血站档案管理工作现状及对策探讨

王颖莹 刘晋辉 蒋烨琛 王争扬 吕杭军

【摘 要】 文章阐述了血站档案管理工作的普遍意义和特殊意义，分析了目前血站档案管理普遍存在的问题，提出了对策与思路。要建立健全血站档案管理工作标准;加强专业人才队伍建设;加大档案管理的硬件投入;逐步推进档案信息化建设;促进档案信息资源的开发利用。

【关键词】 血站;档案管理;现状;对策

血站是采集、提供临床用血的机构，分为一般血站和特殊血站，其中一般血站包括血液中心、中心血站和中心血库，本文讨论的是一般血站。根据《血站管理办法》的有关规定，血液中心设置在直辖市、省会市、自治区首府市，中心血站设置在设区的市，中心血库设置在中心血站服务覆盖不到的县级综合医院内。血站开展采供血活动，必须严格按照国家有关标准，采集、制备、检测、保存、发放符合标准的血液制品，提供临床用血。由于血液的特殊性，赋予了血站不同于一般医疗卫生单位的性质和职责。

一、血站档案管理工作的普遍意义和特殊意义

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，具有原始记录性、知识性和信息性等性质。对血站而言，档案是工作查考的主要依据，血站领导和工作人员通过查阅档案，对于总结血站学术和技术进步、推动无偿献血事业发展具有重要的参考价值;档案也是科学研究的可靠依据，血站科研工作者可以通过查阅档案占有丰富可靠的第一手材料，使科学研究少走弯路;档案更是血站文化建设的传承载体、宣传教育的生动素材。

《血站管理辦法》第二十八条规定：“献血、检测和供血的原始记录应当至少保存十年”，《血站质量管理规范》要求血站的有关记录必须具有可追溯性。在具体工作中，血站每一个工作环节、每一个具体步骤都要准确无误地记录下来，同时血站也会产生文书档案、科技档案、会计档案、人事档案和特殊载体档案等，档案种类繁多、覆盖范围广。

近年来，随着无偿献血事业的快速发展，血站档案越来越多，对于血站档案管理工作的要求也越来越高。尤其是在输血纠纷事件中，根据“举证责任倒置”的原则，血站负有举证的责任，能否完整、准确地提供出相关原始记录，对于血站来说至关重要。

二、目前血站档案管理普遍存在的问题

1、档案标准化工作落后

档案工作标准化是实现档案工作科学管理的重要手段。尽管对于采供血工作国家已有一套较为成熟的法律法规和标准体系，但仅在《血站管理办法》和《血站质量管理规范》中对血站的原始记录要求作了简要描述，对于具体的档案整理方法、鉴定原则、保管期限、利用方法等都没有给出明确的、可供参考执行的标准，基本上由各血站自行裁定。因此，现阶段全国各地区血站的档案管理工作水平参差不齐。

2、专业人才队伍薄弱

多数血站没有设置独立的档案管理部门，而是将档案管理的职责放在办公室、人事科、业务科等部门;从事档案管理的工作人员也往往是身兼数职，无法全身心地投入到档案管理工作中;同时，从业人员不是档案专业毕业，上岗前未接受过正规的、系统的档案专业培训，素质参差不齐。此外，各直接产生文件资料的部门也没有指定专人兼管档案的收集、整理和移交工作，即使指定专人，也常常出现人员频繁更替、培训不到位等情况，影响了归档质量，也增加了档案管理部门的工作量。

3、科学化管理水平不高

多数血站工作用房老旧、狭小，难以满足正常的采供血业务工作，更不用说在工作用房中开辟一块较大面积的场地作为档案库房，面临着档案存放困难的问题。在人员编制方面，多数血站编制紧缺，仅有的几个空编也往往是用于招聘卫生专业技术人员。在资金投入方面，档案管理工作没有列入到血站行政预算中，档案库房的设施设备只能满足最基本的档案业务工作需要。

4、档案信息化建设尚未起步

目前血站的档案管理仍处在纸质档案阶段，对于电子文件和其他特殊载体档案尚未引起重视，电子文件散存在各产生部门，各类照片、底片、声像（录像带、录音带）档案也没有得到统一规范的保存。传统纸质文件的数字化工作尚未开展，建立了档案管理系统的少之又少，成功实现档案数据库系统建设的更是屈指可数。

5、档案信息资源开发利用程度较低

目前血站的档案管理者往往只满足于档案的收集、整理、保管，而忽视了档案信息资源的开发利用。虽然血站的档案资源面向本单位开放，但前来查阅、借阅档案的却是寥寥无几，仅有的编研成果也只停留在“大事记”和“组织沿革”等档案参考资料，编研选题范围小，形式单一，对采供血业务工作具有参考和指导作用的编研成果不多。

三、改善血站档案管理工作现状的思路与对策

1、建立健全血站档案管理工作标准

当务之急是把全国血站的档案管理工作统一、规范起来，应呼吁有关部门尽快制订出台血站档案管理工作的规范性文件，把档案管理纳入法制轨道，形成系统、完善的工作模式，使血站档案管理工作者有法可依、有章可循，这不仅能推动血站档案工作水平，更能保障血液安全。

2、加强专业人才队伍建设

血站领导应注重档案管理人员的配备和培育，加快人才引进，同时培养好兼职人员队伍，定期召开科室兼职档案员会议，布置档案收集任务，明确归档范围，指导开展立卷组件工作;定期开展档案教育培训，将档案培训列入到每年的继教项目中，提升档案人员的专业素质和知识素质;同时，应将各科室兼职档案员的工作纳入到单位的年度考核体系中，从制度上对各部门的归档工作加以约束。

3、加大档案管理的硬件投入

各级血站首先应切实保证档案库房用地，对于档案库房内的必备设施，如空调、除湿机、密集架、防火、防盗、防虫等设施必须配备到位;同时加强档案库房的管理，安排人员定期巡检，并做好检查记录。应将档案管理工作纳入到财政预算中加以考虑，引进现代化技术和设备实现档案的现代化管理，应引进计算机管理软件，逐步配备照相机、摄像机、打印机、扫描仪等数字化设备，如条件允许，可配备智能密集架和物流网等先进设施。

4、逐步推进档案信息化建设

信息化是档案管理工作的必然趋势。血站应着手开展传统载体档案的数字化工作，可通过服务外包的形式，建立符合血站档案工作实际的档案信息化管理软件，能够实现数据管理、整理编目、利用查询、辅助实体管理、安全保密和系统维护等基本功能。档案管理工作较为成熟的单位可逐步推进档案数据库的建设，并与单位办公网络相衔接，真正实现文件生命全周期的过程管理，确保档案的真实性和完整性。

5、促进档案信息资源的开发利用

应加大对档案工作的宣传力度，在本单位积极营造“爱护档案、利用档案”的良好氛围，可充分利用单位网站或办公网络提供已公开的档案信息，结合政务公开加大档案信息资源的开发利用。大力推进血站档案文化建设，并将其作为血站文化建设的内容之一，开展深层次的档案编研工作，争取推出一批档案文化精品创作，既可推进档案文化阵地工程，也可作为无偿献血宣传的一种形式。

【参考文献】

[1] 全国人民代表大会常务委员会.中华人民共和国献血法[S].1997.

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[6] 刘芸主编.档案工作实务[M].浙江：浙江大学出版社，2014.

[7] 吴马剑.血站档案管理现状与思考[J].中国医药科学，2012.2（24）179-182.

[8] 朱红娟.当前血站档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2013.16（2）80-81.

【作者简介】

王颖莹，刘晋辉，蒋烨琛，王争扬，现供职于浙江省血液中心.

吕杭军（1961-）男，主任医师，硕士研究生导师，主要从事输血医学、血液安全研究和血站管理，本文通讯作者.