基于Web的高校档案管理系统设计

谷惠敏

摘 要： 高校档案管理系统开发能够促进高校档案管理理念、方法、技术的变革，有效提高档案信息资源的使用效率，为学校的办公、教学、科研、日常管理工作提供更高效的信息服务。描述了基于Web的高校档案管理系统的设计实现方法，基于B/S架构，采用J2EE开发平台，并利用MySQL数据库进行数据的管理和存储。与以往的管理方式相比，该系统安全性更好，效率更高，节省了大量的人力和物力。

关键词： 高校档案系统； 系统设计； J2EE； MYSQL； B/S

中图分类号： TN711?34； TP311.5 文献标识码： A 文章编号： 1004?373X（2015）21?0139?03

Design of Web?based college archives management system

GU Huimin

（Shangqiu Medical College， Shangqiu 476100， China）

Abstract： The development of college archives management system can promote the management concept， methods and technical changes of college archives， and improve the service efficiency of the archives information resources availably， which provides the more efficient information services for office work， teaching， scientific research and daily management work of the school. The design and implementation method of Web?based college archives management system are described. Based on B/S architecture， the data are managed and stored by using using MySQL database and J2EE development platform. Compared with the previous management modes， this system has better security， more efficiency， and can save plenty of manpower and material resources.

Keywords： college archives management system； system design； J2EE； MySQL； B/Sc

0 引 言

随着互联网和计算机技术的日趋成熟和广泛使用，信息化成为各单位进行管理改革、提高效能、转变职能的重要手段。档案作为人类活动的重要记录，其累积的丰富信息在各项工作中发挥着不可或缺的作用。传统的档案管理依靠人工进行档案的分类整理，用户必须去档案馆才能进行相关的查询和借阅操作，非常费时、费力、低效。本系统研发可以使档案资源精准的收集、规范科学的管理和即时高效的使用。

1 研究目的及意义

基于Web的高校档案管理系统利用计算机技术对档案进行归档、借阅、归还、分类以及检索等操作，使档案管理更为实用、方便、人性化。其研究意义如下：

（1） 从高校档案管理的角度出发，结合档案工作功能的要求，提供友好的访问界面，提供完善的档案管理流程，实现档案馆业务流程处理和服务的全面数字化和网络化。

（2） 检索速度大幅提升。档案管理利用人员只需在搜索栏中录入自己所需搜寻的档案信息的关键词，马上就可以定位到目标档案所在的具体处，以及借阅明细情况，减轻档案管理人员的负担，提升查询和借阅效率。

（3） 便于对借阅、查阅记录的统计整理。档案管理系统可以轻而易举地实现对查阅记录、借出记录、超期借阅情况的统计，准确、及时、高效地生成相关统计数据。

（4） 保护了档案安全。与过去用手工翻阅纸质档案查询使用信息相比，减少了档案资料损坏、丢失和被修改的风险。

（5） C/S模式仍被目前大多数的档案管理系统采用，但其维护成本高，可扩展性差，而且安全性堪忧。在本系统研究中，将采用B/S的开发模式，使系统的升级维护困难度降低，同时增强了系统的可扩展性。

2 系统体系结构及相关技术

（1） B/S架构，即浏览器/服务器（Browser/Server）结构。服务器端需要安装大型的数据库放置核心数据，如MySQL或 SQL Server等，客户机上只需一个浏览器，就可以通过Web服务器与服务器端的数据库进行数据交互。只需改变网页，所有客户端用户同步更新，减轻了客户端的负载量，易于维护。

（2） J2EE开发平台，J2EE不是语言或代码，而是现在流行的标准中间件体系结构，是基于组件的，能使各类程序在不同应用环境中通用、兼容、便于维护。其主要优点如下：节约成本、支持异构环境、高效的开发、超强的稳定性、良好的可伸缩性。

（3） MySQL数据库，MySQL数据库是目前比较流行且被广泛使用的关系型数据库管理系统之一，它是开源的，所以受到一些中小型公司的欢迎。在Web应用方面，是最好的RDBMS应用软件之一。

3 系统设计

3.1 系统总体结构设计

高校档案管理系统具有对数据进行分类、入库，提供档案管理、综合查询、借阅统计、系统设置等功能，并对数据库进行安全维护。系统的整体功能架构如图1所示。

3.2 应用架构设计

系统开发本着方便、高效的原则，有效的进行分工、合作，使各个组件之间实现无缝衔接，得到有效利用。在进行系统设计时采用分层设计的思想，使每层实现相对独立的功能，各层之间又紧密的联系起来，这样可以简化系统开发过程。分层设计时应遵循的规则如下：

（1）各层的数据只在本层使用，避免跨层调用；

（2）要注重上下层之间的关系，上层要在下层的基础之上建立；

（3）一般情况下，在对下层进行调用时，则相应的层要按规则进行封装，并提供便以访问的对应接口。

在本系统的设计中采用MVC的分层机制，即模型层、视图层、控制层。模型层采用JDBC?DAO的方式对MySQL数据库进行访问；控制层主要负责从视图读取数据，控制用户输入并向模型层发送数据；视图层主要由HTML等组成，负责与用户进行交互。

3.3 数据库设计

通过对高校档案管理系统数据流程的分析，对系统的主要数据项和数据结构设计如下：

（1） “用户信息”的数据项有：用户编号，用户名，密码，所在部门，邮箱，联系方式，用户级别，备注。

（2） “档案分类信息”的数据项有：父类名称，子类名称，子类编号。

（3） “案卷信息”的数据项有：卷号，保管期限，归档时间，归档部门，归档类别，归档人，卷名，卷内页数，密级，备注。

（4） “卷内目录”的数据项有：档案号，文件名，全文，页数，责任者，时间，备注。

（5） “档案借阅信息”的数据项有：借阅编号，档案号，借阅人，借阅时间，归还时间，借阅天数，超期天数，备注。

4 高校档案管理系统的实现

用户可以实现档案管理的基本功能，如图2所示。

系统登录：系统登录模块是整个系统的窗口，用于对用户的身份进行验证。用户在键入用户名及密码时，系统会自动链接数据库，进行对比匹配，从而对其身份信息进行鉴别。如果不合法，将会弹出登录失败提示框。

用户及权限管理：系统对于权限设计，引入角色的概念，角色权限采取分级授权模式，逐级向下授权。权限管理主要对档案系统的用户和机构部门进行设置，同时可以提供对档案数据的赋权操作。

档案信息管理模块：登录高校档案管理系统之后，就可以根据自己的需求进行相应操作，也是本系统最为重要的模块之一。在档案管理界面点击分类列表名称，即可查看该分类类别所含文件目录信息。还可以创建新档案，上传、下载文档。

综合查询模块：综合查询时，在搜索条件框里输入关键词，设置自己的搜索条件，可快速找到所需要的档案信息。综合查询模块，不同的用户在查询到相应的档案表之后，可进行的操作也不一样，如果只是一般用户，只能查阅档案，如果是档案管理员在查询到相应的档案之后，不仅可以查看而且还有修改的权限。

借阅统计模块：借阅统计模块可以查看和管理实体档案和电子文件的借阅情况。档案借阅的主要用户是高校的各个部门，学生以及老师等。通过该系统借阅时，首先必须先填写借阅清单，提出借阅申请，借阅单中要填明借档人的信息，以及借档理由。当用户填好借阅清单并提交之后，档案管理员可以查看借阅请求，依据档案馆的实际情况，同意或拒绝借阅者提出的申请。档案管理员可以查看到期档案，未还档案，对到期未还档案的借阅人发出催还邮件，督促其尽快归还档案。由于不同的档案受欢迎程度不一样，管理员通过利用统计，可以查看每份档案的利用情况。

数据模块：档案系统的数据可以定期或随时进行备份保存，或在需要时进行数据恢复。还具有导入导出功能，用户可以直接上传或下载电子档案。

业务交流模块：业务交流模块主要是针对档案管理员，管理员直接进行业务交流或者发布公告以提高业务水平。

邮箱功能模块：此模块主要实现用户之间的通信功能。

5 结 语

本文针对高校档案管理自身的特点，设计了基于Web的高校档案管理系统，采用B/S架构，在J2EE开放性平台上进行开发，并使用MySQL数据库进行数据的存储，完成了档案管理、综合查询、借阅统计、系统设置、业务交流、收件箱等几大模块的设计与实现，提高了高校档案管理的水平和效率，改善了相应的业务流程。营造一个良好的档案管理环境，有效组织、合理利用管理档案已经成为学校的重要工作之一。

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