浅谈信息数字化在档案管理中的应用

李芳

【摘要】随着网络的不断发展，计算机在日常生活中的普及，使得信息数字化在档案中逐渐应用。本文首先概括了档案信息数字化的含义，分析了与传统档案相比较的优点，并整理了计算机技术在档案管理中的应用，旨在完善我国档案管理的信息化建设，仅供业界人士参考。

【关键词】信息数字化；计算机；档案管理；应用

前言：随着我国经济的发展，企业的工作效率也在随着网络化的普及逐步加快，但是当前我国档案的管理还存在传统的纸质管理方式，目前为止是两种方式并存的，文章着重写的是档案管理的信息数字化应用。只有不断的加强档案的管理才能为企业人员做好基础保障。

1.档案信息数字化概述

档案信息数字化，即应用计算机技术把图书馆，档案室等地方所收集的纸质的档案材料，档案信息等用微机来进行筛选和采集，分类并加工，使这些档案信息随之转变为存储在计算机和网络当中的二次文献的形式来供工作人员，查阅档案者等来阅读，利用的过程。通过软件和硬件对档案信息进行加工后的信息产品与纸质档案相比，其优点是在档案信息实现数字化，电子化之后，档案信息更容易保存，修改，查询和传递。计算机信息网络化应用在档案信息管理计算机系统检索当中，可实现档案信息检索方式由联机检索，脱机检索逐渐发展成为更加智能化的学习网络检索。通过网络检索可以使档案信息资源共享，并以此来方便档案信息的查询。

2.与传统相比的优点

计算机技术在档案管理的应用中发挥着越来越重要的作用，社会的迅速发展以及计算机网络的迅速普及，在推动社会进步的同时，也改善了人们的日常生活，促进计算机信息处理与档案信息管理的有机结合，计算机技术和网络技术为主体的现代信息技术迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机。通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行档案信息的管理和档案信息的传输，熟练各种现代工具的使用是对档案工作的要求，也是档案工作自身发展的必然趋势，从而对我们科技档案管理人员提出了更高要求，无论是政治素质、能力素质、业务素质都要适应新形式的发展。在档案信息管理的过程中，计算机数据挖掘技术的应用，在提高档案信息整体管理水平的同时，还在一定程度上提高了档案管理人员的档案管理效率。利用计算机管理系统，不需要提供整卷档案内容，只需将单份文件提供给查阅者，这样档案利用者能够在短时间内找到想要的文件，又增强了文件的保密性。计算机网络传递可采用多种形势传输，如群发、大量发送、指定发送、定时发送，即时发送等，网络传阅文件具有很高的工作效率，可以花很少的时间就能安全阅读和审批大量文件，真正做到事半功倍。

3.计算机技术在电子档案管理中的运用

随着电脑技术的快速发展，电子档案也越来越广泛地应用到企业中，电子档案把企业的管理难度大大降低了，那么操作起来就更加方便快捷，也提高了企业的工作效率。计算机技术在电子档案管理中的应用广泛，需要注意的很多，主要运用到以下的工作中。

3.1特殊载体档案保管工作

由于照片档案的特殊性，在过去用传统手法从事照片档案的征集、保管、整理、利用工作的过程中，一直存在着某些难题。比如，人们在查阅利用照片档案时，往往并非按内容需要一对一地调用照片。关于同一主题、同一事件有时会有很多照片，选用照片除了考虑照片的主题内容外，还要考虑照片的艺术水平、具体画面，经常需要调用不同的照片以供挑选。这在手工操作条件下就比较麻烦。现在，运用计算机技术将照片档案扫描进计算机或刻入光盘，再复制相纸照片，以此取代传统的洗印照片、翻拍，不仅可以保证复制出的相纸照片画面质量和精度不受影响，而且避免了传统冲洗过程中感光效果容易产生偏差的麻烦，还能长年不变质不褪色，便于调阅、检索，特别快捷。

3.2建库工作

建立档案数据库就是将各种信息录入数据库中，形成一个庞大的系统，尤其是在乡镇的档案管理中，主要服务对象是乡镇机关各办，村居、学校等，其档案数量大，内容杂，如果单一的管理起来并不方便，尤其是在查找的时候，很难迅速的找到。如果建立一个统一的数据库进行档案的管理就会相对比较方便。建立数据库是一项周期很长的工程，需要不断的完善与改进，这样才能适应信息的不断变化。

3.3存储工作

对于以前手写的档案大多数都是用纸质的，时间长了的档案都储放在档案室里，要占用一间房子，那么日积月累以后纸质的档案越来越多，档案室里存储放不下就只能再加一间房子来继续储存纸质档案，这样无限期循环起来。就加剧了存储室的负担。那么电子档案就跟传统的纸质档案有着天壤之别了，档案人员只需要把档案输入电脑，它就会自动存入计算机的数据库中，它不仅占用空间小，而且存储空间大。

3.4查询工作

企业在发展过程中，会经常参考往年同期的记录作比较，来确定公司的进展。那么如果使用的是纸质的档案的话，寻找起来就很麻烦了，要动用大量的人力来参与，还要浪费大量的时间，这样就降低了员工的工作效率。但如果使用的是电子档案的话，在计算机相应的文件上只要输入所要查询的数据代码，计算机就会自动而准确地为您寻找出你所需要的资料。这样不仅减少了大量的人力，还为公司减少了大量的时间。这样工作效率也就大大地提高了。企业的发展也就蒸蒸日上。企业很有可能会因为这个扭亏为盈。

3.5档案整编

档案已经迎来信息化时代，未来很可能会走上无纸化时代。计算机技术在档案整编过程中为档案管理人员提供了很大的便利。在计算机系统中，将档案分类，由档案管理人员设置一定的操作权限，将档案进行保存管理，一般该系统不容许其他人随便进入，以防档案信息泄露。计算机技术在档案整编中为档案管理人员提供了一个很好的操作平台，档案管理人员对档案的整编工作只需要通过计算机进行整理操作，无需进行纷繁的纸质化的档案整理，减少了工作量，全面提高了档案的管理水平。

4.结束语

只有不断的提高档案管理的工作效率，才能构建高水平的档案结构，为我国的档案事业做出贡献。这就需要档案管理人员不断的学习计算机知识，提高自己综合素质，为档案工作打下坚实基础。随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下，其形式由原先可视记录识别型转变电子档案。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。這就对档案管理人员带来了严峻的考验，因此加强信息数字化档案管理至关重要。

参考文献：

[1]陈丹.学校档案管理基础工作与档案管理现代化[J].黑龙江科技信息.2011：30.

[2]邱晓威.计算机管理档案与网络化[J].档案学研究，1996（02）.

[3]（美）萨曼达，（美）希瓦史塔瓦，著，罗英伟，等，译.信息存储与管理：数字信息的存储、管理和保护.北京：人民邮电出版社，2011.

[4] 韩小明. 计算机综合档案管理系统的设计及应用[J]. 广东工业大学学报. 1999（03）