基于物联网的学校固定资产管理

文 孙 滨

基于物联网的学校固定资产管理

文 孙 滨

随着国家对教育投入逐渐加大，学校的固定资产在数量、结构、质量上都得到了显著提升，学校拥有的国有资产数量和价值也在日益增大。学校的固定资产是学校财产，也是国有资产的重要组成部分，是开展教育教学等一系列活动的重要物质基础。很多学校在固定资产管理方面都存在一些问题与不足，例如管理理念与手段相对落后，制约了一些管理控制措施的实施；固定资产管理的基础工作不够规范，信息不全；资产监管体系尚不完善，制度不健全等。因此，引入科学的管理措施，运用适当的管理手段加强固定资产管理势在必行。物联网技术在物物互联、计算机高效管理方面的特性恰好与学校固定资产管理的先进理念相符，因此可以在固定资产现代化管理上发挥巨大的作用。

一、物联网技术

1.物联网的来源与发展

物联网的概念最初来源于美国麻省理工学院（MIT）在1999年建立的自动识别中心（Auto-ID Labs）［1］提出的网络无线射频识别（RFID）系统——把所有物品通过射频识别等信息传感设备与互联网连接，实现智能化识别和管理。物联网直观上是一类连接物品的互联网，更是新一代网络和互联网发展的必然产物。［2］

物联网的发展被看作是信息领域一次重大的发展和变革机遇，在全球范围内得到重视。一些发达国家纷纷将物联网作为新兴产业，并出台战略措施予以落实。美国已将物联网上升为国家创新战略的重点之一；欧盟制定了促进物联网发展的十四点行动计划；日本的U-Japan计划将物联网作为四项重点战略领域之一；韩国的IT839战略将物联网作为三大基础建设重点之一。

我国也将物联网作为战略性新兴产业予以重点关注和推进。物联网是我国新一代信息技术自主创新突破的重点方向。在“十二五”期间，我国将以加快转变经济发展方式为主线，更加注重经济质量和人民生活水平的提高，亟须采用包括物联网在内的新一代信息技术改造升级传统产业，提升传统产业的发展质量和效益，提高社会管理、公共服务和家居生活智能化水平，将包含物联网在内的新一代信息技术，明确为国家七大重点产业之一，列入国务院重点培育和发展的战略性新兴产业中，同时延伸到国家的“十二五”规划纲要之中。

2.物联网概念

物联网概念是在互联网概念的基础上，将其用户端延伸和扩展到任何物品与物品之间，进行信息交换和通信的一种网络概念。物联网这个概念，在中国早在1999年就被提出。当时叫传感网，其定义是：通过射频识别（RFID）、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，把任何物品与互联网相连接，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络概念。基于感知层、网络层和应用层的架构，实现物质世界和虚拟世界的信息互联互通，其从技术角度理解称为传感网，从用户和产业角度理解又称为物联网。

3.物联网对资产管理的意义

近年来，随着学校基础建设投入的增大，学校的固定资产的数量以及种类也在不断增多，要处理的各类数据信息更为繁杂，传统的人工管理的方式已经很难再适应学校不断扩建、不断发展的需要，采取信息化的管理是学校加强固定资产管理的必然趋势，也是各个行业谋求长远发展的必然选择。［3］因此，采用现代化管理手段，引入物联网技术，利用RFID标签和读写设备实现校园资产的贯穿式、智能化全程管理，解决资产分布分散、难于统一管理的现状，方便管理者随时了解资产领用、借用、挪用和运转的情况，并能够在资产位置与系统记录位置不一致时及时提醒。物联网的引入为学校信息化建设提供基础接口，为实现智慧校园、整合学校信息资源，准备好基础信息网络平台。

二、固定资产管理现状与问题

加强学校固定资产管理意义重大，既有利于促进教育资源的优化配置，更有利于国有资产保值、增值。由于长期以来学校资产管理的改革相对滞后，在资产管理上逐渐暴露出一些不足之处。

1.认识不到位 指导思想不明确

一些学校领导对于学校资产管理的重视程度不够。片面地认为学校既然以“教学为中心”，上级主管部门也以学生分数高低为教学质量的评估标准，就只重视教学，产生“重教学、轻后勤”的思想。

2.资产购置验收与登记入账脱节导致资产信息不全与“账实不符”

由于购置验收与登记入账脱节，或存在“以表代账”等情况，导致固定资产总账、明细账与实物不符，是学校固定资产账务管理中的普遍问题。部分学校购置固定资产，由各部门负责，购置后各部门直接分配使用，资产管理员不能掌握学校购置资产情况的整体情况，造成购置、验收、登记入账等工作脱节。

3.资产管理人员专业素质较低

目前，许多学校的固定资产专职管理员数量非常少，一般都由总务后勤部门人员和教师兼管，人员设置不稳定，变动大。管理人员上岗前也很少经过专业的学习和培训。虽然学校资产价值和数量逐年增加，资产管理方法相对落后，仍采用手工核算，“账、卡、物”相结合的固定资产管理方式，很难提高管理水平。

4.资产管理制度亟待健全与遵照执行

忽视固定资产日常管理，管理制度不健全，造成管理上的漏洞。未制定规范的固定资产管理制度；或虽有制度，但未按规定执行；或执行了仅流于形式，管理松散。

5.资产“多头管理”造成数据混乱

由于各主管部门对固定资产数据信息要求的侧重点不同，且固定资产管理的要求与规定存在差异，固定资产采用不同的分类标准，致使学校资产管理员在对同一件资产进行管理时，需按照不同主管部门的要求进行资产数据信息处理。管理规定不统一造成了资产基础数据的出入与混乱。

6.缺乏适用于学校资产管理的解决方案

学校固定资产管理不仅仅是总务和资产管理员的工作，也涉及学校的每一位师生，固定资产的使用主体就是学校师生。学生相对流动性大，随着每学年的学生升级，各年级教师的工作地点也随学生的年级变化而变化。一般教学用固定资产都由多人共同使用，这样很难按一般企事业单位的固定资产管理方式，长期固定使用部门或使用人进行管理。现有固定资产管理系统未针对学校固定资产使用现状进行分析与研究，均套用企事业单位固定资产使用方法而设计，很难适用学校固定资产管理。

三、应用物联网技术提升固定资产管理水平

随着物联网技术的不断发展，尤其是在各个领域的成功应用，为固定资产管理提供了新的借鉴和技术支撑。固定资产的现代化管理中，采用物联网的概念，并结合RFID和计算机技术对固定资产进行信息化管理，规避人工管理的低效性和滞后性，打造一套高效、智能的现代化管理平台，实现对学校固定资产有效、准确、智能的管理，达到资产信息和数据透明化、一致化，并简化大量资产数据统计和盘点的流程，从而提升固定资产管理水平。

1.资产管理标签化 实现智能跟踪

对校园内的所有固定资产进行标签化管理，为每个固定资产分配RFID标签进行唯一标识，同时在校园内构建射频网络，用于对所有固定资产的跟踪监控。当这些附有RFID标签的固定资产发生领用、借用、挪用和运转情况时，通过射频网络上报信息。这样可以及时记录固定资产的相关信息，方便不同管理人员和用户了解所有资产的信息，解决学校资产“家底不清”的问题，在加强日常管理的同时减少资产盘点的工作量。资产跟踪管理示意图如图1所示。

图1 资产跟踪管理示意图

2.统一审核验收与登记入账 保障资产信息完整与“账实相符”

采取由供应商提供或录入资产信息的方式，经资产管理员审核，确认资产信息提供完整后，再进行资产配送与验收工作，最后资产管理员为资产统一分配RFID标签，附签入库，解决资产信息不完整的现状。

通过统一审核验收与登记入账的措施，保证固定资产的进入和流出均基于RFID标签的统一数据接口进行交换，将固定资产管理人员和财务人员从烦琐的对账统计工作中解脱出来，实现财务部门与固定资产管理部门实时核对账目，也解决了传统管理模式差错率高、信息闭塞、管理效能低等问题。并且可以在发生账实不符的情况时，准确定位出错的资产和环节，及时核实并修正，从而保证了账实一致。

3.简化操作流程 信息智能提示

整个资产管理过程中业务多、操作杂，且管理人员不固定、专业素质参差不齐，进而加大了资产管理的难度，难以保证信息的准确度。为此必须对整个业务流程进行详细分析，找到关键业务点和核心业务线，配合使用固定和手持RFID读写设备，简化不必要的操作，达到信息的自动录入。

在资产管理过程中，资产是所有操作的基础和核心，针对资产采用“以点带线，以线铺面”的方式，即由资产引出其生命周期的各个环节，进而对各个环节进行信息化、智能化管理，再由不同资产生命周期的各个环节构成整个资产管理的全部要点和核心，使得操作流程得到极大的简化，从而降低管理人员的进入门槛，方便资产的管理的工作。

同时，针对业务需要由系统提供各类数据的汇总和报表，为领导层的决策提供数据支持，减少人工统计汇总的工作量，有效避免人工统计时易出现的错误。

4.数据逐级同步 信息层层审核

资产的管理小到一个部门，大到一个城市，需要很多人员共同配合完成工作，因此需要将基层的资产数据逐级上报同步（如图2所示），方便上级部门管理和决策。同时能够对一些关键业务和信息进行审核，达到有效监管的目的。整个过程中采用信息化的手段，降低人员配置，节省处理时间。

图2 数据上报层次图

5.兼顾其他系统 统一数据格式

因管理体制的问题导致同一资产多处登记、多头管理，综合分析相关系统中资产数据的结构与定义，提供上传和下载功能，方便与现有系统的数据进行对接和交换，避免数据的重复录入和同一数据多份信息的错误状态。

6.引入物联网技术 加强资产管理

通过在学校固定资产管理工作中运用物联网的概念，并引入RFID技术实现固定资产高效、可靠管理。准确、智能地对学校固定资产进行信息自动识别、采集、记录、上传以及对资产的维护信息进行快速的查询、统计，从而建立起完整、准确的资产管理数字化信息管理平台，为解决人工的传统管理方式提供了高效实用的高科技管理手段与方法。与此同时，有效地加强和完善了学校固定资产的管理，防止了国有资产的流失，促进了资产的合理、有效使用，并提高了学校资产管理的规范性，从而实现了学校资产的科学化管理。

四、结束语

通过物联网概念和技术的引入，建立一套基于物联网技术的固定资产管理系统，实现自动管理成为解决固定资产管理诸多问题的有效途径。同时对固定资产管理进行有效管理，又是一项庞大而复杂的工作，管理好固定资产还需要多方面、多部门的配合。因此树立正确的管理指导思想，应用科学的管理方法，引进先进的技术手段，才能不断地完善和加强固定资产的管理工作，更好地让固定资产发挥其价值，从而加强国有资产监督管理，确保国有资产保值、增值。

［1］AutoID Labs homepage［EB/OL］.http://www. autoidlabs.org/.

［2］沈苏彬，范曲立，毛燕琴，黄维.物联网的体系结构与相关技术研究［J］南京邮电大学学报:自然科学版，2009，29（6）:1-11.

［3］刘金永.学校固定资产管理存在的问题及对策［J］.管理视野，2013（3）:162-163.

作者信息

孙滨，本科。北京市海淀区学校后勤管理中心，100091