城建档案管理信息化建设的重要性

郭宗兵　孙超

【摘 要】档案管理信息化是以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重点的档案管理形式，代替了原来的以档案实体管理为重点的档案管理形式。档案管理信息化，能够使单位的档案管理效益得到提高，从而也降低了档案管理的成本。

【关键词】档案管理；信息化；存在问题；管理措施

0.前言

城建档案管理对城市建设发展有着重要的基础保证作用。从计算机问世以来，越来越多的领域开始借助计算机的便捷和强大功能得到发展，现代档案管理工作已普及使用计算机，这对于城建档案管理来说是一个很大的改变。城市管理是涉及多学科的部门，在档案管理方面，表现为工作量大、技术要求高。为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城建档案管理信息化建设的步伐，早日实现档案管理信息化。

1.城建档案的重要性

城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，储藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等，这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展。随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

2.城建档案管理信息化的概述

2.1档案信息化管理改变了传统的工作模式

档案信息化改变了传统的档案管理模式和档案利用方式，促进了城建档案基础业务工作和档案室的管理工作向着高效率的现代化迈进。传统档案管理的工作实质就是一套手工作业，同时也形成了与其相适应的思维定式。实现信息化管理，极大地提高了办公效率，在这个变革过程中，传统的档案管理模式必将被现代化的管理理念所代替，而档案信息化建设对档案工作者的知识结构、操作技能也提出了新的要求。在实际工作中，工作的内容已不完全是对档案实体的管理，还包括对档案信息的管理，从而在档案管理方面呈现了一个新的工作视角，这也是档案管理工作进步的标志。

2.2城建档案信息化管理增添了现代化技术

在信息化条件下，城建档案工作已不仅限于传统档案工作中收、管、用等传统的工作方式，还增添了现代化技术手段及新的工作内容，对电子档案等新载体档案盒一些特殊的实体档案有着全新的管理方式和方法。同时，计算机技术、网络技术的应用越来越多地被应用于档案管理的各个环节，各种应用软件和数据库开发为档案信息的利用提供了可靠的保证。探讨和研究新的档案管理模式，需要我們做大量的基础性工作和研究性工作，以改变以往的思维方式，促使档案工作实现多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

3.城建档案信息化管理存在的问题

3.1领导重视不够，档案信息化意识不强

各级领导对档案信息化建设的工作重视不够，档案意识淡薄，不像对待经济建设那样下力气去抓档案信息化建设工作。

3.2档案保密性与安全性不强

随着计算机及网络通信技术在档案信息化建设中应用范围的不断拓展，信息安全问题成了档案信息化建设的一个瓶颈。影响档案保密和档案安全因素主要有：一是人为因素，档案部门的安全和保密意识淡薄，在档案网页上随意发布信息， 对发布的信息缺少严格的审查和管理；二是技术问题，当前电脑病毒横行，又加上黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全和保密受到威胁。

3.3理念落后、规范体系不健全

目前，档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在 “安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”的旧观念，存在着“闭架借阅”、“你查我调”的做法。同时由于档案信息化活动比较具体，还没有专门的档案信息化法律、法规来进行规范。适用于档案信息化建设的信息法律、信息伦理与信息政策等人文管理手段也尚未确立，作为档案信息化建设的主要形式的电子文件的法律地位还未正式确立，导致电子文件的原始性、真实性难以认定。

3.4技术支持不全面

一是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前大多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。二是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。

4.加强档案管理信息化建设的措施

4.1建立规范体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。

4.2建立健全完善的档案信息安全管理制度

档案管理本身具有的服务性质决定了档案馆要尽可能的开发和挖掘档案信息，为相关的工作利用提供便利的服务，以实现档案信息利用功能的最大化，最终实现档案信息资源共享的目的。但是资源共享又和资源安全是相互矛盾的，这就要求必须建立健全完善的安全管理制度。尤其是电子档案的管理更是需要匹配一套完整严格的安全措施，让每一个环节都不存在安全隐患。首要问题是电子文件的制作过程要实行权责分开机制，不能将二者混淆不清。然后就是在硬件管理上的要求，需要进一步完善电子文件与计算机设备的保管设施和环境，做好温度和湿度的控制，防止出现存储介质被磁化的问题，与此同时还要加强防盗措施的维护和完善。

4.3提高技术支撑

技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

4.4加强人才建设

要实现档案的信息化管理，人才很重要，它要求档案从业人员要有专业的技能和扎实的知识基础，需要学习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信息技术，需要学习档案管理信息化规章制度和标准。只有业务素质高的档案管理队伍才能保证档案管理信息化的顺利推进。根据档案管理信息化进程的需要，要通过培养人才、引进一些素质高、热爱档案事业、专业技术知识和实践经验丰富的人才来从事档案事业。

5.结束语

档案的信息化管理是发展的大趋势，加快城建档案管理信息化建设的步伐，是提高档案管理水平的巨大举措，加大档案信息化建设，是城建档案管理智能化、信息化、自动化的必由之路。 [科]