办公室资料管理创新研究

文/河北省承德市医疗保险基金管理结算中心 丁怡冉



办公室资料管理创新研究

文/河北省承德市医疗保险基金管理结算中心 丁怡冉

【摘要】为了满足机关单位工作的需要，机关办公室大都成立了若干资料室，以对机关内的图文资料进行专门管理。为了促进办公室资料更好地发挥其引导职能和辅助职能，本文将对办公室资料室管理的创新机制进行研究，以提高资料室管理水平，促进办公室资料管理的发展。

【关键词】办公室；资料室；管理创新

办公室资料管理是机关管理体系的重要组成部分,具有专业性强、藏书质量高的特点,是机关进行生产和科研的信息基地,为机关的科学发展提供学术性服务,在机关单位发展前沿发挥着重要作用。

一、信息化时代办公室资料管理与传统资料管理的差异

相对于传统的办公室资料管理而言，办公室资料管理有了许多新的内容。首先，就档案资料的存储而言，传统的资料管理是以纸质构造作为知识资源的存储介质，纸质资料管理文献馆藏较为丰富，所需要的管理工作也较为复杂，而数字资料管理和电子资料管理则是以计算机网络技术为依托，可以进行跨区域、跨时间、跨网际而实现资源的共享，其主要特点是电子信息资源和数字资源可以不具备实体结构，可以进行大规模的资源存储和阅读，其管理工作一般通过计算机网络操作完成，工作程序也较为方便。

二、现阶段机关资料室管理存在的主要问题

在信息发展的时代，机关的发展也出现许多新的情况，然而机关办公室仍然不能适应这种发展趋势。总体而言，机关办公室没有先进的管理体制和理念，不能实现有效的资源共享。具体而言，机关资料室管理存在的问题主要有以下几点：

（一）办公室资料管理经验不足。随着计算机网络技术在资料管理中的普遍应用，大部分的办公资料管理部门已经实施了信息化管理。然而，在资料管理的信息化建设方面，相关的技术理论并不全面，所以资料管理的信息工作经验尚浅，资料管理不能站在学校教育事业发展的角度进行信息化服务定位，从而在一定程度上限制了资料管理的信息服务职能，这极不利于资料管理工作的进行。为了促进办公室资料管理工作的进行，资料管理必须要加大信息化服务的开发模式，并及时积累相关的信息化服务的工作经验，从资料管理工作针对性、覆盖面和更新性等角度提高资料管理信息化的水平，从而不断提高资料管理信息服务的质量，促进办公室资料管理工作的进步。

（二）资料管理工作人员信息化服务技能有待提高。资料管理的工作人员作为办公室资料管理的重要实施者，对于资料管理的服务质量的提高起着关键的作用，所以加强资料管理工作人员的服务素质是当务之急。然而，在我国的高校中，专业的办公室资料管理人员仍有所缺失，出现这种情况的主要原因有：一是资料管理人才引进机制的缺失阻碍了资料管理的信息化服务建设的步伐，造成了服务质量无法实现突破。二是现有的资料管理工作人员的综合素质的缺失，导致了资料管理建设步伐减慢，无法与信息化服务机制接轨。

三、实现机关办公室资料室管理创新的措施

（一）加大学校办公室资料管理的开发力度。办公室资料管理具有丰富性的特征，因此在资料管理信息服务需求上也必须具有相对的层次性。对于纸质资料管理资源而言，资料管理需要根据资料管理需求层次的不同进行分类和归档，以便于查找和搜索，对于数字资源来说，资料管理检索功能是服务模式中最重要的内容之一，高校从传统的服务管理模式，一下子就转变成为数字化模式，在相关技术的应用方面，譬如计算机和微电子技术，可以逐渐用计算机系统的检索功能，逐步取代原有的目录分类模式，使得信息的检索效率更高、检索范围更广、检索内容更精细。

（二）加强资料管理工作人员的信息服务能力培养。在资料管理程序中，资料管理工作人员的专业素质对办公室资料管理水平起着至关重要的作用，为了促进办公室资料管理工作的质量，资料管理更要注重加强对资料管理工作人员的综合素质的培养，培养工作人员的理解、概括、收集、组织、保存和利用信息的能力，以及加强工作人员对计算机技术、信息技术、网络技术应用的能力，提高他们对信息化技术的应用能力，从而了解更多服务对象的应用需求和对信息化技术的掌握。鉴于此，资料管理应该加强对资料管理工作人员的培训和再教育工作，建立一支工作认真、基础扎实、技术精湛的高水平队伍，为广大服务对象提供更高质量的信息化服务。

四、结语

办公室资料管理在机关办公室发展与科研中的作用是举足轻重的。只要我们因地制宜,从办公室、人(管理员)两方面做到管理上应有的改善,在建设和管理上加强领导,深化改革,强化创新意识,就能把资料室管理工作推向一个更高的层次。因此，在办公室资料管理过程中，要将管理重点工作放在资源共享以及资料管理员的业务素质上，将能给资料管理带来更加积极的影响。

参考文献：

[1] 马青.档案资料管理中的保密工作浅析[J].办公室业务,2012(3).

[2] 唐桂娟.现代信息技术在办公室资料管理中的应用[J].科技创新与应用,2013(14).

[3] 苑红霞.当前资料管理的现状及改进对策[J].卷宗,2014(5).