校教导处　姜晓鸣

学校档案管理如何实现信息化管理

文/山东省实验中学东校教导处姜晓鸣

【摘要】我国已经正式进入到信息化，信息化社会的明显标志就是信息化技术对于各个领域整体水平的提升。档案管理引进信息化管理方式是时代发展的要求，也是信息化改革在档案工作的具体应用。学校档案要实现信息化管理，需要从多方面进行把握，既要求做好外在条件的补充，也要做好内在管理的升级。学校档案管理是学校工作的重点，做好档案管理能够给予学校发展更多的基础性保障。

【关键词】学校；档案管理；信息化；优势；方法

一、引言

科学技术的日新月异给社会生活带来丰厚的回报。计算机自应用以来，在各个领域都发挥出积极的作用。计算机引领了信息化社会的发展，信息化进步丰富了计算机的使用功能。档案管理是学校日常管理中的主要工作，档案管理对于学校的发展建设具有重要意义。信息化的档案管理是档案工作今后的发展方向。

二、学校档案实现信息化管理的优势

（一）档案信息化有利于学校档案信息的全面记录。学校档案受教学活动的影响，档案管理中，需要处理很多文字资料、图片资料和视频影响等材料。信息化管理中将纸质材料与电子版材料统一起来，使查阅者在寻找资料时，能够第一时间找到所需的资料。信息化系统存储范围大、处理迅速、保存时间长，这样就会给档案资料更加稳定的保存状态。

（二）档案信息化有利于培养学校档案管理的专业性人才。学校档案工作在当前的很多学校中，都是由教师或者职工来担任，档案工作实际上是一项专业性质很强的工作。但是，在实际工作中，管理的不到位、不均衡，影响了档案管理的质量。档案信息化管理模式的实施，使学校档案管理人员必须要进行一定的学习，才能够掌握档案管理的方法，这就会从专业学习方面硬性的加强档案管理人员的素质，提高学校档案管理的整体水平。

（三）档案管理信息化有利于学校快速建立档案服务“绿色窗口”。学校档案管理的传统方法就是运用信息检索的方式，进行资料查询，这样不仅不准确，而且经常会耽误查阅者和工作者大量的时间，查阅效率很低。信息化管理能够运用计算机技术，建立档案查询系统，通过输入一定的提示字母，就能够按照系统中设置的专业分类，迅速找到所要查找的信息。根据系统化的档案管理，可以建立档案查阅的绿色窗口，使学校内部和学校外部，都能够实现信息的共享。

三、学校实现档案信息化管理的方式

（一）增加基础设备，提供信息化管理的硬件配备。学校档案管理引入信息化管理理念，是档案管理的升级，也是学校管理方式的发展。实现信息化管理要从基础做起，要以客观和主观条件的双重进步作为衡量标准。信息化管理不是单纯的计算机管理，而是将学校档案管理纳入到现代化的管理模式中，从根本上更新档案管理的方式和手段。档案管理信息化是以计算机设备为基础条件，以计算机系统为操作平台。这样就要学校要实现档案管理的现实，要投入必要的基础设备，增加计算机设备的规模和层次，引进先进的管理系统。设计管理系统要以学校的实际工作为蓝本，建立学校档案管理的特殊化要求。

（二）建立规范的管理体制，强化档案管理体系。信息化管理的管理机制尤为重要，学校要根据自身教学管理模式，建立符合需要的档案管理办法，制定档案管理制度，完善档案管理的流程和技术规范，制定一定的安全措施，对档案的浏览权限要有明确的规定，防止档案信息泄露，避免档案工作方式不当带来的损害。档案管理体系需要学校的各个部门都能给予协助，在档案的使用过程和归档工作上，严格执行规定，按照统一的标准进行操作，保障档案管理工作的程序，提高管理效率。档案管理要实现规范化、专业化、科学化管理体系，规章制度的完整是重要条件。

（三）提高档案人员管理技能，加强专业性培训。档案工作是为学校建设服务的，因此，档案信息化管理的标准就是能够为学校提供更直接、更简捷的服务。信息化档案管理依托于现代化的技术，而档案管理工作中，人为操作还是占据主导地位。提高档案人员的管理技能，对于档案管理工作非常重要。学校要定期或者不定期对档案管理人员加强培训，加强管理人员的档案知识和计算机知识水平，同时，提高档案管理人员的责任心，保证档案管理工作能够维持在规范运行的模式中。