矩阵管理模式在高校图书馆阅读推广团队建设中的应用

雷萍等

摘 要：

矩阵管理是指为完成某项特定工作任务而形成的工作小组的管理模式。应用矩阵管理模式加强高校图书馆阅读推广团队建设，应注意把好团队负责人选择关，明确团队管理流程和成员的任务要求，注重各业务点的工作量均衡，促进各业务环节的配合，同时优化绩效评估方式，建立阅读推广活动评价和奖惩机制。

关键词：矩阵管理；高校图书馆；阅读推广；团队建设

中图分类号： G647.6 文献标志码： A 文章编号：16720539（2015）06012904

一、引言

在国家竞争、民族竞争激烈的全球化时代，阅读作为提高人口素质和国家实力的引擎，又作为一个国家话题，经常被上升到国家工程、国家战略的高度给予关注和支持[1]。阅读的重要性使阅读的推广成为了一个世界性的话题。阅读推广是为阅读服务的，体现了阅读的本质，因此开展阅读推广活动的目的不是单纯为了开展活动，而是为指导读者阅读搭建交流平台[2]。

推广阅读是图书馆的职责，高校图书馆作为图书馆界的重要力量，已经把阅读推广服务提升至一定的战略高度，相继开展了“读书节”、“读书月”等以文化活动为依托的阅读推广服务活动。尤其在大学生阅读委员会的倡导下，各高校图书馆在阅读推广实践中所取得的成绩有目共睹。

随着网络技术、移动技术等新兴技术的迅猛发展，社会信息渠道日益多元，读者的阅读习惯已经发生改变。在过去20多年的图书馆事业发展过程中，除了信息技术给图书馆服务带来翻天覆地的变化，阅读推广也逐渐成为图书馆的主流服务[3]。高校阅读推广的对象主要是大学生，大学生这一特殊读者群体，由于课业负担重、就业压力大、未来发展不确定、业余休闲娱乐方式多样化等因素，使其阅读时间、阅读质量和阅读能力呈下降趋势。如何建立一支结构合理、分工明确、协作高效的阅读推广团队，通过形式多样的推广活动，吸引大学生关注阅读，并影响其阅读行为，提高大学生的阅读质量和效率，成为当前许多高校开展阅读推广活动所关注的重要问题。

二、高校图书馆阅读推广团队建设的现状

近年来，各高校形式多样的阅读推广活动如火如荼地开展，部分学校还形成了特色鲜明的活动品牌。但是，各高校阅读推广活动的开展普遍存在主体机构缺失、专业队伍匮乏等问题。目前，几乎所有高校阅读推广任务都是由校图书馆承担，其阅读推广团队的建设情况大致如下：

（一）馆员指导下的学生主体团队

图书馆学生管理委员会或志愿者团队，是活跃在许多高校图书馆的阅读推广团队，学生团队通常都由图书馆学科咨询部或者读者服务部的馆员兼任指导老师。每年在读书日、开学季、毕业季等时间节点，指导老师给学生团队下发任务，指导学生策划各时段的活动。学生团队往往不仅参与阅读推广活动的策划、组织和实施，还可能参与图书馆日常管理工作。部分高校图书馆学生团队指导老师在某固定部门设置专职岗位，但岗位通常比较少。

（二）临时抽调人员组建的临时团队

部分高校图书馆没有把阅读推广定位为常规的服务，因此没有常设阅读推广机构或者岗位，当需要开展活动时，临时从一个部门或多个部门抽调人员组建相应的临时团队，有的馆直接由办公室或读者服务部暂时代为组织，突击开展活动。

（三）专设业务岗位的馆员主体团队

部分高校图书馆将阅读推广服务定位为核心服务，并借助于人事制度改革机会，专门设立业务岗位，组建成以馆员为主体的阅读推广团队。通常情况下由办公室或者其他某部门直接管理阅读推广团队，并组建学生团队。由阅读推广团队整体负责推广活动的策划、组织、实施，学生团队的主要职责是参与活动创意、现场组织等。

三、矩阵管理理论在高校阅读推广团队建设中的应用

矩阵管理是指为完成某项特定工作任务而形成的工作小组的管理模式，管理结构中的成员来自于不同部门，有着不同的业务技能、多元的专业知识背景，为了特定任务而共同工作。矩阵是数学概念，是将代数的方法应用在管理上，使得组织运行有序灵活。

（一）高校图书馆阅读推广团队建设中的矩阵管理概念

纵观图书馆的所有业务，总结起来主要集中在三个方面。一是文献服务，主要指图书外借、文献阅览和传递等；二是信息服务，即学科报告、参考咨询、查新检索等；三是阅读推广服务，也就是为推广资源和促进阅读而开展的各种活动。阅读推广可以说是集文献服务和信息服务为一体，通过多种多样的活动和手段将文献服务和信息服务送到到读者身边[4]。因此，阅读推广服务过程可能涉及图书馆的所有业务，需要来自各业务部门的人员参与到阅读推广活动中，形成一个工作团队。如何使这样一个结构复杂的团队高效运作，必须有一个分工明确，责、权、利清晰，流程顺畅，而且能协作配合的管理模式[5]。

1.阅读推广服务流程

将阅读推广服务定位为核心服务的高校，通常情况下阅读推广服务都是常规性开展并不断创新，由专门的阅读推广岗位负责，并有详细的工作流程（图1）。

图1 阅读推广工作流程

2.高校图书馆阅读推广团队的矩阵管理模式

管理模式根据其管理层次多少分为直线式和扁平式两种结构。直线式结构类似于金字塔，通常情况下高校图书馆阅读推广团队管理模式为直线式；扁平式结构管理的层次少，跨度大，权力分散，许多成员都拥有一定的权利，其工作积极性和主动性较强，但主管领导对成员的监督、控制比较松散，信息传达不太顺畅[6]。

矩阵管理是直线式和扁平式管理结构的相结合，将矩阵的方法应用到管理上，通过对横向和纵向结构单元协调管理，加强各结构单元的信息沟通，使工作进展过程中信息线路短、反馈快，各项业务完成效率高。矩阵管理适用于工作内容变动频繁，涉及面广大，需要多项业务以及知识支撑的组织，或者有突击性任务安排的组织。在高校图书馆阅读推广团队中引入矩阵管理模式，纵向结构是由人事制度确定下来的不同级别的阅读推广业务岗，构成较为稳定的基础结构单元，由所属业务部门负责管理；横向结构是为完成某一阅读推广活动而组建的工作任务组，以活动任务为中心的动态工作团队，由活动负责人实施管理。高校图书馆启动阅读推广活动计划时，需要以各项活动为单元，增加数条水平管理线，形成一种矩阵式的管理模式（图2）。在这种纵横结合的矩阵管理结构中，纵向的阅读推广业务岗使基本工作模块稳定运行，横向管理链保证了各活动小组间信息的整合和传递等。endprint

图2 高校图书馆阅读推广团队的矩阵管理模式

（二）矩阵管理模式在高校图书馆阅读推广团队建设中应用的优点

在高校图书馆阅读推广团队建设中引入矩阵管理，实现了项目管理与职能管理的有机结合。高校图书馆阅读推广团队矩阵管理模式不仅结构相对简单，易于操作，在实际应用中还存在如下优点：

1.提高人力资源共享率，使团队运行效能最佳化

在阅读推广矩阵管理模式的横向结构单元中，每位成员的业务技能和专业知识背景均不同，在不增加人力成本的基础上和不影响图书馆各部门常规业务正常开展的情况下，一个成员可以同时参加几个活动小组，通过组织结构设计来强化管理，从而使来自不同部门的阅读推广团队成员优势互补，发挥每位成员的专长，大大提高了各部门人力资源的共享率，使团队整体运行效能最佳化。

2. 管理结构纵横交错，部门之间沟通顺畅，配合密切

为了提升阅读推广服务品质，各高校图书馆每年都会开展形式多样、内容丰富的活动。由于每项活动可能涉及业务内容不同，若由一名主管直接管理，该主管不可能精通各项业务，而且时间上也不允许。透过纵横交错的矩阵管理结构，实现每项活动流程中各业务的专业分工，来自不同部门的团队成员相互沟通，交流信息，密切配合，提升团队整体业务水平。

3.团队运行统一化，且机动灵活

根据活动需求组建成的阅读推广团队在整个工作开展过程中，均按照团队计划和要求来履行职责，而不是依照所在部门其他工作要求履行职责，这保证了团队运行的统一化。同时团队运作机动灵活，对工作任务以及客观需求的变化比较容易适应。一方面，启动分项活动时，能迅速调配人员、组织团队，将具有不同专长的人员集中在一起开展活动，负责活动流程中各环节的工作；另一方面，团队可随着活动的开始与结束进行组织与解散。

4.提高了工作人员的积极性，增强了责任感

为了提高读者的活动参与度，增强阅读推广活动开展的趣味性，团队通常集思广益，不断头脑风暴，广泛收集团队成员的创意，各职能人员能直接参与具体活动，并在活动决策问题上有发言权，提高了参与者的积极性，增强了责任感。

（三） 应用矩阵管理模式加强高校图书馆阅读推广团队建设应注意的问题

在矩阵结构中，横向管理链上的每位团队成员都来自于不同部门，成员之间的关系主要是协作关系，而不是上下级的隶属关系，因此阅读推广负责人往往是责任大于权力。活动负责人对于团队成员工作的好坏没有足够的激励和惩罚手段，团队成员可能受到双重指挥，特别是所在部门工作任务与阅读推广活动任务有时间冲突的时候，团队成员难以抉择孰重孰轻。为了保证阅读推广服务质量，提高组织工作效率和稳定性，保持工作的延续性，高校阅读推广团队建设需要在以下几方面予以加强：

1.把好团队负责人选择关

由于阅读推广团队成员之间的关系主要是协助关系，且每位成员的业务能力也需要尽可能发挥出来，因此阅读推广团队负责人的业务能力和协调能力至关重要，团队负责人应具备制定并落实活动策划，团结成员，调动成员积极性，有效分工，协调外部资源，领导和组织成员圆满完成任务的能力[7]。

2.明确团队管理流程和成员的任务要求，注重各业务点的工作量均衡

活动小组建成后，应通过各种方式让每位成员明白自己在矩阵管理结构中的责任与权力，让团队成员清楚矩阵管理的运作流程以及所在阅读推广活动小组的任务，使矩阵管理模式被团队成员认可，使团队成员以高度的责任心，认真专业地做好各自的工作。同时，每位成员都要打破“本位主义”观念，实现信息最大程度的共享[8]。

另外，在同一团队活动开展过程中，负责人应及时关注各业务点的工作量情况，并及时调整，保证各业务点的工作量基本均衡，以保持团队成员工作积极性。

3. 促进各业务环节的配合

高校图书馆在开展阅读推广服务过程中，可能与图书馆所有业务发生关联，需要得到各部门的配合和支持。例如，阅读推广服务常规化开展涉及到财务预算，因此高校图书馆应对阅读推广团队既定的目标在财务需求上给予资金保障；阅读推广团队在开展资源推广活动时，需要得到资源建设环节的配合；为了扩大阅读推广活动的影响，往往需要与学校的宣传部、学生工作部、校团委等部门加强合作，因此需要图书馆领导或者办公室给予前期的工作联络等。

4.优化绩效评估方式，建立阅读推广活动评价和奖惩机制

近十几年来，以Intel公司提出并加以实施的以“360度绩效考核评估”为核心的绩效管理体系风靡全球。360度绩效考评是指从与被考核者发生工作关系的多方主体那里收集信息，对被考核者进行全方位、多维度的绩效评估，及时将考评结果反馈给员工，以帮助员工了解自身在哪些绩效维度上需要改进，从而达到提高工作绩效的目的[9]。如果将阅读推广工作纳入考核体系，阅读推广活动团队成员的考评由活动负责人和其他团队成员一起评分，并计入综合评分中，以综合评分决定被考核人的薪酬。这样的考核办法可以解决受多重任务管理的员工的考核问题。

同时，针对阅读推广团队开展的活动，应建立起完善的活动评价机制和具体实施计划，对优秀的活动给予鼓励和褒奖，对不作为的团队予以批评和惩罚，促进团队改进工作方法、积极创意，改善活动效果。

四、结语

高校阅读推广是校园文化建设的重要组成部分，推广主体主要是图书馆，当然还有学校各学院、团委和学生社团[10]。图书馆与各学院以及职能部门的合作推广是部分高校的阅读推广方式，合作推广的高校，上至校领导，下至各学院以及其他职能部门的领导已经达成共识，并在阅读推广服务开展方面给予图书馆大力支持。高校阅读推广团队成员的复杂性决定了其团队建设工作的长期性，需要在实践中不断研究、不断总结和完善。虽然矩阵管理模式在高校人力资源管理中，甚至图书馆管理中的应用还不广泛，但是这样一个充满生机和活力的管理模式的引入，是对高校人力资源管理以及图书馆管理的有效补充，必将在高校阅读推广团队建设中起到越来越重要的作用。endprint

参考文献：

[1]王波.图书馆阅读推广亟待研究的若干问题[J].图书与情报，2011，（5）：32-35.

[2]杨婵.图书馆阅读推广活动的反思与重构[J].四川图书馆学报，2011，（2）：58-61.

[3]范并思.阅读推广与图书馆学：基础理论问题分析[J].中国图书馆学报，2014，（5）：4-13.

[4]吴晞.任务、使命与方向：图书馆的阅读推广工作[J].图书馆杂志，2014，（4）：18-22.

[5]袁俊.矩阵管理的优势与挑战[J].企业标准化，2007，（1）：35-37.

[6]王春燕.学生事务的矩阵管理——基于学生自主管理的思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2010，（7）：155-156.

[7]张希琳，陈莉.矩阵管理模式在高等学校人事工作中的应用[J]. 文教资料，2013，（28）：119-120.

[8]简鸿飞，徐敏.试论企业人力资源矩阵管理[J].领导科学，2010，（1）：40-41.

[9]徐辰雪，常慧宁.360度绩效考核的误用[J].企业管理，2011，（7）：34-35.

[10]刘丽.高校阅读推广活动研究——以五所高校图书馆阅读推广活动为例[D].保定：河北大学，2014：5-8.

Application of Matrix Management Mode in

Team Building of Reading Promotion in University Library

LEI Ping，YANG Jiayan，WANG Huisen

（Library，University of Electronic Science and Technology of China，Chengdu Sichuan 611731，China）

Abstract：This paper summarizes the current situation of reading promotion team building in university library， analyzes the advantages of application of matrix management model in team building of reading promotion in university library， and points out that the application of matrix management for strengthening reading promotion team building in university library should pay attention to the good team leader select off， clear team management processes and the members of the mission requirements， pay attention to adjust the balance of the workload and to promote cooperation， but also optimize performance evaluation， establish the reading promotion activities evaluation and reward and punishment system.

Key words： Matrix management；University Library；Reading Promotion；Team building

编辑：鲁彦琪endprint