科研单位应收账款管理模式探索

刘瑛+熊英+俞小卉

在市场经济环境下，通过信用销售抢占市场份额、提高竞争力，是企业增加销售量、扩大收入的主要途径。随之而来产生的是应收账款上升。大量的应收账款影响资金周转和企业的正常运营，增加了经营风险及财务危机的发生概率。因此，建立科学规范的应收账款管理模式，是面临的重要课题。本文对此进行探讨。

一、应收账款现状及原因分析

（一）应收账款现状分析

应收账款危害主要有以下方面。首先，应收账款数额过大影响到现金流，造成财务资金支付困难；其次，应收账款占比过高会增加呆坏账风险发生的概率，且存续时间越长，回收难度越大，经营风险就越大。再次，无法及时回笼资金必然导致企业催收成本等各项成本费用的相应增加，同时也会造成企业机会成本的浪费。因此，应收账款的管理应当引起企业财务决策者的高度重视。

军工科研单位，应收账款有期特殊性。一是国家财政资金年底集中支付。由于单位所处行业的特点，销售回款往往在年底达到高峰，造成前三季度应收账款占比一直处于高位，这也是国家经费划拨体制存在的通病。二是受整个环节供货周期影响，处于供应链底端的单位取得货款的时间往往要在总体单位交付验收后，导致回款周期较长。三是供货与回款周期存在时间差。合同存续期间较长，大部分合同为先提货后付款，由于各种主客观原因导致延期支付。四是企业绩效考核及激励机制不到位。企业缺乏严格的回款考核与激励机制，员工收入与回款关系不密切，导致业务人员思想懈怠，催收回款意识不强。由于军工科研单位带有计划体制的烙印，以前基本延用收付实现制，收入要等收到资金后才确认，应收账款概念不清晰。随着单位经营规模的扩大，企业化运行、权责发生制核算势在必行。会计核算不规范，应收账款概念不清，管理手段缺乏等问题逐步显现，这就需要根据单位的特点，探索合适的、有效的管理模式。

（二）应收账款原因分析

1.应收账款外部原因。一是外部经营环境的影响。在日趋激烈的市场竞争环境下，企业为达到提高市场占有率、扩大市场份额、按期完成销售目标，盲目追求账面利润，以赊销为竞争手段销售商品，带来了应收账款风险。二是信用水平低下。社会信用体系不健全，客户信用等级评定机制不完善，部分客户由于不可抗力抑或本身信用水平低等问题，存在拖欠货款的现象，难以建立规范的信用关系，致使应收账款问题长期存在。

2.应收账款内部原因。主要有：

（1）实现销售和货款回收存在时间差。绝大部分产品销售，商品发出的时间和货款回收的时间并不一致，企业发出商品后，为客户开具销售发票，并确认销售收入，但实际货款并未收回。军品产业销售大多在总体交付后支付货款，且年末集中回款为其行业特点；而民品产业中的工程款，采用按照工期进度按比例支付的方式，时间跨度较大。为了实现销售目标，物流与现金流之间往往存在差异，导致应收账款的发生。

（2）企业追求销量盲目赊销。由于企业允许客户对本企业销售的产品实行赊销结算，信用到期后客户由于遇到生产经营困难，流动资金周转较慢，暂时不能按期支付货款。其以后的经营财务状况表明企业有潜在能力还款时，企业可以相对延长客户的付款期限，或者修改信用条件等方式来帮助客户解决问题，由此形成了部分应收账款；另一方面，如果客户经营不善、频临破产、清算或利用可乘之机故意骗取货款，这部分货款将会造成企业应收账款的呆账和坏账损失。

（3）客户信用评定体系不健全。由于赊销结算方式的存在，信用到期后客户又因为各种主观或客观原因未能及时兑现付款承诺，引发呆坏账风险。从本质上来说，导致信用风险发生的原因是企业本身对客户信用等级评价体系不健全，未能够获取全面有效的信息对客户信用能力进行准确评估。这也是应收账款长期挂账的原因之一。

二、应收账款管理模式构建与应用

（一）建立健全应收账款管理制度

针对应收账款居高不下的状况，着力完善相关内部控制制度，从制度源头规范各项业务操作行为。在兼顾单位资金情况、市场占有率、竞争力及合理的收账成本及减少坏账的同时，针对应收账款分析中发生的问题，制定合理有效的管理制度。加强应收账款的日常管理，健全适合本单位的信用政策。设置目标线，努力做到收入增长的同时应收账款逐年下降。设置预警红线，实施严格控制，确保应收账款的增长率低于营业收入的增长率。

（二）明确落实相关部门管理职责

1.合同管理部门。制定并完善合同审批方案和流程，从内部管理上寻找突破口，严格赊销客户准入标准，从合同归口部门的角度促进应收账款的回收。制定客户信用等级评定政策，包括信用评级的指标、评分系统、信用级别评估的方法和授信标准等。合同管理部门通过评估客户信用等级，确定信用额度。另外，进行科学化的合同利润评估，根据预估、历史的销售额、设备投入成本、产品成本、费用等相关数据评估和计算新签、续签合同的利润状况，以辅助领导层及销售部门做出签订合同决策。

2.销售部门。销售部门配合合同管理部门建立客户信用档案，并建立台账随时监控客户每笔款项的付款时间、金额。对于逾期仍未支付的项目应当提出合理有效的处理意见，采取停止发货等必要方式控制应收账款占比的不断蔓延。定期搜集客户信息资料，并提供给合同管理部门对客户信用等级进行测评。这对于及时调整信用额度、业务责任人催收货款，特别是影响企业流动资金的逾期账款都尤为重要。

3.财务部门。传达和深化客户信用等级评定制度和方案的执行，协调合同管理部门与销售部门人员处理账款相关事宜。配合销售部门定期召开应收账款回款分析会，了解和制定客户的回款计划并负责跟进和反馈。及时筛选出逾期未付款的客户，与销售部门进行情况分析，定期跟踪催收计划和进度，配合应收账款回收的其他工作。

4.运行考核监督部门。由运行考核部门根据年度经营目标和市场预测情况，设立内部考核指标；年中跟踪部门目标执行情况，年末根据指标实际进行绩效考核。纪检、监察、审计等部门从内控体系方面，实施日常的监督管理，不断完善监督机制。

（三）实施应收账款精细化管理

保证运营资本周转通畅是精细化财务管理的核心内容之一，标志着企业短期偿债能力及财务健康状况是否良好。企业应制定各部门岗位责任制和授权审批制，形成规范化的应收账款工作程序，建立应收账款内部控制体系，完善应收账款相关管理制度，推行精细化管理模式。在源头上管理赊销手段，强化收款政策，防范违约风险。将管理策略以成文办法的形式进行推广，是实行应收账款精细化管理的事前控制手段。

（四）设置应收账款年度管理目标

在科学分析影响企业经济增长的生产要素投入、区位条件、投资环境和内外部环境等因素后，根据企业年度效益目标，坚持价值导向和效率优先，制定科学合理的应收账款周转的年度计划。在固化模式总结经验的基础上，挖掘新的应收账款管理形式，尽量做到措施具体，成果可量化考核。以年度目标为考量标准，年末对各相关部门作出绩效测评，同时强化数据分析在其中发挥的监控职能。

（五）设计应收账款多维数学模型

建立应收账款多维数学模型，在科学测算全年应收账款周转率的基础上，预测可达到的理想值，以理想值为标准倒逼出各部门的确保指标。利用横纵轴及时间维度对比将指标数值精细化，测算出应收账款的合理额度区间，从而查找运行中存在的问题、偏差，并对影响理想值执行的重大问题和要素进行分析，不断强化多维模型及目标值的预测效应。

（六）成立销售业务综合管理团队

成立销售管理综合团队，加强对合同条款执行情况的监控，建立销售合同信息库，利用信息化系统跟踪合同签订、执行的全过程。定期追踪款项催收。通过销售管理团队的相互配合，进行全方位、全过程、全级次的应收账款跟踪管理，对销售各环节进行实时追踪，了解和掌握客户采购、收货、对账、付款的内部流程，并将信息录入客户信息系统中，为今后备查做准备，谨防销售风险的发生。

（七）健全应收账款配套分析体系

定期编制应收账款分析报告，结合当期各项指标数据分析销售回款情况，对超期未付款合同进行重点关注，对照年度、季度目标值分析坏账风险。完善对账制度确保债权资金准确。财务部门每月编制账龄明细及汇总表，供销售部门核对。完善客户档案管理，使客户信息为企业销售、回收账款提供有效的依据。对于客户信息档案进行持续更新，结合客户发展前景和行业环境对客户信用等级进行有效评判，将风险防患于未然。建立分析指标体系，定期召开指标分析会议，也是整个应收账款配套管理体系中的重要控制点之一。按季度召开应收账款评议会，分析核对当月的对账计划、回顾上月的回款计划的履约情况；对于上月承诺付款但未予兑现的客户，要求相关销售人员与客户沟通了解具体原因；确定逾期项目客户回款跟进计划；及时与销售人员沟通，重视业务责任人反馈的问题，制定相应解决方案，力争尽快回款，规避坏账的产生。

（八）落实应收账款催收管理机制

企业需要建立健全内部应收账款催收管理制度，销售部门是应收账款收回的主要责任主体，对赊销款项起到直接催收与管理责任。首先，销售部门要严格遵照合同进度进行催收，保证回款的落实。其次，向欠款单位发放询证函，确认债权的有效性，谨防坏账的发生。再次，对于超期款项，指派专人到现场催收。并将逾期未能收回的原因提交书面报告。最后，对于长期欠款的客户，可以考虑借助法律手段主张权利，保障单位的利益不受侵犯。

（九）优化应收账款绩效考评管理

应收账款与直接责任人挂钩，当与其上级主管挂钩。将应收账款指标完成情况纳入到对管理层的业绩考核中，是提升回款率的有效手段。将回款率与销售业务人员个人绩效挂钩，能够在很大程度上增强销售人员催收回款的积极性和主动性。此外，对按期或提前完成回款任务，特别是收回三年以上账龄应收账款的业务人员，给予一定的个人奖励是提升回款积极性的有效途径。

三、应收账款管理模式应用成效

（一）建立了完善的应收账款管理制度体系

建立应收账款管理制度，明确应收账款考核原则。针对应收账款周转率偏低的状况，实施应收账款的目标管理，测算年度理想完成值，确定周转率目标值，再循环倒逼应收账款完成目标。应收账款得到控制，周转率逐年得到提升。随后继续完善应收账款管理制度，明确应收账款管理职责分工和考核管理，应收账款管理方式基本健全并得到全面实施，逐步形成了应收账款管理体系的综合架构和管理对策。

（二）建立了符合实际的应收账款管理模式

近年来应收账款管理由点到面，逐步加强控制，从设置专人负责、编制合同管理表入手，细化回款考核办法，开展客户回款信用等级评定、定期编制分析报告、完善管理制度、实施年度目标管理等手段，基本形成了符合我所特点的应收账款管理模式。建立数据模型，开展客户回款信用等级评定。为细化考核，制订了《回款目标考核实施细则》，根据部门贡献值和目标完成值，确定考核系数，考核扩大到全级次，单位的货币资金存量每年递增，现金为王理念在全所范围内不断增强。

（三）创新了应收账款管理手段

制定了《回款指标考核办法》，改全年考核为按季考核，与经营者月度绩效挂钩。设立了销售主管岗位，以合同为源头，编制合同管理表，建立基础数据库，为应收账款管理积累原始数据。建立数据模型，开展客户回款信用等级评定。根据部门贡献值和目标完成值，确定考核系数，考核扩大到全级次，单位的货币资金存量每年递增，现金为王理念在全所范围内不断增强。应收账款管理手段从单纯编制管理报表延伸到撰写分析报告，综合分析相关指标、账龄结构、客户分类等情况，全面阐述应收账款管理状况，逐步形成定期编季度和年度分析报告的惯例。综合连续几年客户回款信用等级评定结果，撰写客户回款信用等级评定报告，阐述评定方法和结果，将历年的评定结果进行多维度比较，掌握了单位客户的基本特点。避免了呆坏账损失，控制了经营风险。

（四）提高了企业的经济效益。

由于树立了“现金为王”的理念，现金存量大大增加，2014年与2009年相比增长40%，经济效益显著。促进了资产结构更趋合理，资产质量进一步提高。应收账款与资产总额的比值从2009年的30%下降到2014年的19%；应收账款周转率逐年提高，2014年达到历史最高点。同时也控制了应收账款无序增长，2013年在营业收入同比增长24%的情况下，实现应收账款下降6%；2014年应收账款增长率低于营业收入增长率10个百分点。

四、结语

应收账款管理逐渐成为企业财务管理乃至生产经营活动中的重要手段之一，企业应当充分认识到应收账款存在背景、原因和主要问题所在，并根据企业实际情况采取有效措施科学应对。积极降低经营风险，提高盈利水平，促进企业整体战略水平的提高，保持健康、长远、稳定的发展。