信息时代档案管理工作面临的问题及对策

林瑞莲

摘要：档案是信息资源的一种，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥其效用和功能，是档案馆满足网络时代需求的重大战略问题。本文主要探讨了的档案信息化管理存在的问题，并提出了相关的应对措施，希望能为档案信息化管理的健康发展提供参考。

关键词：信息化；网络化；档案管理；问题；对策；创新措施

引言：随着当今信息化技术的发展，档案在社会中的作用和地位越来越被人们所关注和重视，人们对档案的利用和要求也越来越高，以往的档案管理模式存在很多缺陷和不足，越来越不适应当前社会发展的需求，档案管理的优化、改革和创新已迫在眉睫。

一、档案管理信息化的概念

所谓信息化是指通过采用先进的网络技术将分布在不同地域的计算机进行相互连接，从而实现各自独立的数据资源达到相互共享的目的以及信息相互传递的一个系统。因此，对于档案管理信息化的含义，我们可以理解为以遵循档案管理的原则规范和目标为前提，档案管理模式通过对先进的网络技术、先进的网络手段和先进的网络设施的最大限度地有效利用，从而实现档案管理的业务工作与网络信息技术有机结合的结合，使其能够随着网络信息技术的不断发展而变化。

二、信息时代档案管理工作的优势

传统的档案管理工作中，档案大多是以纸质形式存在，其管理方式也是比较传统的，随着社会市场经济的快速发展，档案管理的内容及管理方式出现了较大改变，档案管理工作的主要发展趋势是信息化发展，其存在形式也变得多样化，在档案的长期管理与保存工作中，应该采取有效的措施，防止纸质档案受到损坏，传统的纸质档案管理工作中，主要是对纸张严格要求，防止其受到火灾、虫害、受潮等的影响，为了保证档案资料的安全性，需要投入大量的人力、财力，并且其具有查阅难度大、不能进行备份等缺陷，而在信息时代，对各种档案信息的管理，可以应用信息化的技术手段，妥善的解决档案存放问题，在提升档案安全性的同时，能够有效的提升档案的检索效率，使得档案的利用率显著提升。

三、档案信息化管理工作面临的问题

1、档案管理部门结构不健全，专业技术人才不足，管理人员文化水平参差不齐。档案管理的机构和人员问题是至今一直没有得到妥善解决的重要问题。从目前的现状来看，许多档案工作人员如文书、档案员等大部分仍停留在档案的收集、分发查询阶段，对现代化管理的基本知识和操作技能比较缺乏。

2、档案管理工作缺乏重视。在有些单位，档案工作被划分为行政文书处理工作，档案管理工作经常被遗忘或可做可不做，而且还有许多档案管理人员都为兼职人员，根本就无法集中精力专心于档案管理的工作，使档案管理工作更加被忽视。

3、档案信息化设施不完善，这是目前我国档案信息管理工作中存在的主要问题，良好的硬件设施是档案信息化管理工作顺利开展的基本保证，这就需要在档案管理工作中投入大量的资金，保证信息时代档案管理的各项功能良好实现，但是一些企业在发展过程中由于资金的限制，难以实现大量硬件设施的投入，这使得其档案管理水平依旧停留于传统模式上，这不仅难以满足信息时代的发展需要，也对档案管理工作效率的提升具有一定的阻碍作用。

四、提高档案管理效率的对策

1、积极开展档案管理信息化资源的开发、利用，只有档案信息资源的开发、利用得到有效加强，才能保证档案管理工作有效实现信息化，在信息化资源的开发与利用过程中，要对各种信息化资源进行科学、合理的整理与分类，应用统一的管理模式，实现信息资源的系统化与集成化，并应用相关的网络技术与计算机技术，实现档案信息的高效利用。

2、规范档案管理机制，强化工作责任。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。

3、强化社会的档案管理意识。首先，档案管理意识是指对档案管理工作的敏感程度和认知水平，它表现了人们对档案信息的重视度以及对档案工作的认知和态度。档案管理部门要加强宣传工作，各级档案机构也应认真做好管理工作，从各方面来努力提高档案工作的社会地位。其次，强化管理意识。档案管理工作专业性很强，其要求管理工作人员不仅具有良好的职业道德、高度的责任感、严谨的工作态度和兢兢业业的工作精神，也要具有良好的专业理论知识和熟练的实际工作技能。

4、调动档案管理人员工作积极性。档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。因此，可以通过积极提升档案管理工作人员的综合素质；增强激励机制；更新观念，实现自我价值等途径调动档案管理人员工作积极性。

五、档案管理工作的创新措施

在知识经济时代的今天，对档案管理工作提出了更高的要求，因此，必须要改变传统的档案管理工作模式，采取创新的举措，适应现代化管理的发展需求，使得现代档案管理工作跟上时代的发展需要，从根本上实现档案管理工作的自动化、现代化、数字化以及信息化发展，充分体现档案管理工作的价值，提升档案管理的经济效益和社会效益。因此，以下针对档案管理工作的创新措施进行简单的分析。

1、要实现档案管理的现代化。在档案管理工作，必须要根据现代信息化要求，将所有档案信息电子文件妥善保管起来，尤其是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等，将这些先进的信息化设备的技术引进到档案管理工作中，积极推进档案管理工作的信息化建设，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分，使得发挥出最好的时效价值。

2、要实现档案管理的数字化。档案管理工作的创新，需要利用信息时代下的数字化技术，建立相应的数字数据库，顺应档案管理工作的发展需要，運用创新的思想观念，建立数字化网络平台，将档案管理服务系统与其他的网络信息系统联系起来，开展网上服务形式，拓宽档案管理工作的视野，强化档案管理工作的创新思维，充分发挥档案管理工作功能和价值，打开档案管理工作新局面，跟上时代步伐，适应新形势的需要。

六、结束语

档案管理作为日常工作管理的重要内容，越来越发挥出不可忽视的作用。在网络时代下，档案部门必须从解放思想、更新观念人手，勇于改革，善于创新，进一步强化档案信息开发与利用的地位。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提高信息时代下，电子档案管理的层次和工作效率，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献

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