高校教育基金会项目管理系统的设计与开发

2015-11-14梁玉超刘婧一

学理论·下 2015年9期

梁玉超刘婧一

摘要：本文介绍了北京华北电力大学教育基金会项目管理系统的设计与开发。该系统针对高校教育基金会项目管理工作的主要需求，应用计算机技术、数据库技术和信息管理技术，实现了对高校教育基金会捐赠项目、财务资金和筹款对象的信息化管理，提高了基金会项目管理工作的办公自动化程度。该系统使用方便、界面友好、流程清晰、操作简单。

关键词：教育基金会;项目管理;信息管理系统

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）27-0106-02

高校教育基金会是由高校发起设立，以服务高校自身为目的、面向社会开展筹款与捐赠管理的非营利性机构。自1994年国内第一家高校教育基金会——清华大学教育基金会成立至今，高校教育基金会已在我国历经了20余年的发展，其对促进我国高等教育事业发展，提高高校自身科学化管理水平，都发挥出重要的影响和作用。

北京华北电力大学教育基金会于2010年4月在北京市民政局注册成立，在5年的发展过程中，共为华北电力大学筹集和争取的资金及资产总额过亿元，实现了较基金会原始基金50余倍的快速增长。随着基金会捐赠项目和资金规模的几何式增长，仍依靠传统的人力手工模式，已不能够满足当前基金会项目管理工作的发展要求。因此，通过信息化手段整合基金会项目管理工作流程，搭建一个面向多用户群体的基金会项目管理平台，是提升高校教育基金会管理工作水平的重要手段和当务之急。

一、项目管理系统的结构设计

（一）项目管理工作概述

项目管理工作是高校教育基金会日常管理中非常重要的组成部分，其直接影响到基金会的社会声誉及捐赠项目的持续性和可再生性。项目管理工作一般包括：根据高校自身发展，策划筹款项目;项目立项;项目运行期间的节点记录和材料归档;依据捐赠协议，监督项目落实及资金使用情况;与项目捐赠方、执行方和受益方密切联络，及时反馈信息;项目结项;完成项目运作质量评估。此外，还需要按照国家规定落实信息公开工作以及收集社会信息、挖掘潜在募款对象等等。可见，项目管理工作既繁杂又重要，是推动高校教育基金会自我建设和可持续发展的核心力量。

（二）系统的结构设计

对照前述高校教育基金会项目管理工作的主要内容，我校教育基金会项目管理系统结构设计主要包含以下四个部分：项目管理部分、资金管理部分、筹款对象管理部分以及用户权限管理部分。

二、项目管理系统的功能开发

（一）项目管理部分

项目管理部分是本管理系统的核心功能，主要包含基本信息管理、管理流程设置以及管理操作设置三个功能模块。

1.基本信息管理。管理人员可在此模块下记录各基金项目的基本信息，如：项目名称、项目种类、立项及存续时间、项目情况简介、关联捐赠协议书编号、关联财务账户编号、项目负责人以及项目捐赠方、执行方和受益方基本信息等。此外，系统还提供上述信息的关联查询和统计功能。

2.管理流程设置。项目管理工作针对各类型的基金项目采用不同的管理流程，相互间往往不尽相同或相差较远，例如：学生奖学金项目需要管理人员在学年评优过程中，依据捐赠协议核实学院报送的拟获奖学生信息，并转发捐赠方复核;在奖学金发放过程中，管理人员应主动邀请捐赠方代表来校参加颁奖仪式等活动。而在学科建设项目中，则需要管理人员在课题立项、中期检查以及结项阶段组织召开评审会议等。为此，本模块赋予了管理人员针对不同种类基金项目设置相应管理流程的功能，保障本系统适用于现有高校教育基金会所有运行捐赠项目。

3.管理操作设置。该模块为项目管理流程提供相应的操作设置选项。管理人员可以在不同管理流程下，选择文件上传备份、预设时间提醒、确认完成勾选以及备注记录等操作选项组合，依靠信息化平台完成捐赠项目的管理流程，进而能够及时、准确、全面的管理该项捐赠项目。

（二）资金管理部分

资金管理部分主要由收入资金管理、支出资金管理以及资金统计分析三个功能模块组成。管理人员可以通过本系统完成对基金会财务账户资金流的管理和统计。

1.收入资金管理。系统通过捐赠收入以及其他收入两种模式对基金会财务账户的收入资金进行妥善管理，其中捐赠收入资金管理信息有收款金额、收款币种、收款日期、收款用途、来款单位基本信息等，同时提供是否寄送捐赠票据、捐赠证书等操作的确认完成钩选功能，确保收入资金的准确记录。同时，系统还提供以上信息的关联查询及批量导出功能。

2.支出资金管理。系统通过业务活动支出、管理费用支出和筹资费用支出三种模式对基金会财务账户的支出资金进行全面管理，其中业务活动支出资金管理信息有支款金额、支款币种、支款日期、支款用途、经办人及领用人基本信息等。同时提供是否留存收款票据等操作的确认完成钩选功能，确保支出资金的准确记录。同时，系统还提供以上信息的关联查询及批量导出功能。

3.资金统计分析。管理人员可以选择查看某项捐赠项目或某时段下的收入资金及支出资金的流水明细，此外，系统还提供显示信息的数据对比和批量导出功能，并可进行数据求和、求平均数、求方差等统计学计算。

（三）筹款对象管理部分

掌握庞大的筹款对象资源，并根据不同对象群体有的放矢的开展筹款工作，是衡量高校教育基金会管理水平和发展潜力的重要指标。为此，本系统为不同基金筹款对象群体提供其基本信息、生活习惯、捐赠历史的个性化录入，以及关联信息查询和批量导出功能。

此外，本系统预留了外接电信端口，与其他商业信息平台对接后，即可实现针对不同筹款对象群体的手机短信和电子邮件批量发送功能，大大减轻基金会信息公开及筹款广宣的工作量。

（四）用户权限管理部分

本系统采用多用户操作界面设计，系统管理员可以为不同用户群体设置针对部分或全部信息的只读、修改、统计查询等操作授权。除基金会工作人员可以完成对捐赠项目、财物资金、筹款对象等方面的信息化管理外，基金项目的捐赠人、执行人以及受益人也可以通过获得不同操作授权，完成对相关信息的录入、查询、修改等操作，以了解相关基金项目的运行情况，在方便项目管理的同时也拓展了基金会信息公开的新渠道。

此外，不同的用户群体还可在此界面进行修改密码、录入个人信息以及发布系统公告等操作，系统管理员还可在此查看各用户的登录时段及操作记录等信息。

三、项目管理系统的开发环境

根据本系统的结构设计和功能需求，并结合我校基金会的实际情况，系统设计编程采用C#高级语言，设计实现基于ASP.NET三层架构与简单工厂设计模式，数据库采用SQLServer2008R2版，数据交互底层采用基本数据缓冲区于LINQ相结合，页面结构基于HTML与JS，页面布局采用DIV+CSS方式，统一基本样式以便于其他页面引用。

四、系统运行及改进意见

经过一年的设计、开发和调试工作，北京华北电力大学教育基金项目管理系统于2015年3月正式上线运行，其功能丰富、界面友好、操作简单的特点，赢得了工作人员的一致好评。但也存在着一些亟待改进的问题。

第一，本系统集成了我校教育基金会捐赠项目、财物资金及筹款对象等诸多重要信息，一旦信息泄露将对我会核心利益及捐赠人隐私带来不良影响。因此，构筑牢固的信息安全防护平台，是本系统后续功能改进中要着力完善之处。

第二，本系统虽预留了与电信平台的外接功能端口，但仍无法与教育基金会现行的财务办公系统、税务申报系统以及网站维护系统相融合，导致一些重要信息需重复录入多个系统，平添了烦冗的工作量。因此，如何改进本系统与我会现行多个管理系统相兼容，也是本系统下一步亟待改进的地方。

总之，本项目管理系统的上线使用，代替了基金会传统的人工管理方式，减轻了项目管理人员的工作量。同时，系统大幅提升了我校教育基金会的管理水平和公众形象，并进一步推动我校教育基金事业的不断壮大。

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