技术状态文件中引用文件的规范化研究

葛玉姣 郭桃红

（中航工业沈阳发动机设计研究所，辽宁 沈阳110015）

0 概述

产品研制过程中形成大量的技术状态文件，文件之间相互引用，即：作为输入或输出而引用，或作为支持性文件而引用，或作为参考性文件而引用；对产品研制中需要贯彻的标准，在技术状态文件中也会被作为设计依据或支持性文件而被引用。因此产品的技术文件和模型图样中，文件的引用是普遍存在的。

对于引用文件，GB/T 1.1《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》中虽有相关规定，但引用文件还是存在不规范现象。本文将结合某产品转阶段资料准备中出现的问题，研究、探讨引用文件应如何规范化。

1 引用文件的范围及性质

按其在文件的体现形式,将引用文件分为两类：规范性引用文件、资料性引用文件。文件内容条文引用了其他文件编号及名称，将该文件的技术内容成为本文件的必不可少的一部分，该类文件视为“规范性引用文件”；文件引用的其他文件仅供使用者参考，不是文件必须执行内容，该类文件视为“资料性引用文件”。

2 技术状态文件中存在的引用文件不规范化现象

在某型产品转段技术状态文件标准化审查时，引用文件不规范，梳理总结不规范化问题如下：

1）文件是否设置“引用文件”章不统一；

2）“引用文件”章下列出的文件先后顺序不一致；

3）“引用文件”章同类文件所列各项内容书写不规范；

4）条文引用时是否列出标准年代号不统一，未列出年代号时不能明确其有效版本状态；

5）条文中引用文件的表述不统一，不能明确引用文件性质，不仅条文引用还在参考文献列出；

6）文件引用没有引用最新有效版本信息。

对于上述不规范化现象，反映出GB/T1.1相关内容研究不够，未对单位现行企业标准及时更新，造成没能正确贯彻并细化引用文件的相关要求，引发引用文件不规范化现象。

3 引用文件规范化的研究

3.1 上级标准研究

GB/T1.1-2009中，与引用文件相关内容为：“6.2.3规范性引用文件”、“8.1.2 提及标准本身的内容”、“8.1.3 引用其他文件”。

GJB0.1-2001中，与引用文件相关内容为：“6.8引用文件”、“7.10引用”。

GJB 6000-2001中，与引用文件相关内容为：“6.7规范性引用文件”、“6.13 参考文献”、“7.12 引用”。

通过研究上述标准中相关条款，学习标准的引用文件的表述，相同的要求加深理解，应用中存在疑惑之处，从不同标准中获取答案，研究分析后明确：文件性质应如何界定、引用文件条文中如何体现、引用文件和参考文献下引用文件如何列出。

3.2 引用文件规范化需要重点解决的问题

3.2.1 文件性质、文件有效版本

编制文件时，条文涉及到其他文件，如引用到的内容作为文件执行不可少内容，则应作规范性引用文件处理；仅供参考或仅作辅助说明,删除后不影响文件执行的，则应作资料性引用文件处理。

不论规范性引用还是资料性引用，编制文件时均应明确引用文件的有效版本状态,并按规范化要求体现其版本状态，如标准更新最新版适用则不书写年代号,但应跟踪标准动态判定内容适用性。

3.2.2 “引用文件”章下文件规范化书写

——“引用文件”下文件的性质要求

引用文件是文件中出现的规范性引用文件的索引，凡是在文件正文条文或规范性附录条文中引用其他文件时，如通过引用文件编号，间接的将引用文件的内容作为本文件必不可缺的构成部分时，则该文件应在“引用文件”下列出；否则不应列出。

注：注释、示例不能作为规范性引用文件内容。

——“引用文件”下文件的书写顺序要求

引用文件的排列顺序为：

国标→国军标→航标→企业标准→归档文件→国际标准→公文(含法律法规)；

国标、国军标、航标、国际标准按标准编号的顺序号排列，自小到大；

企业标准、归档文件先按文件编号的拉丁字母的顺序排列，再按顺序号排列，自小到大；

公文按照公文名称的拉丁字母顺序排列，自小到大。

——“引用文件”下文件的书写内容及设置要求

1）书写内容要求

公文：公文名称、发文机关、发文时间、公文编号；

国标、国军标、航标、国际标准：标准编号、标准名称；

企业标准：企业标准编号、企业标准名称；归档文件：文件编号(不带版本)、文件名称。引导语：按GB/T 1.1提供的引导语。

2）设置要求

每个文件均单独占一行编排；

每个文件均应空两个汉字起排，回行时顶格编排；每个文件各元素间之后空一个汉字位置；

每个文件之后不加标点符号；

所列公文名称必须带书名号，其他文件名称不应带书名号。

3.2.3 条文中引用文件规范化书写

——未设置“规范性引用文件”章

为保证文件内容的完整性，条文中涉及规范性引用文件(公文除外)时，应给出文件编号、名称两项基本内容，公文应给出公文名称、发文机关、发文时间、公文编号全部内容；

条文中涉及资料性引用文件时，允许仅给出文件编号，其他信息到参考文献查阅。

——设置“规范性引用文件”章

对于文中注日期引用的文件，应给出版本号或年号（引用标准时，给出标准代号、顺序号和年号，标准年代统一用四位）以及完整的文件名称；

对于文中不注日期引用的文件，则不应给出版本号或年号。标准条文中不注日期引用一项由多个部分组成的标准时，应在标准顺序号后标明“（所有部分）”及其标准名称中的相同部分。

示例：GB/T 20000(所有部分)标准化工作指南

——条文中描述

引用规范性引用文件时应使用“按XXXX要求”、“符合XXX规定”、“见XXX”等规范性描述语言；

引用资料性引用文件时，应使用“参见XXX”、“参考XXX”等规范性描述语言。

3.2.4 条文中引用文件与“引用文件”、“参考文献”下文件完整性检查

文件正文内容中或规范性附录中的规范化引用文件，均应在“引用文件”下查阅到，凡条文未涉及的不允许在“引用文件”下列出；

”中包括资料性引用文件，还包括文件起草过程中参考过的图书、期刊、归档文件等，应保证文中资料性引用文件在“参考文献”中查阅到。

“引用文件”下列出的文件不允许在“参考文献”列出。

3.2.5 引用文件的动态管理

——对于注日期的引用文件，应跟踪文件是否有新版本，判定新版本为执行文件时,应及时更新文件引用日期；

——对于未注日期的引用文件，应随时跟踪并研究最新版本,适用时则保持原状态，不适用时则确定引用文件版本,修改引用文件为注日期引用文件；

——引用的企业标准，应密切跟踪企业标准更改，对产品质量有提升的标准更新,应积极组织贯彻,对降低产品质量的更改，则监控现场文件版本确保文实一致；

——对产品研制必须贯彻的国家军用标准、专家标准，应积极研究及时贯彻最新版本,以保证产品先进性。

4 引用文件的规范化应用

针对单位文件引用文件不规范现象的问题，结合上述研究分析结果，在引用文件规范化应用中,重点开展如下方面工作：

——组织修改完善单位编写管理规定，重点明确规范性引用文件定义、引用文件章设置下引用文件规范化书写要求、条文中规范化引用和资料性引用文件描述要求、参考文献中资料性引用文件规范化要求书写要求等内容；

——利用计算机技术，组织开发WORD软件下的引用文件规范化自动编辑功能、文件规范化设置的检查功能，从文件编制源头保证引用文件的规范化；

——及时组织引用文件规范化要求的专题培训，使设计人员明确区分引用文件性质、学会使用计算机辅助开发软件,引用性质判定靠人力,规范化设置交软件完成。

通过上述工作，文件中引用文件的不规范现象将逐步减少,不断提高文件编写质量。