对如何做好综合性大学学院办公室工作的思考

刘平

摘 要：学院办公室的工作必须围绕提高教育质量和学术水平来开展。其指导思想就是以教学、科研为中心，努力为学院领导服务，为各职能部门和各系各基层单位服务，为师生员工服务。根据这一总的指导思想，办公室应着重抓好三项工作，努力实现

“四个转变”。

关键词：高校；办公室；工作；思考

一、从全局出发，抓好三项工作

（一）抓信息，为学院领导决策提供可靠依据。当今社会正处在信息激增的时代。每时每刻都有大量的信息通过各种渠道流入学校，学校每天都有许多新情况、新问题、新信息产生、准确、及时、有效地处理这些信息，这对改进工作，减少失误，促进学校事业的发展关系极大。学院办公室应该成为学院信息中心、信息库、并有专人负责信息收集、存储、筛选、传递、处理和控制，建立有效的信息网络和信息渠道，使信息在领导和行政管理决策中发挥最佳的效益。

（二）抓宏观控制与管理，保证学院事业计划及各项工作同步前进，健康发展。一个学院是个大系统，由许多子系统组成。这个大系统有自己的战略目标，发展规划、工作计划，学院内部各部门各单位也都围绕学学院总体目标，制订自己的具体规划、短期计划。

（三）抓协调，提高行政管理效率。法国著名管理学家法约尔认为，一个企业要取得成功，协调和控制是必不可少的。有人則认为，管理就是协调。可见协调在实施有效管理活动中的重要作用。随着国际交往、学校与社会的联系日益频繁，各高校的合并组建，学校内部结构越来越复杂，特别是综合性大学，由很多分院组成，各学院管理职能与分工不断发生变化。值得注意的是有许多重要工作、交差性工作，往往由于职责不清、部门之间推诿扯皮，严重地影响了办事效率的提高。因此，院办公室的协调任务就越来越繁重。

协调要按照一定的原则和科学方法进行，要遵循有关方针政策、规章制度，实事求是地作出合理的决断。协调不是包办，而是分清职责，明确主次，落实任务，通力合作，检查督办。

二、以改革为动力，努力实现四个转变

（一）从偏重办文办事转变为既办文办事又当好参谋。学院办公室是院领导中枢的组成部分和综合管理机构，“参与政务”和“管理事务”都要认真做好。日常事务做不好，必定影响院长决策的贯彻执行，影响学院的整个工作，“参与政务也会成为一句空话，不参政，不能为领导综合信息，做好决策的前期工作，院长也难以总揽全局，进行科学决策。所以无论“办事”与“参政”，办公室都必须搞好。但是，办公室工作的着眼点应该是更好地“参政”，当好参谋助手。在处理日常工作中，要有意识地既办又参，以参为主，逐步把院办公室建设成为院领导的“参谋部”、“智囊团”。

（二）从简单传递公文转变为综合处理信息。办公室每天要将收到的文件迅速、准确地进行处理，这是起吗的要求。但是，特别应该重视的是，要注意调查研究，广泛收集来自不同渠道、不同层次、不同类型的信息，增大信息量，并对各种信息进行综合处理，根据院长各个时期的工作重点，有效地提供有情况、有分析的资料，使领导的想法得到充实。在领导决策的过程中，要根据领导对工作的 原则意见，加以具体化和文字综合，使之更条理化、系统化、科学化；在领导决策之后，要迅速把指令发出后的情况，执行过程中出现的新情况、新问题。准确地反馈给领导，以便领导为下一步的行动方案作好准备，或适时调整、补充原定的方案。

（三）加强工作的计划性、预见性，从被动服务转变为主动服务。办公室日常事物多，突击性的事件多，因此常常感到被动。要从被动中争取主动，关键在于加强工作的计划性、预见性。对于经常性的常规工作，要加强计划性。有些工作是有固定的规范和程序的，有些工作具有周期性，因此完全可以事先作好计划安排。对于非程序性偶发事件，平时要做有心人，善于捕捉信息，勤于思考判断，事先有所准备，不会导致手忙脚乱。对于倾向性问题，及时汇报请示，做到胸中有数，平时注意各种资料、数据积累，一旦需要应用，就能够从容对待，应付自如。

（四）从单纯凭经验办事转变为科学管理。“封闭式”、“经验型”的管理工作状态下形成的管理思想、工作制度、程序和方法，有许多已经很难适应新形势的要求。办公室要本着精简、统一、效能的原则，从实际出发，调整内部的机构，合理配置人员，科学设置岗位，按照开放式、现代化、科学化的要求，使各项工作制度化、程序化、规范化，做到事事有人管，人人有职责，绩效有鉴别。同时充分利用现代化管理手段，实现网络化科学管理，以提高管理质量和效率。

综上所述，做好综合性大学学院办公室工作，是一个综合性的课题，它包括各个方位，各种因素。既有理论问题，也有实践问题；既有主观因素，也有客观条件；既有内部原因，也有外部环境。同时，由于高等学校的发展和改革的深入，办公室工作科学化的内容和要求也将是发展变化，因此，必须对办公室工作进行全方位的思考和探索，促使办公室工作更具先进性和创新性。

参考文献：

[1] 张济正（主编）学校管理学导轮.华东师范大学出版社.1999年

[2] 参考资料选编.教育行政与学校管理学.教育系教育学教研室 2001年