项目工程档案资料质量管理问题及解决措施

余雪芳

摘 要：项目工程档案资料是项目知识形态的建设成果，记录了工程建设过程中的完整信息，是项目建设过程中具有保存价值的历史资料记录；其质量的好坏关系到项目后期的使用、管理、维护、改造等。因此，项目档案资料质量的管理十分重要。本文简要介绍了项目工程档案资料质量管理的内容，指出了其中存在的问题，并提出了解决措施，以望能为有关需要提供帮助。

关键词：档案资料；质量管理；问题；解决措施

0 引言

随着建筑业的发展，工程项目的建设越来越多。在项目工程建设过程中，工程档案资料质量管理是整个项目工程中必不可缺的重要组成部分，对于提高项目施工的整体水平和安全质量的保障有着重要的意义。如何在项目建设过程中进行档案资料质量的管理， 确保工程档案资料的真实性、完整性、有效性，以便更好地为工程项目服务，已成为工程档案工作中的重要课题之一。对此，笔者进行了相关的研究介绍。

1 工程档案资料质量管理的内容

工程建设过程中形成的档案资料，一定要内容真实、准确、齐全，编制的内容、格式等符合相关标准、规程、规范的要求。真实、准确是指档案资料记录，真实、准确、全面地反映项目建设的过程及各种事件的真实面貌。档案资料必须为记录原件，文（图）物相符，技术数据准确，签字、盖章手续完备，资料形成日期与工程建设同步。档案资料齐全是指与工程建设有关的重要活动、工程建设的主要过程和节点状况、具有保存价值的各种载体资料，均应收集齐全。

2 工程档案资料管理中存在的问题

2.1对档案资料管理重视不够

各工程参建單位普遍存在“重建设、轻档案”的思想，认为工程建设质量以实体为主，忽视工程档案资料的管理工作，错误地认为工程档案资料是为应付建设单位、质监站等检查的，与工程质量关系不大。工程档案资料管理，有些单位没有领导分管负责；没有或虚设档案资料管理制度；管理人员无证上岗，人员变动频繁或无专人管理；不是随工程施工进展收集整理档案资料，而是在项目竣工验收时突击补编填充资料。有的甚至在竣工验收后补资料，严重影响档案资料真实性、准确性、严肃性。

2.2 档案资料管理制度不完善

在工程档案资料管理方面，国家和地方政府部门均有相应标准、规定、规程和规范等。但在工程施工承包合同中，关于工程施工档案资料的收集和管理没有明确、具体的约定。在工程项目的各参建单位中，档案资料管理制度没有或形同虚设。施工过程中不认真按照国家规定和合同约定，对档案资料的收集和整理进行认真的检查。结果是施工过程中缺失的档案资料，在检查或验收时临时制作，并非施工过程中的记录整理，因而真实性就无法保证。

2.3 从业人员综合素质有待提高

参建单位的档案资料管理人员不熟悉业务，缺乏相关的档案资料专业管理知识。在建筑行业中绝大部分是兼职资料人员，有的是施工员兼职，有的是临时安排的在校实习人员，有的还兼职多个工地资料员的工作等，大多是未经培训的无证上岗人员。不熟悉工程建设相关法律、法规和技术标准，对工程档案资料的收集整理程序不熟悉，缺乏建筑施工方面的专业知识，导致收集、整理档案资料不符合标准，反复修改，不仅保证不了档案资料的质量，而且还延误了归档时间。

3 解决措施

3.1 做好事前控制，保障档案资料管理质量

建设管理单位是工程档案质量控制管理的主导单位，在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同、协议中应设立专门条款，明确参建单位工程文件资料的内容及其深度符合国家相关的技术规范、标准，对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出具体要求，制定相应的档案资料管理目标考核措施和奖惩办法等，做好事前控制。

3.2 加强档案资料管理质量意识，搞好过程质量管理

从思想上认识到工程档案资料质量管理的重要意义，各参建单位进驻现场伊始，即要加强对各工程管理部门主要领导档案意识的宣传，使得项目经理、总监理工程师对工程施工过程中形成的资料质量引起足够重视，建立起有效的工程档案资料管理质量保证体系，制定可行的工程档案资料质量过程控制制度，保证工程档案资料质量控制措施落实到位；加强对现场技术人员、资料管理人员档案知识培训和档案法律法规的宣传、提高档案理论素养，防止工程档案资料不真实、不准确、不规范，与工程进度不同步、资料记录不及时、出现“回忆录”等情况的发生，避免因工程档案资料验收不合格，导致资料大量整改、返工，延误工程验收的现象发生，实现工程施工进度、质量与档案资料收集整理进度、质量的有机统一。

3.3 严格持证上岗，规范档案资料的形成

施工单位是施工过程档案资料收集、整理和质量管理的关键。人员素质和工作过程（或称工艺流程）的规范化操作，是质量的保证。项目经理、技术人员与档案资料管理人员，首先必须具有相应的任职资格、持证上岗，在实际工作中密切配合、各司其责，做好各项具体工作。档案资料管理工作规范化，就是要严把工程档案资料形成过程中的质量管理。在施工过程中严格按照相关规定，由相关技术人员根据技术标准、规程、规范，对工程项目进行认真的过程检查、据实填写相应表格，形成档案资料。隐蔽工程，尤其是影响结构安全和使用功能的重要隐蔽工程，施工过程中除符合规定的检查记录外，还必须拍摄重要部位和工序的影像资料留存。隐蔽工程施工过程中，监理单位应按规定派员旁站，监理施工全过程，对检查记录、影像资料等实施监理，并见证（签字确认）。

3.4 按合同约定、规范办事程序，保质按时完成档案资料

工程档案资料是在工程建设的全过程形成的。一个工程项目从立项，到竣工验收，往往需要几个月、几年甚至十几年（大中型项目）、几十年（特大型项目）的时间。工程项目档案资料可按建设程序划分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图等部分。工程档案资料质量管理水平，实际是建设、监理、施工单位，是否履行合同约定的程序，严格按照国家标准、规程、规范规定的标准进行实际操作形成的结果。由上述可见：只要建设、监理、施工单位在各自参与建设的全过程中，认真履行合同约定的质量标准、严格按照质量控制程序办事，就必然形成高水平的施工过程档案资料。

3.5 实行自检监督检查制度，抓好事后监督

明确工程档案资料形成过程的责任分工，加强各专业的沟通、配合和自检，落实自检监督检查。各参建单位的相关责任人，要定期进行监督检查，遇有特殊情况要随时检查。查看表式、工程名称、文件编号、印章使用是否规范符合要求；图文是否清晰、是否是原件；设计变更、材料替代等情况，导致施工图纸、工程量、资金的相应变更，这方面的过程文件很重要，是否及时收集了；依据性文件材料、原材料、构配件质量保证书、试验技术文件是否符合技术要求。抽查项目各项分部工程验收记录，工程测量定位记录的示图标注是否规范、数字是否清晰、签字情况。重点检查隐蔽工程验收记录、混凝土和砌筑砂浆试块报告、项目监理文件，竣工图的编制内容、依据、质量等。

4 结语

综上所述，项目工程档案资料的质量管理，对工程的建设施工起着重要的监督指导作用，是项目工程建设中不可或缺的重要工作。在项目建设过程中，建设单位要建立、改善项目工程档案资料管理制度，不断加强工程档案资料管理措施，增强各部门的整体管理意识；同时还要加强工程档案管理人员的培训，提高管理人员的整体素质，从而提高工程档案资料的质量，更好地为工程项目服务。

参考文献

[1]郑泓.试析公路工程项目中档案资料的管理和控制[J].兰台世界.2015（S3）

[2]郭贵来.工程项目管理中档案资料质量的控制研究[J].企业导报.2014（10）