数字办公系统在发电企业计划管理中的应用

陆法宝

（浙江浙能长兴发电有限公司，浙江 长兴 313100）

数字办公系统在发电企业计划管理中的应用

陆法宝

（浙江浙能长兴发电有限公司，浙江 长兴 313100）

综合计划管理是我国发电企业管理的中心环节，其主要目的是全面、细化地安排发电企业进行安全生产和经营活动，确保各项工作目标顺利完成。面对当前发电企业管理创新、制度创新，建立和完善计划管理体系新思路，不断摸索新的管理模式，是发电企业不断发展壮大的有效管理方式。

发电企业；数字办公；计划管理

1　概 述

随着电力市场改革不断深入和信息化技术不断发展，提高发电企业管理效率已经成为亟待解决的问题。基于此，本文探讨了一套适用于发电企业的科学合理的计划管理方法，即利用FlowPortal（数字办公系统），根据流程管理系统，从计划的制订、分解、执行及反馈等形成一个闭环系统。它可以较好解决发电企业在安全生产与经营活动中出现的种种问题，提升发电企业的经济效益。

2　发电企业计划管理工作现状及不足

2.1计划缺乏系统性

计划之间应该相互衔接并形成体系。但实际上，发电企业的计划之间缺乏有效衔接，难以形成必要的体系，例如：月度计划的形成过程，不能响应年度计划，由于各种计划间没有有效衔接，指导性计划不能有效落实，而执行层的计划也因没有指导性计划的引导，使各职能部门为确保本部门计划任务有效落实，不断增加临时性通知、紧急督办事项。

2.2计划缺乏控制力

管理层对计划管理的必要性认识不到位，对计划编制和审批重视程度不够，计划管理与绩效考核相互脱节，没有形成有效联系，企业对计划难以形成有效监督和管理，对计划的执行情况缺乏足够控制，也使计划丧失控制力。

3　数字办公计划流程管理系统的优越性

流程是企业价值创造的机制，一个优秀的流程管理系统能提升企业核心竞争力。流程可规范业务运作，并不断总结和优化。

企业使用数字办公系统计划流程管理后可带来以下效果。

（1）从员工角度，第一，可以及时获知提交任务被执行的状态，及时掌握流程的跟踪。第二，对已经提交并审批的任务，方便查询历史审批记录。

（2）从中层领导角度，第一，可及时获知相关处理任务，并区分任务的优先级。第二，可及时获知下属员工的工作进度与工作效率，有利于对员工的绩效考核。

（3）从高层领导角度，可及时获知系统使用情况，便于监控、分析，使管理流程时间可控、趋势可控。

（4）从整个企业而言，第一，工作模式的改变，使“人找工作”变为“工作找人”。流程管理可以提高企业管理绩效。第二，避免各部门在工作上相互推诿责任，只关注本部门局部利益的现状。第三，一旦出现问题和争执，可追溯其整个过程，职责明确，奖罚分明。第四，简洁有效的计划流程管理体系能强化企业的过程控制力，消除计划执行时出现的低效率状况，有利于企业完成各项工作目标。

4　数字办公计划管理系统模式

4.1计划流程

数字办公计划管理系统的计划流程如图1所示。

图1　数字办公计划管理系统的计划流程

4.2计划的3个层次

发电企业数字办公计划包括3个层次，如图2所示，即年度工作计划、月度工作计划及周工作计划。

图2　数字办公计划层次

根据发电企业中长期规划、电力行业新形势及上级主管部门要求，发电企业决策层应综合各方面情况，制订发电企业年度重点工作及各部门重点工作，在听取各部门意见的基础上，形成公司法律文件，作为全公司年度工作目标。

部门根据公司年度工作目标及本部门重点工作，针对年度重点工作完成要求，按工作量大小逐月分解，实施落实。

部门再根据月度工作计划内容逐周分解到周计划中，若本周计划没完成，则延迟至下周工作中，确保周计划工作顺利闭环。

4.3计划编制

4.3.1周计划编制

周计划是对月度计划的细化。由各部门相关员工填写下周任务，并标志需要配合协调部门，提交给部门负责人审核。部门负责人根据月度工作计划全面考虑，进行相应修改（增加或删除），并填写上周周计划任务完成情况。周计划编制内容更详尽，计划覆盖范围更小，计划不确定因素更小，可操作性强，使用方便。

4.3.2月度计划编制

月度工作计划是对年度重点工作内容的有效响应。月度计划编制与周计划编制过程相同。

4.4发电工作计划调整

随着外部环境变化，有些计划变得不切实际或无法实现，有关部门会作及时调整（新增、删减）。

4.5计划执行

计划的有效、按时执行，是整个计划系统的关键点，数字办公系统将整个计划执行过程步步分解、层层落实，形成闭环，月度计划执行图如下。

第一，月度计划在总经理签发后，将自动根据计划生成月计划任务，如图3所示。

图3　月计划任务

第二，点击流水号，打开相应表单界面，填写指派任务具体实施人，如图4所示。

图4　月工作计划

第三，点击任务指派按钮，完成指派，如图5所示。

图5　任务指派

第四，计划实施人收到任务后填写执行情况，并点击完成按钮，结束流程，如图6所示。

图6　任务完成

4.6发电工作计划闭环与点评

4.6.1周度计划平衡会

由公司主管生产的副总经理主持召开每周的生产调度会，各部门汇报上周工作计划完成情况及上周生产（经营）过程中遇到的难点问题，经公司相关领导协调后，要不折不扣地完成工作任务。

4.6.2月度计划平衡会

月度计划平衡会内容以表格形式展现，直观、简洁。如表1所示。

表1　月度计划平衡

①由计划专职简述上月发电计划完成情况及下月发电计划预计，并概括下月企业重点工作内容。②各部门自述汇报上月计划完成情况，并说明有关月度计划未完成的原因。各部门面对面汇报工作，避免计划执行情况模糊性与随意性。③相关联部门之间相互进行点评。④由公司领导对各部门工作进行评价。

在每月月度计划平衡会上，各部门要如实汇报年度重点工作完成进度。年中及年底公司相关职能部门对各部门年度重点工作计划完成情况流程表进行分析、核对，纳入全年度经营责任制考核范围内。不定期抽查工作任务完成情况（包括生产现场、报表、台账、任务报告等）。

4.7根据计划完成程度进行考评

建立与其计划管理体系相一致的绩效管理体系，即：绩效管理体系以计划管理体系为基础，计划体系涉及的重点在绩效管理考核中予以有效响应，确保计划全面落实。

以浙江某发电企业为例，该系统已试运行一周年，效果良好，为企业提供一个统一、灵活、高效的综合平台，突破传统思维定势，观念上适应、认识上到位、方法上对路，执行力提高，突破穿新鞋走老路的框架，各项工作在主动适应新常态上走在前列。

5　结 语

企业一切问题的根源，归根结底都是管理问题，而管理质量和效率决定企业未来的脚步能走多远。工欲善其事，必先利其器。管理信息系统是现代管理必备的手段和工具，能提升整体管理效率和水平，是提高企业综合竞争实力的必然选择。当然，不是购买一套设备，购买一套软件就能给企业带来效益，而需要不断提高企业管理水平，数字办公系统才能不断发挥功效。

主要参考文献

［1］贾国安.发电企业计划管理体系的探讨［J］.电力技术经济，2001（3）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.058

F426.6

A

1673-0194（2015）16-0083-02

2015-05-22