工程总承包信息系统开发及运用
2015-11-07张祥昭
张祥昭
工程总承包信息系统开发及运用
张祥昭
工程总承包企业是典型的项目驱动型企业，企业的项目管理成熟度是作为总承包企业核心竞争力的重要体现。工程项目管理系统是进行项目管理的重要手段，也是企业核心业务管理的主导系统，通过建设项目全生命周期管理、多项目并行管理、多方参与的协同管理信息平台，能有效规范企业项目管理行为、提高项目执行效率、增强统筹协调能力，达到辅助决策的目的，提升企业对项目管控的能力，辅助企业提升项目管理水平。
必要性和可行性
必要性
作为工程总承包企业，项目管理水平的提高会直接影响到企业的利润增长。特别是在国内大力推行项目管理思想和方法的今天，要想在同类行业中脱颖而出，建立一套与国际接轨、高层次且实用性强的项目管理系统信息系统来协助项目管理工作的开展是当务之急，是积极开拓国际承包市场，提高企业竞争力的有效途径。项目信息化管理是管理信息化基础建设，具有重要的经济价值与标杆意义，十分必要。其必要性主要由工程总承包项目的特性所决定的：
总承包合同额巨大；
工程界面复杂；
工程点多面广、工程量巨大，地质条件多变、工程变更多发；
工程标段及参建单位多，管理协调难度加大；
建设周期长、公司管理人员少；
这些特点决定要对总承包项目建设进行规范的管理和全面的管控，必须借用信息化技术。
可行性
就工程总承包项目管理系统建设而言，其技术、组织、环境、商务等所具备的可行性，主要表现在：
成熟的企业项目管理理念和项目管理技术
项目管理理念与方法已经越来越受到人们的关注，并应用到企业的管理过程之中。项目组合管理、项目群管理、项目管理技术已经成熟，并被用于各种类型的企业与项目管控过程中。
IT技术先进与成熟
随着IT技术日新月异的进步，包括网络技术、存储技术、计算技术等，采用最新的成熟的IT技术，可以形成总承包项目管理系统的有力支撑，建设符合企业管理的业务管理系统。
组织的高度重视与参与
就“总承包管理系统”而言，国家及企业高度重视，尤其是企业领导高度重视并亲自参与该系统建设，对各项工作责任落实到具体部门和人员，并要求各相关领导高度重视与参与。
开发思路
立足自主创新，利用全方位资源统筹定制
“工程总包管理系统”以国际化的视野和开放的心态，充分调动和利用全方位的资源，依据企业建立的规章制度和企业项目管理（EPM）理论，实现工程总承包项目建设管理业务需求，以及成熟的IT技术与应用软件，为企业项目管理信息化工作提供统筹计划和定制创新，并编制全面的设计和实施方案。
实践、探索和改进国内外工程项目管理标准化
“工程总包管理系统”建设与实施期中，不断跟踪、优化、创新和总结工程总承包项目管理最佳实践，确保系统架构不断完善并满足企业工程总承包项目建设管理的业务需求。通过最佳实践、探索，用专业化的团队以专业化的方式总结实施规范、业务管理流程、业务基础数据与模板，积累企业知识。
开发总体方案
总体开发思路
项目管理系统升级方案和思路借鉴相关行业管理信息系统建设的经验和业界最佳实践的案例进行总体设计，总体设计思路如下：
以业务为主导；
以进度计划为主线；
以提供包含前瞻性业务需要的稳定可靠的业务管理系统为目标；
以循序渐进的方法论为手段；
实施原则
项目在实施过程中，会遇到种种的阻碍，存在多个风险。为了保障本项目的成功实施和完成，应遵循如下实施原则：实用性原则、个性化原则、接口良好性原则、安全和可靠性原则、成熟和先进性原则、可扩充和扩展化原则、可管理性原则等。
系统业务架构
根据企业的组织结构和项目管理模式，系统的业务架构分三层，如图1所示。
第一层是项目级，其功能基本覆盖了项目管理全过程和各领域；
第二层是公司级，主要通过项目级业务处理和信息的录入，以定制化的统一格式满足公司总部各职能部门的管理需求，实现信息的自动再加工和反复利用，方便职能部门管理人员实时查询项目状态信息，同时针对各职能部门的职责分工，开发具体的业务模块，用于进行业务处理；
第三层是决策层，主要是为企业领导决策提供支持，同时方便企业领导实时查询项目的进展状态信息。
在整个业务架构中，自下而上，是信息的逐级汇总和提炼过程，自上而下，可满足由宏观到微观的不同层次项目管控需要。
图1 工程总包管理系统业务架构图
系统功能架构
“工程总包管理系统”的基础业务架构参见图2，整个系统在多个统一体系结构（项目管理体系，包括：任务分解、组织分解、资源分解、费用分解体系等）支持下，以业务处理为主导进行项目管控与协同工作。
整个系统架构由四个部分构成：一是企业级统一项目管理框架体系，用于企业规范化的编码体系的规划，是企业级多项目管理的基础；二是具体业务模块，在统一框架体系下的项目业务处理系统；三是数据交换平台，业务处理数据经过该平台与上层决策分析层及其他系统进行数据交换；四是信息展现和工作平台，以及外部系统集成，主要用于用户获取工作所需信息，处理业务工作，同时集成企业现有其他业务系统并预留后续管理系统接口。
图2 工程总包管理系统基础业务架构图
系统技术架构
如图3所示，在技术架构上，系统分为数据层、组件层和展示层。
数据层用于存储数据和电子文件；
组件层由支撑系统功能的标准件组成，包括流程引擎、报表工具、权限机制等；
表现层是系统和用户之间人机交互的层面，即用户操作的界面，以 B/S客户端的方式展现。
图3 工程总包管理系统技术架构图
业务设计
整个工程总承包项目管理系统业务，除系统平台基础功能（如：权限、流程、基础数据、事务沟通等）外，通过详细调研各业务需求，开发具体的业务功能，其主要业务范围包括：
商务财务管理
商务管理主要包括总包合同管理、分包合同管理、目标成本管理。
总包、分包合同管理从合同签订至合同执行完毕的全过程管理，包括合同基本信息管理、合同变更管理、合同收付款计划管理、合同支付计量管理和合同实际收付款管理，同时要实现合同金额汇总分析与合同实际收付款对比分析，并自动形成相关台帐报表，以满足实时对项目合同进行管控的目的。
目标成本管理通过对总包合同费用、目标成本费用、分包合同费用和实际费用进行汇总分析，计算差值、利润情况，以实现企业对项目成本、利润情况的全面管控。
采购及物流管理
采购管理模块主要包含各个项目的物资设备的采购计划、请购、采购合同签订及执行、海外项目的物流运输以及库存和项目现场物资管理等。采购管理分为基础数据管理、采买管理、合同费用管理、运输物流管理和现场物资管理五大组成部分。
综合管理
综合管理部分实现业务主要包含人力资源、文档管理、出入境管理、后勤管理、宣传报道、对外协调、信息网络等业务的管理。
文档管理
文档管理模块主要包含各个项目产生的各种文档进行归类、搜集和统一过程管理，主要包括文档分类结构（DBS）的规划、文档属性统一管理、文档附件的统一管理、文档的分发以及文档审批流转的管理。
施工调试管理
施工调试管理主要包含对施工调试的施工准备阶段管理、施工调试过程管理以及竣工验收及移交管理三大部分，主要通过全体系系统的文控管理方式，对所有相关管理要素进行统一管理。由于进度管理的特殊性及重要性，还应实现基于平台的进度计划编制、调整、在线审批、即时反馈及审核、动态调整分析等功能。
图4 工程总包管理系统项目实施组织结构图
方案实施
成立由相关领导牵头的系统应用实施领导小组，负责重大事项的决策以及系统升级执行过程中的重要事项协调，支持推动项目管理系统建设。项目实施组织结构如图4所示。
设立由相关业务人员组成系统应用实施工作小组，负责组织实施、具体事务的协调以及项目管理监控，开发过程中不定期组织召开协调会，及时协调解决开发过程中出现的问题。同时分专业划分若干专业小组，负责各自专业内的业务梳理、基础数据整理、需求提供、业务功能测试、参与运行等工作。
效果分析
提升和展现企业竞争优势和实力
工程总承包项目工程建设阶段依托信息化平台进行工程项目管理，即符合工程建设项目的规范化、透明化的工作要求，也展现了企业先进的、现代化的项目管理理念和高水平实操能力。
为领导决策提供及时的、全面的数据信息
充分利用项目管理系统在资源共享、信息传递、数据统计分析方面的优势，为领导决策提供数据支持，增强决策的理性、科学性及快速反应能力。
有利于提高工作效率、降低成本
使项目人员不论在何处都可通过互联网或移动网络对日常工作进行处理，大大提高了项目管理的工作效率，节约了沟通的成本并降低工程项目的成本。
有利于提高项目管理水平
能将工程项目管理相关制度和流程进行固化，使项目管理过程科学化、规范化、标准化。保证了业务流程的公开、透明、标准，提高企业项目管理人员的管理水平。
加强“事前预防、事中管控、事后完善”的项目风险管控
系统可以按照企业的项目风险管控标准，及时地对项目管控风险进行预警，避免产生不必要的损失和风险，做到“事前预防、事中管控、事后完善”的风险管控要求。
有利于企业的知识积累
项目管理系统能够提供历史项目管理资料、经验模版，利用起来十分方便、快捷。同时避免企业重复出现同类问题，促使公司在以前经验教训的基础上更好地完成各个项目，有利于后续项目的建设。
结束语
项目管理作为传统企业管理的补充、改良和完善，项目管理信息化作为企业信息化中具有专业性和独立性的分支，其作用已得到普遍认可；项目管理为项目型组织的管理者们提供长期求索的、日渐完备的管理方法；项目管理将进一步渗透到各种形式的组织创新管理之中。
总承包项目管理系统的应用，将使我们项目层的管理模式产生极大的转变，使我们的各项管理变的更加规范化、程序化，让工程项目管理变的更有针对性。随着项目层应用的不断深入，其优越性会更好的体现出来，只要我们坚持循序渐进的使用下去，随着时间的推移，我们中国的项目管理水平一定会取得喜人的成果。
10.3969/j.issn.1001-8972.2015.23.008
