基于EXCEL的建造合同管理与核算问题的对策分析

2015-11-04林军辉

建材与装饰 2015年42期

关键词：汇总表财务软件核算

林军辉

（福建漳州发展股份有限公司福建漳州 363000）

基于EXCEL的建造合同管理与核算问题的对策分析

林军辉

（福建漳州发展股份有限公司福建漳州 363000）

随着我国经济的快速发展，各地工程建设规模急剧扩张，施工企业的业务迅速增大，如何科学管理和正确核算建造合同是摆在财务人员面前的课题。我国新会计准则体系于2006年2月15日由财政部发布，自2007年1月起在上市公司范围内实施，鼓励其他企业执行，其中企业会计准则15号对建造合同核算作出详细的规定。本文结合工作实际，就如何利用EXCEL办公软件设置函数公式等，实现对建造合同进行科学管理和核算，具体分析各关键点。

EXCEL；建造合同；管理；核算

我们目前财务核算一般都有到财务软件，如金蝶、用友等，财务软件都有项目管理的功能，但如何确实做好项目管理的核算，特别是建造合同项目多、时间跨度大、核算难度大，这需要财务工作人员利用EXCEL等办公软件，实现对项目管理取得数据加以二级开发，既能科学管理相关合同，又能实现正确核算，减少财务人员工作压力。本文结合金蝶K3财务软件项目管理功能阐述如下。

1　利用EXCEL进行建造合同管理及核算的流程

（1）要对具体核算项目进行维护。该功能可以结算财务软件中系统设置-基础资料-公共资源-工程项目中增加来实现。该项目关键是要确定项目编号和项目名称，项目编号要具有唯一性，该流程在使用过程中需要多个方面提供基础数据的同时，要做好项目增加，并完成动态监测。

表1　漳发建设各核算项目汇总表

（2）既对每个具体核算项目的合同造价、实际造价、计划成本、实际成本进行数据维护，该数据需要相关业务部门提供，这就需要财务部门与相关部门建立沟通机制，除相关合同、结算资料要及时移送等，还需要定期编制合同及成本汇总表，完善相关数据，实现科学管理合同项目。

表2　漳发建设核算项目合同价款与结算价款汇总表

表3　漳发建设核算项目合同价款与结算价款汇总表

（3）要利用财务软件中项目核算功能的核算项目与科目组合表导出相关数据，完成建设各年度分项目开票汇总表、建设各年度分项目工程施工汇总表、各年度核算项目收入成本汇总表等基础表的填制，做到导出数据保证与财务软件中核算数据相一致，这也是为最后一步汇总表数据准确与否打下坚实基础。每组数据加工过程可以利用EXCEL函数“IF（ISNA（VLOOKUP（***）），0，（VLOOKUP（***）））”按条件公式取数，既可做到数据无误，又大大减少财务核对工作量。

表4　漳发建设核算项目开票汇总表

表5为工程施工成本汇总表（同上）。

表6为各年度核算项目收入成本汇总表（同上）。

（4）要利用上述基础表数据导入汇总表，利用汇总表中EXCEL设置的条件公式完成建设数据生成，既当期可结转收入成本，完成项目的准确核算。各年度分项目收入成本结转表，并且在结转收入成本后填充（系统导出数据填写—财务报表—核算项目与科目组合表），为下一期准确核算做好基础。设置的条件公式包括：是否完工结算、项目核对进行自动辨识并标注，本期应结转收入和成本自动取数计算等。

表7　汇总表<一>

表8　汇总表<二>

表9　汇总表<三>

表10　汇总表<四>

（5）上述流程完成后，应定期与财务软件数据进行相关核算项目的核对。

2　excel的建造合同管理与核算中的常见问题

2.1合同款项差距较大

每个建造工程合同在形成前要进行整体的经济评估，这就要求合同的总收入要囊括多项内容。由以上可见excel的建造合同管理与核算是一个需要各方面部门积极配合才能完成的工程项目，目前合同变更、奖励、索赔等多个项目，这些项目会根据项目所在地，建造成本，地方政策等因素的影响，出现较大难度的计算，所以要想得到准确的合同成本预算和建造合同的执行标准，就显得异常困难。在这一过程中财务部门要和物资设备部门积极配合，如果有一个部门出现纰漏就会使成本的估价出现较大的随意性。另外很多企业没有内部定额，对成本预测方面缺少可用资料，这也是影响合同总成不的重要因素之一。合同中所提高的资金流动性对合同的赢利影响较大，如果资金注入缓慢将对会对合同中财务反应情况带来较大的差异。

2.2核算能力有限

施工企业要想得到一手的工程运行资料，就必须依靠项目经理部，但是项目经理部在建设过程中要根据合同和发包单位的工程量，来完成工程量的结算。这使项目经理部队工程的管理权力较大，能够影响到合同的审核和计算。如果项目经理部在管理上手段落后，就会使管理水平十分低下，使合同的审核量出现差距，影响合同统计量的准确性。

2.3合同审核人员业务能力差

很多项目在管理过程中缺少专职的合同管理人员，都是采用外雇和临时聘请。这使合同审计人员在管理上观念落后，并且在管理上不按规范执行。在加上企业的合同管理人员无法对上报资料的真实性和和发法性进行监督使，截留收入、乱借款、挤列成本、乱担保的现象十分严重。

3　如何解决建造合同管理与核算的常见问题

3.1提高合同管理和资料收集的准确性

虽然我们现阶段在合同管理上采用excel软件来完成，但是合同中的数据却是由人来直接设定的。所以这就要求合同在使用中必须保证执行会计准则。并且要使承包企业和发包企业能够规范的签订合同文件，最大程度的降低合同所带的风向。施工部门在这一过程中必须起到对合同的严格管理和监督作用，保证发包单位能够根据合同因素和可控因素、设计变更等问题进行动态统计，以此方便财务部门对合同数据的统计。

3.2使合同管理能够提高成本控制能力

合同管理的根本在于对项目运行阶段的成本支出和收入的明确，也就是说知道自己“挣多少钱、花多少钱”所以这就要求在合同管理的过程中能够有效的提高成本的控制能力。成本管理是企业必须重视的发展方向，在这一过程中要将其视作重要的经营指标，同时在这一框架下，要联合多部门多项目管理、采购、劳动力雇佣、设备单价等进行相关的控制，同时保证工程项目的建设能够有一个良好的内外环境。要确定成本的控制目标。使成本控制更加准确。要根据成本对企业中的各部门的工作业绩进行考核。保证目标成本实现的同时，还能形成良好的管理机制，并且使管理目标处于一个良性发展的过程中。

3.3建造合同成本核算的各项工作应做好

应建立财产物资的收发、转移、领退、清查和报废的制度；制定人工、机械、材料等各项企业内部定额；完善计量检测设施，严格计量检验制度，使成本核算的基础准确可靠。财务部门必须系统、及时地反映和核算实施建造合同发生的各项经济业务，划清未完成合同成本与已完成合同成本的界限、当期成本与下期成本的界限、不同成本核算对象之间的界限。

在施工前就要完成对成本的预计、控制、取费、税率等多项指标的确认，因为这些指标是项目合同得以运行的准则，财务中的所有项目发生都要根据实际成本来完成，并且确认成本成本、收入、毛利的依据；使每个部门能够根据项目成本进行分析。同时提高项目管理的作用。

3.4企业内部审计应得到强化，提高会计人员的综合素质

建造合同的有效实施离不开高素质的财会人员，首先建造合同中的可靠估计与合同结果依赖于财务人员的职业判断，其次对合同总成本、总收入的预计也要求财务人员有对工程项目比较了解，并且同时具备较强的判断力与预测力。施工企业对不合理的会计处理应及时纠正，还应加强对工程项目的事中审计，这样才能客观地反映工程项目的财务状况。

人是保证合同管理的重要因素，任何合同管理都需要高素质的管理人才来完成，同良好的管理经验能够帮助合同管理人员完成对合同发生的预测和评估，同时也使财务人员在合同管理上更加方便，挺高合同管理的有效性。