高校数字化档案信息资源管理的困境与突破

文/浙江工商大学档案馆 陈建平



高校数字化档案信息资源管理的困境与突破

文/浙江工商大学档案馆 陈建平

【摘要】本文比较系统地分析了当前高校数字化档案信息资源管理存在的管理体制、队伍结构、信息标准化、信息安全与凭证、信息公开与知识产权保护5方面问题，提出了新形势下突破管理困境的策略选择。

【关键词】高校；数字化档案；信息管理；困境；突破

随着信息化水平的不断提高，高校的教学、科研、管理及社会服务等各领域生产了大规模的电子文件，进而生成了大量的数字化档案信息。这些数字化档案信息纷繁庞杂，形式多样、标准不一，然而它们正是高校各部门在各项工作运行中沉淀下来的宝贵的“无形资产”。在新形势下，如何对这些数字化档案信息进行有效管理，实现资源的服务与共享，是高校档案管理部门面临的一大挑战，也是值得研究的重要课题。

一、高校数字化档案信息管理的困境

（一）管理体制问题。在现行的高校管理机构中，档案管理部门一般处于附属或从属地位，有的隶属于学校办公室，有的隶属于图书馆；少数独立建制的也属于弱势部门。在这样的管理体制下，档案管理部门行政地位低，话语权不大，难以有效组织协调各部门参与数字化档案信息的协同管理。而且，各职能部门或学院之间相互独立、各自为政，即使学校统一使用校园OA系统办公，数字化档案信息资源仍然相对独立，各自封闭，不能实现一体化，给数字化档案信息网络化、集成化管理带来极大的困难和障碍。

（二）队伍结构问题。相对而言，高校档案工作者年龄普遍偏大，成分复杂，且以女性占绝大多数。她们实际档案管理经验较为丰富，但专业研究能力不强，对先进的计算机网络环境比较陌生，更缺乏数字化、信息化等方面的理论知识和实践经验。而囿于传统的档案管理认知与偏见，高学历、有活力且对数字化、信息化娴熟的年轻人一般不愿意到档案管理部门工作。因此，当前高校档案工作队伍在年龄、性别、学历、知识背景等方面存在着严重的结构性问题。

（三）信息标准化问题。近年来高校数字化档案信息数据规模急剧增加，且来源于校内各职能部门不同的业务管理系统软件，运行环境复杂多样，形式不一，从而导致生成的数字化档案信息数据格式纷繁多样，不利于档案信息数据的收集、整理、存储和迁移，也不利于后期的数据资源开发和利用。所以，当下高校数字化档案信息数据的非标准化问题是档案信息化管理的重点、难点之一。

（四）信息安全与凭证问题。计算机网络和数字化信息给高校档案信息管理带来了前所未有的高效与便捷，同时也带来了严重的威胁和巨大的挑战。一方面，在复杂的计算机网络环境中，高校数字化档案信息随时可能被恶意破坏、篡改，且不容易留下痕迹。另一方面，在异构系统环境下，各部门形成的不同门类、不同格式的电子档案在移交过程中难以保持其原始文件的结构信息及内容信息的真实性和完整性；在升级、转换和迁移等操作过程中，电子档案的凭证作用难以确保其有效性。

（五）信息公开与知识产权保护问题。高校数字化档案信息蕴含着科技发明、文化创新、艺术创意等方面的大量优质信息资源，潜藏着无形的开发和利用价值。这些信息资源的公开利用，将对社会产生巨大、有形的经济效益和社会效益。然而，这些科研成果是高校教师辛勤与智慧的结晶，其产权与著作权是教师们的个人权利，应该依法得到保护。如何处理好数字化档案信息公开与知识产权保护之间的关系是摆在高校档案信息资源管理与开发工作面前的现实问题。

二、高校数字化档案信息管理困境的突破策略

（一）加强档案信息资源意识宣传。在数字化时代，档案信息资源是重要的资源。高等院校是知识和人才聚集的高地，其形成的数字化档案信息资源更是重要而宝贵的资源。高校档案管理部门及工作者不仅要宣传档案历史文化知识，而且要进一步加强宣传数字化档案信息资源作为新兴资源的意识，以改变师生们传统的档案认知，使其重视数字化档案信息资源及其管理工作，为档案管理部门收集、管理和开发档案信息资源创造有利的外部环境。

（二）转变管理理念与制定管理政策。随着多媒体及网络技术的普遍应用，档案管理已不是传统的纸质档案管理和经验管理，而是现代化信息管理理论和技术相结合的管理。高校档案工作者应该主动转变思维，更新观念，用现代化的档案信息管理理念取代传统的管理思维。同时，应该强化档案信息资源共享和管理服务意识，并制定档案管理政策保护个人信息及知识产权。在档案管理政策允许的框架下，应该无限度地开放高校数字化档案信息资源，为档案利用者提供便利，为社会创造效益。

（三）引进和培养档案信息化专业人才。档案信息化人才是档案管理现代化的关键，是至关重要的决定性因素。高校档案信息化人员是数字化档案信息管理工作的主体，是推动数字化档案信息管理现代化的核心力量，具有不可或缺的地位。为此，高校档案管理部门应该坚持“双管齐下”，一方面重视档案信息化专业人才的发掘和引进，完善工作队伍的知识背景结构；另一方面加强在职档案工作人员信息化知识培训，不断提高应对档案信息化、现代化管理挑战的能力。

（四）推动档案信息标准化及其管理集成化。合乎规范、统一标准的数字化档案信息及其技术是档案信息集成化管理的前提和基础。高校档案管理部门应该协同各归档部门统一规划和布置，对档案信息数据及其运行环境进行规范化和标准化处理，其中应包括：压缩格式的规范化、数据交换的规范化、数据加密方式的标准化、水印技术的标准化、档案管理软件的统一化。同时，打破学校各职能部门之间的“藩篱”，将学校档案信息管理系统与其他职能部门的业务管理系统有效对接，使档案数据资源由分散管理转为集中管理，从而实现全校档案信息资源管理的集成化。

(五)运用计算机网络与现代化信息技术保障安全。网络环境与信息系统漏洞是数字化档案信息现代化管理最突出的安全隐患，是无法回避的威胁和挑战。关于数字化档案信息安全，高校档案管理部门要联合学校有关部门（如学校办公室、计算机网络管理中心）运用计算机与网络技术，对档案信息综合管理系统和网络信息共享系统存在的漏洞进行评估、修复，完善数字化档案信息管理网络体系。同时,定期排查、更新和升级相关管理软件，确保数字化档案信息的安全性。

此外，凭证作用是档案信息的本质属性，是档案价值的体现形式。高校档案管理部门有必要运用电子档案身份证等凭证性技术，保障数字化档案内容结构、信息结构的完整性和真实性，以确保其凭证性作用。

参考文献：

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[2]周芬玲.试论高校数字化档案信息管理体系的构建[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版）,2013(7):166~168.

[3]刘艳春.论高校档案信息化管理[J].泰州职业技术学院学报,2013(8):18~20.