校院二级管理体制下改进教学秘书工作的思考

□王雪芳 叶玲娟

随着我国高等教育事业的迅速发展，各高校的办学规模不断扩大，专业数增多，学生数增加，原先的教学管理模式已不能适应发展的需要，国内各高校相继将教学管理的工作重心下移，构建校院二级管理的教学管理体制。在这种新体制下，学院教学管理工作出现新的问题，作为一线教学管理人员的教学秘书也被赋予新的角色。面对新角色，作为教学秘书要如何适应新形势，对策是什么，是每个教学秘书应当认真思考的问题。

一、二级管理体制下学院教学管理工作的新问题

(一)管理层面多、难度大。二级教学管理下，学院教学管理工作一方面原先接受校教务处和学院领导指令的职能依然存在，另一方面向管理的角色转变，增加独立开展工作的职能。学院教学管理工作既要执行学校的文件，还要建设学院层面的制度、规范。学院教学管理人员既是执行者，又是管理者，要根据学校既定管理目标，制定过程管理的相关政策，并加以实施。

(二)管理范围宽、任务重。二级学院教学管理工作涉及范围宽，涵盖教学管理的方方面面，任务复杂、繁重。细化来讲有培养方案制定、执行、调整;教学大纲修订、整理;开课计划制定、教学任务落实、课程表安排、教材征订和发放;考试安排、补考和重修安排;成绩收集整理、学籍卡审核、毕业审核、毕业证书发放;四、六级、计算机等各类考试安排、成绩公布及证书发放;实践基地、实验平台建设;师资队伍建设;教学评估工作;各级各类本科教学工程申报、检查、总结;教学质量检查评估、教师评学、学生评教;教师技能竞赛;新教师的教学导师安排、岗前培训、教学能力考核;教学工作量的统计、课时酬金的计算;各类教学文件的整理及归档等。

(三)管理内容杂，对象广。二级学院教学管理工作要对教学的过程进行管理、解决具体的教学问题、收集各类教学信息、接受教学咨询、制定学院配套制度等，教学秘书在其中要发挥组织、协调、指导、服务等职能。服务的对象除了本学院的师生，还要和教务处、教室管理科、督导组、招生办以及兄弟学院进行沟通。

二、二级管理体制下学院教学秘书工作的新角色

二级管理体制下，管理中心下移，学校教务处由过程管理转为目标管理，在职能上发生了很大的转变。二级学院要承担过程管理的职责，教学秘书作为二级学院教学管理工作的一线管理人员，面对二级管理体制的新形势，要充分理解工作职责的转变，改变管理观念，调整工作状况，管理和服务教学。

(一)参谋和助手角色。教学秘书不仅要做好各项日常教学管理工作，实时了解日常的教学状况，还要善于收集各个环节的教学信息，及时发现教学过程中的问题，分类整理各类教学问题和想法建议，传递给学院领导，为学院领导作决策时提供可靠依据，当好参谋;同时要准确领会领导的意图和要求，及时传达给相应的教师和学生，做好助手。

(二)桥梁和纽带角色。二级管理体制下，教学秘书穿梭于教务处、学院领导、系主任、兄弟学院、教师、学生之间，处于桥梁和纽带的角色(如图1 所示)。

图1 教学秘书扮演的桥梁和纽带角色

(三)档案管理角色。教学档案是各类教学活动的原始记录，如各种通知文件、师资档案、竞赛档案、评估档案、课程档案、试卷材料、实习档案、学籍档案、毕业论文(设计)档案等等，具有真实性和完整性。收集和整理这些教学档案是教学秘书的重要工作之一，它能真实反映教学运行状况，为教学秘书的工作提供参考，也是教学评估、教学质量评估的重要佐证材料。二级学院的教学管理人员在收集整理教学档案的工作中，务必保证各类资料的完整齐全，并分类存档。

三、教学秘书适应二级管理体制学院工作的对策

(一)努力学习，提高自身素质。作为学院教学秘书，一是应当具有高等教育管理相关知识，通过学习高等教育管理学、教育心理学，提高教育管理能力;二是应当具有写作和语言表达能力，教学秘书经常要拟写一些规章制度、教学情况通报、工作计划、会议记录、教学总结等，还要与相关部门、教师、学生进行沟通交流，转达通知等，都需要有良好的写作和语言表达能力，更好完成上情下达、下情上传;三是应当具有处理信息资料的能力，教学秘书每天面对大量的文件、电话、会议、资料，在保证教学工作顺畅的同时要客观全面采集各类意见和建议，反馈给相关部门。

(二)爱岗敬业，发挥主观能动性。教学管理工作是遵循科学规律的，同时也遵守学校的管理规章制度，教学秘书应当按照管理规定主动提前计划安排，准备好相应的教学管理文件，印制好相应的表格，整理好相关的数据，提高工作效率。二级学院教学秘书工作多且杂，要分清主次和轻重缓急，发挥主观能动性，运用科学先进的管理办法，合理安排各项工作，科学管理时间，提高时间和效率。

(三)及时迅速，提高工作效能。桥梁和纽带的角色，决定了教学秘书是信息传递和反馈的重要渠道，且事务较繁琐，时间要求强，信息的及时性非常重要，轻者连累其它部门，重者造成教学事故。因此，教学秘书在工作任务下达后，要利用发短信、定时邮件等方法及时督办，必须做到嘴勤、眼勤、手勤，宁愿重复通知，绝对不能少通知，杜绝出差错，提高工作效能。

(四)心态平和，服务教学。二级学院的教学管理工作涉及范围广、接触人员多、处理情况杂、工作强度大，这要求教学秘书时刻保持理性的思维和平和的心态，做到遇事不乱、处事不惊。要树立“服务教学、服务教师、服务学生”的心态，耐心细致完成琐碎的教学管理工作，密切联系服务对象，把服务落实到每一项教学管理工作中;要以广大师生为本，经常采取换位思考、逆向思维的方式来分析解决问题，这样教学管理工作才能得到师生的认可，提高学院的教学质量。

(五)创新思维，管理教学。二级管理体制下教学秘书的作用不再只是一个“二传手”，还应当不断加强规范管理、创新管理。在繁杂的日常管理工作中汲取经验、教训，从中寻找创新点，创新工作方法，不断提高工作效率。同时为领导提供教学管理方面的新建议，为领导决策提供依据，实现自身的价值。

总之，在校院二级管理体制下，学院教学管理工作出现了新问题，教学秘书也被赋予了新角色。为适应新形势，教学秘书要努力提高自身素质，发挥主观能动性，工作及时主动，保持平和的心态，运用创新的思维，管理服务教学，为学校教学管理体制改革作出自己应有的贡献。

［1］唐小洁，王运东.二级管理体制下怎样做好系部教学秘书工作的思考［J］.读写算(教师版):素质教育论坛，2008

［2］梁渝佳.高校二级管理体制下教学秘书工作初探［J］.南方论刊，2009

［3］万馨.校院二级管理体制下教学秘书的工作职能分析和角色定位［J］.卷宗，2012

［4］王凌君.关于对教学秘书岗位的认识及其思考［J］.青年文学家，2010